Битрикс24 — выход для компаний, которые хотят быстрого и недорогого решения для своих бизнес-задач. Важно грамотно настроить портал, чтобы максимально использовать все функциональные возможности. Обычно для этого обращаются к специалистам-интеграторам. Однако есть риск, что последние не учтут нюансы работы заказчика и портал останется в нерабочем состоянии.
Так получилось у компании «Точка опоры», пока она не обратилась к нам. Мы в Luckru знаем, насколько важно грамотно настроить систему под бизнес-процессы клиента. В статье расскажем, как наладили работу заказчика в Битрикс24, разработали приложение по передаче дел между сотрудниками и синхронизировали систему с 1С.
О клиенте
К нам обратилась компания производитель и поставщик опор освещения, молниеотводов и комплектующих в РФ — «Точка опоры». Компания — одна из ведущих на рынке: за 5 лет их клиентами стали более 5 тыс. компаний из разных регионов России и СНГ. Ранее она работала с другим интегратором Битрикс24, который не смог до конца настроить его под бизнес-процессы компании.
Задачи клиента
Компания прошла тернистый путь до отладки рабочего процесса в Битрикс24: пытались перейти на amoCRM и столкнулись с нерадивыми интеграторами прежде, чем обратились к нам. Основные проблемы заказчика заключались в том, что:
- руководитель не мог контролировать работу менеджеров и понять все ли потенциальные клиенты обработаны. Другими словами, было сложно отследить рабочий процесс сотрудников и выполнение ими задач;
- сотрудники делали лишние действия, чтобы получить информацию по заказам или выполнить задачу.
Такие проблемы обычно влияют на риск ошибки в обработке заказа. В итоге неправильно настроенные процессы могли привести к потере деловой репутации компании и оттоку клиентов.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Перед нами встали задачи:
- Доработать CRM: настроить воронки продаж и производства, сделать аналитику для руководства (когда заявка поступила в работу, сколько с ней работают/не работают и.т.д.).
- Создать приложение по передаче дел со всеми доступами и правами от бывшего сотрудника к новому.
- Сделать автовозобновление задач.
- Настроить интеграцию с 1С.
- Разработать инструменты для дополнительного контроля менеджеров.
- Автоматизировать работу с задачами логистов и снабженцев.
Задачи были разнообразными: от перестройки (настройки) уже сделанных функций до разработки приложения с нуля. Давайте внимательно рассмотрим новшества в системе заказчика.
Дорабатываем CRM Битрикс24 и исправляем ошибки
Заказчику требовалось, чтобы задачи автоматически возобновлялись, если их переносят на предыдущую стадию. Также важно было автоматически определить, был ли звонок клиенту успешным. Заказчик считал, что такие функции невозможно сделать. Однако нам удалось найти решения.
Автовозобновление задач и единая воронка продаж
В Битрикс24 переносят сделку на следующий этап на доске Канбан по мере её выполнения. Однако выполнить сделку не всегда получается с первого раза: не хватает данных для формирования КП (коммерческого предложения), смещаются сроки обработки заявки и другое. При этом, когда существенные условия сделок меняются, тогда надо заново делать задачу.
Представьте: сотруднику не хватает данных, чтобы рассчитать материал на заказанный товар. Однако он переносит сделку дальше — на стадию коммерческого предложения. В это время менеджер связывается с клиентов и получает дополнительные данные для расчета. Теперь менеджеру надо вернуть задачу на стадию назад для нового расчета сотрудником. Однако так сделать в штатной функциональности Б24 не получится. Как вариант, можно создать новую задачу для сотрудника. Вот только в эту задачу надо вручную «подтягивать» данные с других задач по этому заказу. А если таких задач 10-20-30? Сколько времени и усилий потратит сотрудник, чтобы скомпоновать всю нужную информацию в одной новой задаче?
Именно для таких случаев мы придумали автовозобновление задачи. Оно помогает сохранять информацию со всех этапов. То есть не надо заново создавать задачу и просматривать другие, чтобы подтянуть актуальные сведения. Преимущество в том, что сохраняется время и уменьшается риск ошибок.
Параллельно мы настроили штатную функциональность Битрикс24: воронки продаж. Изначально заказчик был уверен, что ему необходимы две воронки: отдельно для продаж и производства. Однако, клиенту приходилось переключаться между ними и анализировать в два раза больше информации, чем надо.
Мы изучили бизнес-процесс заказчика, и поняли, что воронки похожи, поэтому их можно объединить. Единая воронка стала немного длиннее, зато все перед глазами. Как и предполагалось, заказчику так удобнее работать.
Контролируем работу менеджеров
Заказчик стремился получить точные данные по результатам обзвона клиентов. Точнее понять, по каким причинам тот или иной клиент отказался сотрудничать. Раньше менеджер самостоятельно отмечал был ли звонок успешен. Он мог указать, что лид некачественный (если на звонок не отвечали) и не продолжать с ним работ.
Чтобы сделать процесс прозрачным и улучшить качество обработки лидов, мы разработали автодетект. Это система, которая автоматически определяет успешен звонок или нет. На портале фиксируется: дозвонился ли менеджер, сколько длился разговор и так далее. Теперь, если менеджер не дозвонится, то Битрикс не позволит провести лид по воронке (перенести его на следующий этап). Он возвращался на стадию звонка. Чем дольше на одной стадии находится лид, тем больше уведомлений приходят руководителю. Руководитель получает полную информацию по всем лидам, а сотрудники внимательнее относятся к своей работе. В результате, увеличилась скорость обработки и конверсия лидов. Данные по обработке лидов стекаются в отчеты для руководителей и маркетологов.
