Как настроить Битрикс24 для производства: автоматизация процессов управления и планирования

Автоматизация производства является важнейшим инструментом для повышения эффективности бизнеса, снижения затрат и увеличения прибыли. Многие современные предприятия сталкиваются с необходимостью систематизировать рабочие процессы, чтобы оперативно реагировать на спрос потребителей и качественно выполнять обязательства перед ними. Лучшее решение для таких задач это специализированная система управления предприятием — Битрикс24.

В данной статье мы подробно рассмотрим, как настроить производство в Битрикс24, автоматизировать основные рабочие процессы и построить четкую систему управления производством. Мы покажем, как грамотно организовать номенклатуру продукции, назначить задачи сотрудникам, сформировать воронку продаж и проанализировать ключевые показатели эффективности производства.

Битрикс24 — это не просто CRM, а универсальная платформа для цифровизации производственного предприятия. Система позволяет объединить:

• управление заказами;

• складской учёт;

• планирование загрузки цехов;

• контроль качества;

• взаимодействие с поставщиками и клиентами;

• документооборот (счета, договоры, акты);

• коммуникацию между сотрудниками (чат, видеоконференции, задачи).

Стоит подчеркнуть важность предварительной подготовки к настройке системы. Необходимо собрать всю важную информацию о продукции, сотрудниках, оборудовании и ресурсах, чтобы впоследствии обеспечить точную и корректную работу системы.

Ключевая польза для производства:

• Сокращение сроков выполнения заказов за счёт прозрачного контроля этапов и автоматической постановки задач.

• Снижение ошибок благодаря автоматическому расчёту материалов, себестоимости и формированию документов.

• Повышение прозрачности — все данные в единой системе, доступной для руководителей и исполнителей в режиме реального времени.

• Экономия времени на рутинные операции: уведомления, распределение задач, синхронизация с бухгалтерией.

• Улучшение клиентского сервиса — оперативные ответы на запросы, точные сроки, автоматизированные уведомления о статусе заказа.

1. Основные инструменты Битрикс24 для производства:

• CRM — учёт заявок, клиентов, этапов сделок.

• Складской учёт — контроль остатков сырья, полуфабрикатов, готовой продукции.

• Роботы — автоматическая постановка задач, отправка уведомлений, обновление статусов.

• Бизнес-процессы — сложные сценарии согласования (например, изменение технологии или цен).

• Смарт-процессы — моделирование этапов производства с привязкой к задачам и документам.

• Отчёты — аналитика по загрузке, себестоимости, качеству, срокам.

• Интеграции — синхронизация с 1С, ERP, сервисами доставки и др.

2. Подготовка к внедрению: аудит и проектирование

Одним из главных преимуществ Битрикс24 является возможность глубокого анализа собранных данных. Система позволяет строить разнообразные отчёты и диаграммы, отражающие ключевые показатели деятельности предприятия. За счет внедрения Bitrix24 руководители получают возможность видеть полную картину происходящего и вовремя вносить необходимые корректировки.

• Анализ доходов и расходов.

• Оценка динамики выполнения заказов.

• Изучение эффективности отдельных сотрудников.

• Определение степени загруженности производственных линий.

• Эти данные помогают принимать правильные решения относительно стратегии дальнейшего развития бизнеса.
  Перед настройкой системы проведите комплексный аудит текущих процессов:

1. Карта процессов:

• опишите этапы производства от заявки до отгрузки (например: приём заказа → расчёт сметы → закупка материалов → производство → контроль качества → отгрузка);

• укажите ответственных на каждом этапе (менеджер, технолог, начальник цеха, кладовщик);

• зафиксируйте точки контроля (проверка материалов, промежуточный контроль качества, финальная приёмка).

2. Анализ данных:

• подготовьте актуальный список номенклатуры продукции с артикулами и единицами измерения;

• составьте перечень сырья и материалов с нормами расхода на единицу продукции;

• определите параметры для расчёта себестоимости (стоимость материалов, трудозатраты, накладные расходы).

