Спроектировать систему уведомлений, напоминаний и автоматических задач для оптимизации работы в течение всего цикла сделки.
Компания «Большие и маленькие решения» (РА БИМ) является одной из самых крупных рекламно-производственных компаний полного цикла в своем регионе.
Среди клиентов компании: DNS, Евросеть, Ростелеком, Мегафон и многие другие компании
На данный момент 8 сотрудников компании используют Битрикс24 для решения ежедневных задач.
Что было:
У клиента отсутствовала система централизованной работы с заявками и клиентами.
Что хотел клиент:
- Внедрить CRM-систему Битрикс24 для управления продажами.
- Получить систему для долгосрочного хранения информации о работе с клиентами.
- Получить систему уведомлений, напоминаний и автоматических задач для оптимизации работы в течение всего цикла сделки.
- Собрать входящие обращения с различных источников системе.
- Сохранять записи телефонных разговоров.
- Получить инструментарий для получения подробной отчетности.
Особенности проекта
- У клиента построены сложные процессы согласований заявки при запуске заказа в производство. Мы должны были в точности перенести их в Битрикс24.
- Клиент хотел, чтобы система использовалась не только в процессах отдела продаж, но и технического, производственного и юридических отделов.
- Мы должны были предусмотреть наличие и участие в процессе нештатных сотрудников
Что сделали:
Этап 1. Аудит бизнес-процессов и подготовка технического задания.
Первый этап работы включал в себя подробный аудит бизнес-процессов компании, регламента работы отдела продаж, технического, производственного и юридического отдела с потенциальными и текущими клиентами.
Результатом онлайн встречи стало техническое задание по настройке Битрикс24 и, в качестве приложения, ментальная карта для настройки CRM-системы.
Этап 2. Базовые настройки функционала Битрикс24
Следующим этапом стала настройка CRM-системы по техническому заданию.
Персонализация модуля CRM Битрикс24 включила в себя настройку четырех воронок для работы с потенциальными и текущими клиентами. В каждой из воронок нами были созданы подходящие поля и этапы для хранения в системе информации о проделанной работе.
Вкупе с настроенными отчётами это позволило руководителям иметь хорошее представление о том, на каком этапе находится работа с тем или иным клиентом, а также в целом об эффективности выполнения задач сотрудниками.
Кроме этого, для исключения вероятности удаления или экспорта информации из базы клиентов нами была произведена тонкая настройка прав доступа сотрудников к элементам CRM-системы.
Для быстрого старта работы с текущими клиентами был произведен полный импорт клиентской базы заказчика, с сохранением компании, контакта и всей информации по ним.
Этап 3. Автоматизация бизнес-процессов и продаж
Спроектированные и внедренные нами шаблоны бизнес-процессов значительно упростили вход новых сотрудников в работу. Также система не позволила забыть ни об одном клиенте даже через несколько месяцев после начала работы.
Кроме этого мы реализовали согласование сделок и документов между разными отделами и на разных стадиях сделки. Это позволило значительно сэкономить время на коммуникации между подразделениями компании и отдельными сотрудниками.
Этап 4. Подключение каналов связи
Для сохранения переписки в сделке, в Битрикс24 были интегрированы корпоративные почты сотрудников.Интеграция виртуальной АТС Билайн позволила не только осуществлять звонок в один клик из карточки в Битрикс24, но и не пропустить ни одного звонка, а так же хранить записи разговоров с клиентами на протяжении всего цикла сделки.
Так же были интегрированы Facebook и Instagram клиента. Это позволило работать с чатами этих приложений из одного окна, хранить всю историю переписки и оперативно реагировать на вопросы клиентов.
Этап 5. Обучение и техническая поддержка
В ходе обучения сотрудников компании были продемонстрированы наиболее частые сценарии работы с CRM-системой.
После обучения техническая поддержка в течение месяца отвечала на все вопросы клиентов по настроенному функционалу системы, если такие возникали.
Что получили:
- Структурирована и регламентирована работа сотрудников отдела продаж с клиентами.
- Структурировано и регламентировано взаимодействие между отделами и сотрудниками компании.
- Все входящие обращения попадают сразу в CRM-систему, где незамедлительно начинается их обработка.
- Настроенные автоматизации своевременно подсказывают сотрудникам о следующем шаге работы с клиентом.
- Различные направления работы компании разделены по отдельным воронкам со своей структурой и регламентами.
- Записи телефонных разговоров, переписка с клиентами в почте и социальных сетях хранятся вместе с остальной информацией в одном месте.
