Мебельная фабрика «RUMMUS»

«RAMMUS» — крупнейшая в России мебельная фабрика с полным производственным циклом: от изготовления искусственного ротанга до производства мебели. В настоящее время компания является поставщиком современной дизайнерской мебели премиум-класса для частных лиц и бизнеса и крупнейшим российским поставщиком искусственного ротанга на рынки РФ и стран СНГ.

Что было:

• Облачный Битрикс24, использование которого требовало от персонала много времени и усилий.

Что хотел клиент:

• Провести аудит имеющейся системы и настроенных процессов
• Настроить Битрикс24 под специфику и задачи фабрики.
• Сделать Битрикс24 рабочей площадкой как для административно-офисной части, так и для производства.
• Выстроить работу Битрикс24 таким образом, чтобы новый сотрудник, открыв данные по любому клиенту, мог четко проследить какая работа с ним велась ранее (телефонные звонки, переписка в почте и мессенджерах, договоры и пр.).
• Максимально автоматизировать рабочие процессы на всех этапах, где это возможно.

Особенности проекта

• В CRM-системе организована работа отделов продаж, снабжения, логистики и производства. Взаимодействие отделов должно быть простым и эффективным.
• Действующий регламент работы с заявками необходимо точь-в-точь перенести в CRM-систему. Этапы взаимодействия с клиентом отличаются в зависимости от типа продукта.
• Руководству необходимо предоставлять отчётность в электронном виде с подписями ответственных лиц внутри Битрикс24.

Выражаем благодарность кампании Luckru за проделанную работу и надеемся на дальнейшее долгосрочное сотрудничество.

Что сделали:

Этап 1. Провели аудит бизнес-процессов компании и текущего состояния CRM-системы

На первом этапе работы мы узнавали у клиента, как в компании организована обработка входящих обращений и какой путь проходит потенциальный клиент до завершения сделки. Аудит состояния CRM-системы показал, что клиент не до конца использовал функциональные возможности Битрикс24, в следствие чего выполнение многих рутинных задач не было автоматизировано. По результатам аудита была составлена ментальная карта доработок и дополнительных настроек системы.

Этап 2. Настройки функционала Битрикс24

На основании подготовленной ментальной карты был спроектирован и внедрен бизнес-процесс автоматической постановки задач. Он позволил упростить вход в рабочий процесс для новых сотрудников.

Были настроены бизнес-процессы генерации и согласования регулярных отчетов для различных цехов. Система смогла ставить электронную подпись ответственного лица на документы по факту согласования отчета. Это заметно ускорило работу с бумагами, а также исключило вероятность утери документации.

Автоматизация производства была реализована путём организации цепочек задач и подзадач. В каждой из них автоматически задаются исполнители, наблюдатели и постановщики задач. Такое решение заметно сократило время на постановку задач, подняв производительность цехов.

Этап 3. Автоматизация производства

В ходе обучения были продемонстрированы сценарии работы с настроенным функционалом: постановка задач по шаблонам, отправка отчётов, автоматическая постановка задач и отправка подсказок менеджеру отдела продаж. 

Техническая поддержка в течение месяца отвечала на все вопросы клиентов по внедренному функционалу системы.

Что получили:

• Многие рутинные задачи выполняются в автоматическом режиме.
• Большая часть бумажного документооборота заменена электронным.
• Автоматизирована процедура выставления счетов клиентам и ожидания подтверждения оплаты бухгалтерией.
• Упрощена и ускорена постановка задач на производство.