Создать надежную систему коммуникаций отдела продаж с клиентами и производственными цехами.
ООО «ПОСТЭКС» – поставщик-эксперт в области автоматизации производственных процессов, связанных с маркировкой, этикетированием, упаковкой и транспортировкой продукции.
Что хотел клиент:
- Оптимизировать свое техническое задание.
- Оптимизировать систему хранения информации о клиентах, организовать хранение истории коммуникаций.
- Автоматизировать часть бизнес-процессов производства и работы с клиентами.
- Автоматизировать постановку задач на производстве и в отделе продаж.
- Интегрировать телефонию для совершения звонков напрямую из CRM-системы.
- Интегрировать почты сотрудников для ускорения работы с клиентами.
- Обучить сотрудников компании эффективному использованию настроенной системы.
Особенности проекта
- Необходимо было провести анализ технического задания, разработанного другим интегратором, и адаптировать его под реальные процессы компании «Постэкс».
- Необходимо было наладить четкое взаимодействие между отделом продаж и производством в рамках Битрикс24.
Что сделали:
Этап 1. Анализ структуры работы компании и предоставленного технического заданияПервый этап включал в себя анализ предоставленного технического задания, которое только частично отвечало требованиям заказчика. Также, параллельно, был проведен аудит бизнес-процессов компании. По результатам анализа и аудита было составлено новое техническое задание, которое соответствовало представлению клиента о работе системы.
Этап 2. Настройки функционала Битрикс24.
Настройка функционала включала в себя проектирование шаблонов бизнес-процессов, описывающих логику автоматической постановки задач менеджерам по продажам. Необходимо было учитывать особенности работы с заявками на различных стадиях, с разными видами продукции и типами клиентов. Было организованно взаимодействие менеджеров с бухгалтерией, а также автоматическая передача заявки в производство.
Работа производства также была автоматизирована: спроектированный нами шаблон бизнес-процесса требовал от начальника производства заполнения необходимой информации. Далее эта информация использовалась системой для постановки определенных задач нужным сотрудникам отдела. После завершения производства сделка снова возвращалась к ответственному менеджеру по продажам с задачей получить вторую часть оплаты и закрывающие документы.
Была подключена и настроена IP-телефония для хранения истории звонков и записей телефонных разговоров. Организована система хранения полной истории коммуникаций с клиентом.
Для ускорения процесса работы с клиентами было реализовано автозаполнение шаблона стандартного договора.
Этап 3. Обучение и техническая поддержка
На этапе обучения функционал CRM-системы и возможные сценарии работы с обращениями клиентов были представлен сотрудникам и руководству компании: входящее обращение проведено от начала работы до завершения сделки, осуществлены звонки и продемонстрировано сохранение записей звонков.
Техническая поддержка в течение месяца отвечала на все вопросы клиентов по настроенному функционалу системы, если такие возникали.
Что получили:
- Оптимизировано техническое задание клиента.
- Оптимизирована система хранения информации о клиентах, организовано хранение истории коммуникаций.
- Автоматизирована часть бизнес-процессов производства и отдела продаж.
- Автоматизирована постановка задач на производстве и в отделе продаж.
- Интегрирована телефония для совершения звонков напрямую из CRM-системы.
- Интегрированы почты сотрудников для ускорения работы с клиентами.
- Проведено обучение сотрудников компании эффективному использованию настроенной системы.
