Организовать удаленную работу переводчиков
Компания Littera находится в городе Рига и выполняет переводы любой сложности по всем языкам мира. Клиенты заказывают переводы по широкому кругу тем - от технических текстов для гражданской авиации до узкопрофильных документов собственности в странах третьего мира. Переводчики компании находятся на удаленной работе по всему земному шару.
Что хотел клиент:
- Автоматизировать работы как с клиентом, так и с переводчиком - отправка писем, файлов заказа, технического задания, требований к переводу и т.д.
- Организовать учет переводчиков, стоимости их перевода и легкий поиск подходящего исполнителя.
- Формировать документы по шаблонам в один клик.
- Контролировать работу переводчика.
Особенности проекта
- Клиенту была нужна система для хранения и работы с информацией о стоимости перевода, а так же его уровню и темам. Мы должны были разработать систему, в которой при заказе сотруднику просто нужно открыть реестр, ввести интересующие языки и темы, после чего отсортировать стоимости перевода и принять решение о том с кем он будет работать.
- Нам предстояло организовать работу с сотнями переводчиков и научить Битрикс24 контролю сроков исполнения переводов, хранению файлов перевода в интуитивно понятном месте для передачи клиенту. При этом вести ежедневник с сроками сдачи работ или искать на почте файл перевода неудобно, ведь каждый перевод проверяется, сдаётся и может быть переработан, а когда их за месяц проходит более тысячи, люди путаются в потоке информации.
- Сайт компании выполнен на 3-ёх языках (литовский, русский, английский).
Что сделали:
Первым шагом была настроена воронка продаж (лиды + сделки) и оптимизирована работа с клиентом. Затем был создан список стоимостей перевода, имеющий связь в двумя другими списками - уровень перевода и темы переводов. После чего интегрирован сайт, настроена передача информации и файлов между элементами Битрикса и формирование документов.
Следом была проведена автоматизация системы и протестировано несколько вариантов работы с переводчиками.
Остановившись на варианте работы с экстранет-пользователями, было проведено обучение заказчика.
Пример использования системы:
После того, как клиент оставил заявку на сайте, указав язык оригинала и перевода, прикрепив файл (все в множественном выборе), продавцу необходимо найти переводчика и связаться с ним.
Он просто переходит в список стоимостей, вбивает данные, сортирует переводчиков по ценам, выбирает оптимальный вариант и прикрепляет выбранный контакт, в качестве переводчика, к сделке.
После изменения стадии сделки переводчик получает файл заказа, техническое задание и описание работ на почту автоматически. Затем сотрудник создает задачу с выбранным экстранет-пользователем и имеет возможность контролировать сроки её выполнения.
Что получили:
- Заказчик имеет реестр переводчиков и их условий, что сократило время на поиск исполнителя в 3 раза (ранее приходилось искать в папках на компьютере).
- Битрикс24 позволяет формировать письма с заказом переводчику и отправляет их автоматически.
- Налажено мгновенное получение заявок с сайта и напоминания системы о том, что необходимо связаться с клиентом.
- Формирование документов происходит в 1 клик, а задачи переводчикам имеют крайний срок и их легко контролировать.