Отчеты по конверсии и товарам
Битрикс24 предполагает в штатной функциональности отчеты по сделкам, товарам, счетам и лидам. Однако, вместо них заказчик использовал Excel. Для этого приходилось устраивать «танцы с бубном»: выгружать или копировать текущее состояние лидов и сделок из CRM, сводить данные в различные таблицы и формировать отчеты.
Было два варианта, как решить эту проблему разработать отчеты с нуля или настроить штатную функциональность Б24. Разработка с нуля дороже и медленнее работает в облачной версии Битрикс24 (как раз как у компании). Поэтому мы предложили второй вариант. Теперь руководитель может в любой момент посмотреть отчеты по различным основаниям: конверсии, товарам, счетам.
Автоматизация работы с задачами логистов и снабженцев
Такие сотрудники, как логисты и снабженцы, получают конкретные задачи в соответствии со своими обязанностями. Однако данные для их выполнения (размеры деталей, количество, материал) приходилось выискивать в разных вкладках (карточках, сделка, комментариях) системы. Эффективность сотрудников снижалась, потому что большая часть времени уходила на поиск информации.
Наша команда автоматизировала работу с задачами для отделов логистики и снабжения. Данные «подтягиваются» в единое поле и сотрудникам достаточно зайти в свою задачу, где будет указана вся нужная информация для выполнения работы.
Разработка приложения по передаче дел новым сотрудникам
У компании была необходимость автоматизировать передачу дел новым сотрудникам. Работа с заказом включает большой пласт информации: задачи, сделки, комментарии, личные контакты и так далее. Когда уходит сотрудник, а на его место приходит другой, то передача дел занимает много времени. Сотрудник должен разобраться в системе, найти нужные ему вкладки и изучить информацию. Проще когда новый сотрудник сразу получает все данные за один клик. Однако в Битрикс24 такая функциональность не предусмотрена.
Поэтому мы с нуля разработали приложение по переводу дел с одного сотрудника на другого. Приложение с простым интерфейсом, но которое помогает экономить кучу времени. Мы написали скрипт (сценарий, код, программу), который «проходит» по всем делам, задачам компаниям, лидам, сделкам, контактам. Теперь новому сотруднику не надо «прыгать» по всей системе в процессе сбора информации.
Интеграция с 1С: Управление торговлей
Заказчик использует в работе Битрикс24.CRM и 1С. Обычно в таких ситуациях мы синхронизируем системы. Однако здесь мы дополнительно проработали функциональность, чтобы облегчить рабочие процессы компании.
Сама интеграция была стандартной: синхронизировали работу систем по контрагентам, товарам и КЛК (контактным лицам контрагента). Теперь при создании контрагента в Битрикс24, этот же контрагент появляется и в 1С. Без синхронизации, клиенту пришлось бы делать одинаковые действия в обеих системах, а это в два раза больше времени. Так как синхронизация — это двусторонний процесс, то можно переносить данные из базы 1С в Битрикс24 и наоборот.
Договоров это тоже коснулось. Когда в Б24 сотрудник создает договор и присваивает ему номер, то этот же договор автоматически появляется в 1С. При этом «подтягивается» информация по нему: способ оплаты, товар. Раньше приходилось вручную создавать договор, присваивать ему тот же номер и переписывать нужную информацию. Это увеличивало риск ошибки или создания лишних дублей в базах.
Кроме этого, мы создали возможность в 1С менять в документах название номенклатуры товара на то, которое нужно клиенту нашего заказчика.
Представьте: клиент пришел к нашему заказчику и заказ партию из 50 фонарей для уличного освещения. А в Битриксе заказчика фонари называются «Консольными кронштейнами». Так заказчик формирует сделку с договором на заказ 50 консольных кронштейнов и нажимает «Создать». Данные «улетают» в 1С и автоматически формируется такая же сделка с договором. Раньше для данного процесса нужно было создавать номенклатуру «Фонари» в 1С, выбрать «списать 50 штук» из заказа на «Консольные кронштейны» и «добавить 50 штук» в заказ на «Фонари».
Теперь сотрудник может зайти в 1С и поменять вручную «Консольные кронштейны» на «Фонари». После этого, сформированный договор, с нужным для клиента названием товара, отправляется к нему. В итоге получается всего 2 коротких, вместо 4 громоздких шага (с созданием и проверкой документов).
Подводим итоги
Разработка и настройка портала заняла 3 месяца. За это время мы сделали автодетект, автовозобновление задачи, приложение для передачи дел с нуля и настроили штатную функциональность Б24 под бизнес-процессы компании. В результате, нам удалось сделать портал таким, как нужно клиенту для работы:
- руководители получают полный обзор работы менеджеров: правильно ли сотрудник обработал лид, до конца ли довел сделку;
- маркетологи получили всестороннюю аналитику по обработке обращений;
- менеджеры поняли, как правильно надо вести процесс на каждом этапе сделки и обрабатывать лид.
Грамотная настройка системы, о которой мы говорили в начале статьи, улучшила эффективность работы сотрудников и увеличила конверсию лидов. Если ваш бизнес сталкивался с подобными проблемами, напишите нам. Мы перезвоним в течении 30 минут и поможем найти оптимальное решение для вашего Битрикс24.
