Так вот, когда мы начали заниматься своим распорядком дня, многие вылетели в трубу, не зная самых простых и фундаментальных вещей тайм — менеджмента. Конечно чтоб научиться управлять своим временем мы можем перечитать все работы Архангельского, а можно просто следовать нескольким вещам.
Первое, с чего хочу начать — это «Анализ задач по принципу Эйзенхауэра»:
С первого взгляда все очень просто. У нас есть четыре части квадрата, в котором мы можем распределять задачи на день.
- Квадрат «Важно и срочно». В эту часть мы заносим дела, которые очень срочные и горят… Это те самые дела, которые мы должны делать здесь и сейчас. (Будем называть группа А)
- Квадрат «Важно». Это дела которые тоже важные, но не очень срочные. В случае, если у нас много дел из первой части квадрата, мы можем временно забить на дела из графы «Важно». Но только до тех пор, пока они не перейдут в главу «Важно и срочно». (Будем называть группа Б)
- Группа «Срочно». Т.е. срочно, но не важно. Если вы руководитель — потрясающая группа для делегирования. Или, если вам позвонила жена и просит определиться с местом отдыха или прочими проблемами. Вы понимаете, что это важно, но не срочно… Делегируйте эту задачу полностью ей). (Будем называть группа В)
- «Долгий ящик». Не срочно и не важно. Это та группа дел, которая может уж точно подождать. Самое интересное свойство этой группы, что дела имеют свойства рассасываться сами, без вашего участия. (Будем называть группа Г)
Теперь мы имеем четкое понятие, как классифицировать свои дела. Далее расскажу, как именно пользоваться этой системой.
Вы пришли на работу. Первым делом выпишите весь список дел на день. Можете не по времени… После того, как все задачи у вас на листке, вы начинаете переносить их в ежедневник, расставив им приоритеты. Вначале, как вы сами понимаете, идут задачи группы А, далее по списку.
Не забываем, оставлять время для непредвиденных обстоятельств. Кстати, задач группы А должно быть не более 20% от всех задач на день. Если у вас много задач группы А, то нужно группу А вновь разбить на четыре таких же квадрата.
Главное, если вы руководитель, не стремитесь делать все задачи, разберитесь, какие задачи можно делегировать и будет вам счастье.
Можно рассмотреть данную модель на примере:
У вас есть определенный набор задач на день:
- Проверить отчеты продаж всех менеджеров — задача группы Б, важно но не срочно
- Подготовить еженедельный отчет для вышестоящих руководителей — задача группы А и важно и срочно
- Прослушать звонки менеджеров — задача группы Б, важно но не срочно
- Отправить закрывающие документы для клиентов — делегировать офис-менеджеру
- Общая планерка руководителей проекта в 14:00 — задача группы Б, важно но не срочно. Придет время и вы посетите планерку
- Связаться с клиентом, который хочет отказаться от услуг компании из-за некорректной работы вашего менеджера. — задача группы А и важно и срочно, вопросы бизнеса всегда задача группы А
- Разобраться с принтером, который не работает — делегировать офис-менеджеру
- Забронировать билет на самолет в командировку — делегировать офис-менеджеру
- Помочь жене выбрать отель, где провести отпуск — задача группы В, делегировать жене.
- Поговорить с другом о том, как проводить выходные — Задача группы Г.
Вы выписали все задачи, теперь вы можете составить график рабочего дня:
9:00 — Начало рабочего дня
9:10 — 10:00 — Подготовить еженедельный отчет для вышестоящих руководителей
10:15 — 11:00 — Решить вопрос с недовольным клиентом.
<Все задачи группы А, должны решаться в первой половине дня>
11:10 — 11:30 — поставить задачи офис-менеджеру по всем трем пунктам.
11:40 — 12:30 — проверить все отчеты менеджеров
12:40 — 13:40 — обед
14:00 — 15:00 — Планерка
15:10 — 16:00 — проверить и прослушать звонки менеджеров
16:10 — 16:40 — проверить выполнение поставленных задач офис-менеджеру
16:50 — 18:00 — спасение мира…
Суть в чем:
- вы классифицировали все задачи согласно принципу Эйзенхауэра
- подготовили рабочий день
- обязательно зафиксировали момент поставки задач и проверки выполнения
- в каждом пункте учли временную «подушку»
- вы молодец!
Я понимаю, сейчас те, кто работают по 12 часов начнут кричать, что мне бы ваш график, у меня слишком много дел… и т.д. Поймите две вещи. Если вы работаете до 10 вечера, значит вы не эффективны, как специалист. Второе, ваши силы скоро закончатся и вы потеряете работу и здоровье. Понимаю, что жестко, но честно.
Проведите эксперимент. Распишите свой распорядок дня, согласно правилам, НО уложите все до 18:00, используя делегирование, перенос задач и т.д. Потом освободите два часа из своего графика, допустим у вас произошел Форс Мажор. Далее уберите еще два часа, потом еще один… В итоге вы поймете, что если правильно расписать свой день, даже убрав 5 часов, мир не перевернется.
Не забывайте, кроме работы есть семья и куча потрясающих вещей. Планируйте свое время тщательно. Будьте эффективным, но не живите на работе круглосуточно!
P.S. Огромное спасибо в этой статье хочу сказать тренеру Алексею Черкасову. Отлично изложил и расставил по полочкам весь материал, связанный с распорядком дня.
