Опыт моих командировок начался очень давно, когда будучи студентом я катался по стране и занимался коммерческой фотосъемкой для различных проектов (Яндекс панорамы и прочее). Далее, я начал работать руководителем одного из проектов компании Google и поездки в Москву или другие миллионники России стали, как поездки на метро. Сейчас, я езжу по странам с другими культурами и языком, но суть командировки не меняется.
Я помню, как я сидел и долго думал, а что взять с собой? Как спланировать командировку? Ведь чем выше твой пост и дальше страна, тем больше ответсвенности за командировку. Нужно просчитать не только количество трусов, которые тебе необходимы, но и просчитать свою поездку и работу ОТ и ДО. В общем, когда твоя поездка стоит не одну сотню тысяч, уровень ответственности растет, а ошибки становятся критичнее.
К чему я все это размазал, я долго хотел найти статью, которая бы включила в себя советы и подсказала, как свести к минимуму просчеты в сборе и подготовке. Увы… Такой статьи я не нашел, НО… Если хочешь сделать что-то хорошо, сделай это сам.
В этой статье я поделюсь опытом, а как у меня все это происходит.
1. Заказать отель!
Я пользуюсь http://www.booking.com. Здесь вы можете зайти, выбрать и забронировать любой отель. Я всегда предпочитаю искать отель, локально, рядом с нашим офисом (в той стране в которую я лечу), по-возможности в центре, с хорошим wi-fi, лучшими отзывами и ценой. Да-да, вы можете сказать, что такого не бывает.
Этот сайт чем и прекрасен, что можно всегда найти баланс «место-цена-wi-fi».
Совет! На букинг часто бывают новые отели, которые пиарят себя низкой ценой. К примеру, в Бишкеке я нашел дешманский отель, которому несколько месяцев от роду, с обслуживанием на 5 звезд.
2. Билет на самолет.
Это сайт собирает информацию со всех сайтов, где вы можете купить билет на любое направление с максимально интересной ценой. Более того, вы можете сами построить себе маршрут и по пути глянуть что-нибудь интересное. К примеру, когда я летел в Монголию, я нашел дешевые билеты с пересадкой в Пекине более чем на 12 часов. И цена огонь! И есть возможность посмотреть другую страну. Так же, если вам не интересны долгие пересадки или нужен прямой рейс, вы тоже можете его найти.
3. Сбор вещей.
Я конечно фанат путешествий на легке. Но если вам предстоит не одна неделя и важные встречи, то костюмы, рубашки, туфли и прочее должны быть. Дак сколько же их брать? Я всегда исхожу из планов на командировку (о планировании поговорю ниже). Я беру по рубашке на один день встреч и пару костюмов. В любом случае у вас должна быть комфортная одежда, в которой вы можете свободно пережить дорогу и перемещаться в городе не в рабочее время.
Как все собрать: https://www.youtube.com/watch?v=fU9kj5zb3ro
4. Питание.
Не забывайте, что в любой стране вы турист! На вас захотят нажиться, поэтому я всегда читаю разные сайты о том, что сколько стоит. Предупрежден, значит вооружен. Если вы знаете, что можно в этом городе съесть стейк за 600 рублей, значит вы будете искать подходящее место для питания, где вы можете покушать за АДЕКВАТНЫЕ деньги.
К примеру, сайт http://gooper.ru
5. Деньги!
Конечно, visa и mastercard должны работать в любой стране, НО и тут можно попасть в ловушку. Пример, в славном городе Душанбе очень не просто снять деньги с Mastercard.
Второе, у вас может быть большая комиссия за снятие наличности, узнайте это в вашем банке. То что с VISA Electron есть проблемы это точно!
Но, я не призываю тащить все наличкой. Возьмите денег, которые вам необходимы на первые два дня в долларах, а остальное на карте. В любом случае, у вас будут деньги прожить несколько дней и понять, что к чему. Также спросите у ваших местных коллег, какой банк выгоднее.
Для конвертации я постоянно пользуюсь эти сайтом https://www.calc.ru
6. Планирование работы.
Вот тут друзья, у многих огромные проблемы. Очень часто люди едут в командировку с мыслями: «Ух вырвался! Сейчас доберусь до места и решу, что делать» — это страшная ошибка. Вы должны четко представлять, для чего вы туда едите и подготовить план.
К вам в голову залезть тяжело и спланировать вашу поездку, но приведу пример, как это делаю я.
Цель — провести разведку рынка, лично познакомиться с новым офисом, провести встречи с ключевыми (или потенциальными ключевыми) клиентам, провести обучение отдела продаж.
Срок — 2 недели.
- Разведка рынка. Конечно, вы должны поставить задачу своим подчиненным (которые работают там, куда вы летите) подготовить анализ рынка, что, как и где работает. Но вы должны сами проверить эту информацию, используя интернет.
