Краткая информация о компании
Российский производитель светодиодного освещения и изделий из металла. С 2012 года бренд производит светодиодное оборудование и предлагает решения по освещению офисов, магазинов, торговых центров и складов.
С какими задачами к нам пришел клиент
Основной проблемой заказчика было отсутствие системы, в которой можно вести задачи и проекты. Например, на совещаниях сотрудники ведут протокол, в котором расписывают задачи, сроки и ответственных. Этот протокол ведется в Outlook и затем рассылается всем участникам проекта. В результате нет системы отслеживания результатов задач, в какой стадии решение и трудно в почте найти все протоколы и какой собрание чему было посвящено. Клиент просил помочь с организацией ведения протокола в Битриксе, чтобы автоматически вставали задачи на нужных людей, устанавливались автоматически сроки и виден был статус по задаче.
Процесс внедрения
Мы запросили у клиента образец протокола по нескольким собраниям, создали тестовые проекты и сделали прогрузку протокола в Битрикс. Был составлен образец таблицы в формате xls, в который Заказчик вносил название задачи, ФИО ответственного, крайний срок и другие важные пункты для фиксации.
Готовый файл преобразовался в CSV формат и импортировался в Проект внутри Битрикса. По каждому собранию Заказчик создает свой Проект и в него импортирует Протокол по форме CSV. После импорта в Проекте автоматически встают задачи на указанных сотрудников со своими сроками. В проекте есть канбан, по которому Заказчик может отслеживать готовность задачи.
В конце проекта, мы провели обучение по работе в Битрикс24 и с подготовленным шаблоном для импорта. Особых проблем с адаптацией к системе у сотрудников не было, потому они практически сразу начали активно использовать опции в работе.
Работа с решением. Достигнутые результаты
- Руководитель компании имеет доступ ко всем протоколам и легко может отслеживать выполнение задач. Особо важные проекты (протоколы) помечаются тегами и позволяют быстро ориентироваться среди множества протоколов. Это помогает контролировать выполнение задач, поставленных в ходе совещаний.
- Ответственным за задачи в рамках протокола не приходится искать в почте свои задачи и самостоятельно вести учет. После каждого протокола они получают пул задач и сроки, видят описание и понимают свои обязанности.
- Ведущий протоколов получил возможность контроля и простой системы постановки задач на ответственных.
Преимущества решения
Новые опции помогли компании наладить рабочий процесс, и не упускать сотрудниками из виду выполнение задач. Это благотворно сказалось на командной работе: повысилась работоспособность, выполнение плана отделом продаж. Кроме того, руководителю стало проще организовать работу после совещания на основе протокола.
Пример использования системы в рабочих ситуациях
Состоялось собрание, протокол заполнили по подготовленной форме, сконвертировали таблицу в формат CSV. Создали в Битриксе проект с название по теме протокола - собрания, добавили участников собрания, импортировали файл CSV. Задачи автоматически встали на нужных людей, сотрудники увидели приглашение в Проект - Протокол Х, увидели свои задачи и приняли на исполнение. После выполнения задачи перенесли её на доске канбан в проекте на стадию - Готово.