3. KPI производства:

• сроки выполнения заказов (в днях/часах);

• процент брака по этапам;

• загрузка оборудования (время работы/простоя);

• себестоимость единицы продукции;

• оборачиваемость складских запасов.

4. Роли пользователей:

• директор (контроль KPI, утверждение изменений);

• менеджер по заказам (работа с клиентами, формирование сделок);

• технолог (разработка и утверждение технологических карт);

• начальник цеха (распределение задач, контроль сроков);

• кладовщик (учёт материалов, формирование документов);

• мастер участка (выполнение операций, фиксация времени).

5. Требования к отчётности:

• ежедневные сводки по загрузке цехов;

• еженедельные отчёты по себестоимости;

• ежемесячный анализ брака и причин его возникновения.

Результат этапа: документ с описанием процессов, списком данных, ролевой моделью и требованиями к отчётам.

3. Настройка структуры данных: номенклатура и технологические карты

3.1. Номенклатура продукции

Где настроить: раздел «Товары и услуги».

Обязательные поля для каждой позиции:

• артикул (уникальный идентификатор);

• наименование (полное название изделия);

• единица измерения (шт., кг, м², л и т.д.);

• базовая цена (розничная/оптовая);

• себестоимость (рассчитывается автоматически или вручную);

• группа продукции (например, «Мебель», «Комплектующие», «Стройматериалы»).

Дополнительно:

• фотографии изделий (для визуализации);

• технические характеристики (размер, цвет, материал, вес);

• статус (в производстве / снят с производства / под заказ);

• срок изготовления (в днях);

• минимальный тираж (если применимо).

Рекомендации:

• используйте иерархию групп для сложной продукции (например, «Мебель → Столы → Кухонные»);

• добавьте пользовательские поля для специфических параметров (например, «Тип покрытия», «Материал каркаса»).

3.2. Технологические карты

Цель: связать продукцию с перечнем необходимых материалов, операций и нормативов времени.

Варианты реализации в Битрикс24:

1. Пользовательские поля в карточке товара:

• «Сырьё и материалы» (список с количеством и единицами измерения);

• «Этапы производства» (перечень операций с описанием);

• «Норма времени» (часы/минуты на каждый этап);

• «Ответственный за этап» (роль или сотрудник).

2. Смарт-процесс «Технологическая карта»:

• отдельная сущность для сложных изделий;

• связь с карточкой товара через поле «Привязка»;

• возможность прикреплять схемы, чертежи, инструкции;

• история изменений (кто и когда вносил правки).

Пример карты для стула:

• Материалы: древесина (2 м²), крепёж (10 шт.), лак (0,5 л), фурнитура (2 комп.).

• Этапы: раскрой деталей (1 ч) → сборка каркаса (1,5 ч) → шлифовка (0,5 ч) → покраска (1 ч) → монтаж фурнитуры (0,5 ч).

• Контрольные точки: проверка геометрии каркаса, тест на устойчивость после сборки.

Важные нюансы:

• укажите допустимые аналоги материалов (например, «лак матовый или глянцевый»);

• зафиксируйте требования к качеству (например, «допустимый зазор между деталями — не более 1 мм»);

• добавьте ссылки на ГОСТы или внутренние стандарты.

4. Управление производственными заказами: от заявки до отгрузки

Воронка продаж в Битрикс24 — это инструмент для визуализации и управления процессом взаимодействия с клиентами от первого контакта до завершения сделки. Она помогает структурировать этапы продаж, автоматизировать задачи, анализировать эффективность работы и повышать конверсию.

4.1. Воронка продаж

Создайте в CRM воронку с этапами:

1. «Заявка» — поступление запроса от клиента (через сайт, телефон, email).

2. «Расчёт» — формирование сметы на основе технологической карты.

3. «Согласование» — утверждение условий с клиентом (сроки, цена, предоплата).

4. «В производстве» — передача в цех.

5. «Контроль качества» — проверка готового изделия.

