Краткая информация о клиенте
В нашу компания обратился один из лидеров предприятий в России, специализирующихся в разработке и производстве высококачественного и конкурентоспособного электронного оборудования. В его СРМ работают >70 сотрудников.
Необходимость внедрения Битрикс24. С какими задачами пришел клиент
Изначально компании не было единой системы, где сотрудники могли вести свою деятельность и сохранять информацию о сделках и контактах. Поэтому основной деятельностью стало именно внедрение корпортала и настройка CRM-системы под задачи бизнеса клиента. Кроме того, заказчик хотел:
- стандартизировать работу сотрудников по ведению клиентов/сделок;
- упростить работу сотрудников по согласованию авторизации компаний, тендерной деятельности, учету документации по Холдингам и дочерним компаниям;
- свести в одно окно сервисы коммуникации с клиентами;
- получать отчетность по продажам товарных позиций в связке с компаниями.
Процесс внедрения, особенности проекта
Для работы была выбрана облачная версия Битрикс24 с возможностью автоматизации и запуска бизнес-процессов, созданию дополнительных списков для хранения информации по дочерним организациям с привязкой к Холдингу. первую очередь необходимо было провести качественный аудит и выявить основные бизнес-процессы компании. По итогам аудита, мы сформировали ТЗ со следующими задачами:
- Реализовать базовые настройки карточек: лида, сделки, контакта и компании.
- Интегрировать телефонию и почту. Были настроены шаблоны коммерческих предложений.
- Настроить одну воронку для работы отдела продаж.
- Настроить автоматизацию с помощью бизнес-процессов: контроль времени нахождения сделки на стадии, постановка задач по условиям (при заполнении поля, при установке даты в поле), запуск процесса авторизации компании при установке галочки.
- Организована работа в рамках корпоративного портала, проведено обучение сотрудников.
Мы создали список Холдинга, а у сотрудников появилась возможность связывать организации в системе.
Работа с решением. Достигнутые результаты
При запуске процесса авторизации компании сотрудникам-согласователям направляются задачи на согласование. У них есть возможность указать комментарий, согласовать или отказать. Кроме того, для работы заказчика была разработана одна воронка, в которой ведется работа с клиентом. Менеджеры видят всю историю взаимодействия, а по справочникам Контактам и Компаниям видят все имеющиеся сделки. Чтобы сотрудники оперативно приступали к задачам, мы настроили уведомления о дате проведения тендера, отправки коммерческого предложения, договора, счета и даты по оплатам, сроки по дебиторской задолженности. Сотрудники взаимодействуют в рамках корпоративного портала: получают информационные сообщения, создают чаты для обсуждения заказа клиента. Вся история сохраняется и доступна с любого устройства.
Преимущества от внедрения
- Благодаря внедрению у клиента появилось единое пространство для коммуникации, а также каждому сотруднику доступна структура компании для поиска нужного отдела и сотрудника. Любому специалисту можно написать в Битрикс24 и обсудить заказ клиента, особенности сделки.
- До сотрудников стало легче донести общую информацию, объявления, корпоративные новости и другое.
- Появился удобный и прозрачный процесс авторизации новых компаний. На согласование стало уходить намного меньше времени. Если идет задержка по согласованию, то понятно от кого решение еще не поступило.
- Клиент отказался от Excel таблиц и перешел на использование Битрикс24.
- У руководителя появилась единая система для оценки качества работы сотрудников, загруженности, прибыльности и эффективности. У руководителя появилась возможность работать с отчетами по приобретенным товарным позициям в связке с компанией, чтобы отслеживать, какая организация сколько принесла прибыли и за какой период. Какие товарные категории пользуются большой популярностью.
Пример использования системы
Менеджеру поступает звонок, в Битрикс24 всплывает карточка клиента с возможностью перейти в нее и заполнить комментарий. Фиксируется обращение клиента и уточняется состав заказа, детали по условиям оплаты и поставке. Менеджер заполняет поля в Сделке и по одной кнопке формирует коммерческое предложение, отправляет его из Битрикс24. Менеджер устанавливает даты по отправке документации, в ответ система автоматически создает задачи на ответственного для сбора обратной связи по клиенту, подписанных документов. После оплаты заказ передается в производство и затем на отгрузку.