На самом деле, одна из основных проблем — неправильное планирование своего рабочего времени и распорядка дня. Задайтесь вопросом, почему у другого более успешного менеджера получается, а у меня нет. Проверьте есть ли у него вторая голова или третья рука, что позволило бы ему работать быстрее. Если ничего лишнего нет, значит проблема очевидна — это распорядок дня.
Наша главная ошибка, что мы хватаемся за все проблемы сразу, пытаемся их решить и в итоге — провал.
Сейчас я постараюсь дать вам несколько советов, которые должны помочь вам подготовить грамотный распорядок дня:
- Сядьте и выпишите все задачи, которые вы должны сделать за рабочий день. Что я имею в виду: проверка почты, назначить встречи, сделать холодные звонки, отчет руководителю, выставление счетов, разнос денег из 1С и т.д.
- Подумайте как можно оптимизировать свои рабочие процессы. Например, если вы подготавливаете и отправляете много коммерческих предложений, то вы можете сделать файл со стандартными шаблонами, которые вы сможете постоянно копипастом отправлять. Или, как супер пример оптимизации рабочего времени, подключить второй монитор.
- Подготовьте структуру рабочего дня. Когда чаще всего вам пишут в почту, когда удобнее дозвониться до клиента при холодном звонке, когда вы ездите на встречи и. т. д.
- Как гласит известная с детства пословица «Не откладывайте на завтра то, что можно сделать сегодня».
- Обязательно, записывайте все дела в ежедневник или то, что вам заменяет ежедневник, допустим google календарь, чтоб не забыть клиентов или дела, которые перенеслись во времени.
- Учтите время для небольших 10 минутных перерывов, чтоб вы могли выпить чашечку чая и чуть передохнуть.
- Помните, что план это лишь структура, не стоит слепо действовать по нему, но необходимо его максимально придерживаться.
- Последний, но самый главный совет, составьте план на всю неделю, на каждый рабочий день. Почему? Чаще всего деловая активность меняется в течение недели, так в понедельник вы можете потратить много времени на выставление счетов, когда как в пятницу относительное затишье и вы можете сделать больше холодных звонков.
Пример распорядка рабочего дня:
9:00 — 10:00 — Разнос денег из 1С, проверка платежей.
10:00 — 10:30 — Планерка с руководителем
10:30 — 11:00 — Разбор почты
11:00 — 12:30 — Звонки клиентам по продлениям тарифов
12:30 — 13:30 — Обед
13:30 — 14:00 — Подготовка к встречам.
14:00 — 16:00 — Холодные звонки, подготовка коммерческих предложений
16:00 — 16:10 — Кофе
16:10 — 17:00 — Звонки по горячим клиентам (которые проявили интерес к порталу)
17:00 — 17:50 — Выставление счетов, подготовка закрывающих документов
17:50 — 18:00 — Подготовка отчета руководителю
Еще раз повторюсь, я не призываю жить по плану на все 100%, но структурированность рабочего дня должна быть.
По практике, все специалисты, которые начинают работать по определенному распорядку и учатся оптимизировать свое рабочее время — добиваются больше результатов, чем менеджеры которые работают «Как карта ляжет». Цените свое время и свои силы и тогда все будет хорошо!