6. «Готова» — завершение изготовления, подготовка к отгрузке.

7. «Отгружена» — передача клиенту, подписание актов.

8. «Оплачена» — поступление платежа, закрытие сделки.

На каждом этапе настройте:

• обязательные поля (например, на этапе «Расчёт» — себестоимость, на «Согласовании» — подпись клиента);

• роботов для автоматической постановки задач (например, «Подготовить смету», «Передать в цех»);

• уведомления для ответственных (например, «Заказ перешёл в производство»);

• условия перехода (например, нельзя перейти на этап «В производстве» без утверждения сметы).
  Примеры этапов воронки

Для лидов:

• Заявка на обработку.

• Квалификация.

• Конвертация в сделку.

• Брак (нерелевантные запросы). 

Для сделок:

• Формирование.

• Выявление потребностей.

• Оффер.

• Подписание договора и формирование счёта.

• Оплата.

• Запуск проекта.

• Сдача.

• Закрывающие документы.

• Сделка завершена

Рекомендации по использованию

Адаптируйте воронку под специфику бизнеса. Количество этапов и их названия зависят от процессов компании. Для небольших бизнесов подойдёт классическая воронка, для крупных — мультиворонки или конверсионные модели. 

Регулярно анализируйте данные. Используйте отчёты и фильтры в Битрикс24 для отслеживания конверсии, времени на этапах, причин отказов. 

Оптимизируйте процессы. На основе аналитики корректируйте скрипты, обучение менеджеров, маркетинговые кампании.

4.2. Автоматизация расчётов

При переходе на этап «Расчёт»:

• робот автоматически подтягивает технологическую карту из карточки товара;

• система рассчитывает необходимое количество сырья с учётом норм расхода;

• формируется предварительная себестоимость (материалы + трудозатраты + накладные расходы);

• создаётся черновик сметы с разбивкой по позициям.

Результат: менеджер быстро отправляет клиенту коммерческое предложение с точными сроками, ценой и условиями для изготовления товаров.

4.3. Контроль сроков

Инструменты:

• Календарь производства — визуализация загрузки цехов и оборудования;

• Таймеры — отсчёт времени на каждом этапе с индикацией прогресса;

• Уведомления — за 24 часа до дедлайна, при просрочке, при завершении этапа

Настроив производство в Битрикс24 согласно представленным инструкциям, вы получите мощный инструмент для повышения эффективности вашего бизнеса. Правильно подобранные и настроенные механизмы позволяют заметно уменьшить временные и финансовые затраты, повысить дисциплину и ответственность сотрудников, а также быстрее реагировать на возникающие проблемы.

В результате использования Битрикс24 вы получите целый ряд положительных эффектов:

1. Увеличение скорости обработки заказов.

2. Оптимальное использование ресурсов и материалов.

3. Рост удовлетворённости клиентов благодаря оперативной поставке качественной продукции.

4. Снижение себестоимости продукции за счёт уменьшения числа ошибок и простоев.

5. Благодаря нашей инструкции и правильному применению Битрикс24 ваш бизнес станет более успешным и устойчивым к внешним воздействиям. Мы надеемся, что представленная информация оказалась полезной и помогла вам сделать правильный выбор в пользу автоматизации производства.

Если у вас остались вопросы или вы хотите узнать больше о наших услугах, пожалуйста, свяжитесь с нами любым удобным способом. Мы будем рады оказать помощь и поддержать вас на пути к развитию вашего бизнеса.

Дополнительные советы по использованию Битрикс24:

• Организуйте хранение документации таким образом, чтобы она была доступна сотрудникам из любой точки мира.

• Разделите права доступа сотрудников, чтобы ограничить круг лиц, имеющих право редактировать важные данные.

• Установите режим оповещения о приближающемся сроке выполнения задач, чтобы ничего не упустить.

• Периодически проводите аудит введённой информации для выявления возможных ошибок.

• Пользуйтесь нашими рекомендациями и добивайтесь успеха вместе с Битрикс24.