- Встречи с ключевыми и потенциально-ключевыми клиентами. Также задача для ваших подчиненных. Причем список должен быть готов, минимум, за неделю и выслан вам, чтоб вы имели время проверить этот список. При этом, вы с вашими подчиненными должны подготовить график встреч с этими клиентами, время должно быть назначено заранее. Приведу печальный пример, когда я собирался в Баку, наш руководитель меня уверил, что у них не принято назначать встречи заранее… Итог, когда я прибыл на место мы потратили кучу времени впустую, звоня и согласовывая эти встречи. И когда мы звонили, нам говорили «Надо было звонить заранее…».
- Знакомство с офисом. Явно, вам нужно подготовить какую-то речь и отрепетировать ее, чтоб не выглядеть глупо. Было бы круто, привести еще и сувенир.
- Обучение отдела продаж. Ох, дело очень серьезное и не простое. Вы должны подготовить расписание обучения и спланировать каждую минуту. Причем, если у вас есть большие доп. материалы или методички по продажам — вышлите их заранее. У меня есть большая методичка по продажам и я всегда отправляю ее за неделю до приезда на изучение. Конечно, они не станут лучше сразу продавать, прочитав ее. Но у них будет время ознакомиться, а по приезду вы сможете говорить, более менее, на одном языке. Более того, было бы здорово отрепетировать самому свое обучение.
Когда я летал в славный город Улан-Батор, все наши менеджеры говорят только на английском или монгольском языках. И я готовил все примеры, все вопросы, репетировал кучу раз, каждую минуту обучения.
Итог. У вас должно быть четко спланированное расписание каждого дня, каждого часа в вашей командировке. Вы должны четко понимать все ваши цели и пути решения их. Но естественно, все время должно браться с запасом.
7. Имена.
Я знаю, звучит глупо этот пункт, но для меня это главное правило. Запросите список имен всех сотрудников и выучите их или хотя бы научитесь произносить правильно. Разные религии, культуры и имена. Пример, у меня была девочка с именем Нарансатсрал и без подготовки очень тяжело произносить ее имя. А обращаться на Эй — грубо! Второе, просто спросите, как их можно называть кратко)
8. Девайсы.
Сразу дам совет, если вы часто ездите в командировки — приобретите выносные аккумуляторы, которые позволят вам оставаться везде на связи. Лично у меня есть аккум для телефона и для мака. Я могу работать в самолете и не переживать за зарядку, а в чужой стране я могу быть на связи пару дней без подзарядки.
Причем, собирая вещи в командировку, вы должны четко понимать, какие девайсы вам будут нужны. Подумайте о программном обеспечении, которое позволит вам работать спокойно. Т.е. установить переводчики, 1С, удаленный доступ к рабочему столу и кучу разных штук, которые вам пригодятся.
Подумайте, чем вы займете себя в самолете: игры, книги, музыка… Я всегда накачиваю кучу аудиокниг и пару фильмов, т.к. у вас будет время не только в самолете, но и вечером в отеле.
9. Развлечения.
«Ой, какие развлечения, я же еду по работе! Оставьте это вашим боссам». Если у вас есть четкий, продуманный план, значит вы не будете бегать с горящей попой. Вы сможете потратить на себя вечер или выходной день. Иначе зачем ехать в другую страну или город и не увидеть местных достопримечательностей. Заранее спланируйте свое свободное время. Посмотрите в интернате, что советуют увидеть в данной стране. Почитайте отзывы и спланируйте пару мест.
Кстати, будет круто, попросить ваших коллег показать вам красивые места, зачастую интересно не то, куда возят туристов, а то куда ходят местные). Пример, в Монголии я увидел самые бедные районы, где люди живут в юртах и это было куда увлекательнее, чем памятник Чингисхану!
10. Обычаи и культура.
Даже в нашей необъятной стране, сосредоточено много религий и культур, не говоря уже о других странах. Потратьте время, изучите местные обычаи. Вам предстоит ездить на встречи с компаниями или взаимодействовать с вашей командой и понимание культур и следование местным обычаям даст вам огромный плюс.
11. Провести время с командой.
У меня есть главное правило — наличие своих союзников, глаз и ушей в филиалах всегда хорошо. Спланируйте время и проведите вместе встречу в ресторане, узнайте друг друга ближе, расскажите о ваших планах на будущее. Первое, вы получите хорошие взаимоотношения с командой, второе, сможете их вдохновить на будущие победы.
Ну и мое главное правило — откинуть фамильярность, конечно многим это не подходит… Якобы статус, важность, но это все у вас в голове. Постройте хорошие, дружные отношения в ваших филиалах и это сыграет вам только в плюс.
12. Удобная сумка для ручной клади.
Для себя я сделал главный выбор, во все командировки я еду со специальным рюкзаком. Первое, удобно ходить с ним, второе в него помещается все девайсы документы и прочее, самое главное у вас всегда под рукой.
Кстати, отличные рюкзаки здесь: https://www.thule.com/ru-ru/ru/backpacks
Ну что друзья, попытался составить список всех вещей, которые необходимы вам в деловой поездке. Главное — спланировать свою работу и все остальное будет)
Если у вас есть вопросы, с удовольствием на них отвечу!
