Плюсы IT для юридической практики
Современная юриспруденция сегодня не может обойтись без информационных технологий – они помогают получать на одной платформе более ускоренный поиск различной профильной информации, перерабатывать ее и анализировать, а также форматировать в виде необходимых документов, при этом осуществляя обмен различными сообщениями и пересылку данных.
А также немаловажным фактором является автоматическая возможность фиксации результатов работы как отдельно взятых сотрудников юридической компании, так и ее отделов, что и хотел получить вышеуказанный заказчик.
Рассмотрим ряд основных доработок к Битрикс24, которые внедрили программисты LUCKRU специально для данной юридической компании.
О клиенте
У заказчика был большой объем требований к продукту. Основная задача клиента – видеть результаты сотрудника и каждого отдела как в финансовом плане, так и в потраченном времени для отображения прибыльности компании, которая зависит от рентабельности каждого проекта.
В процессе работы внутри проекта создаются задачи, и благодаря отчетам фиксируется время, потраченное на проект, рентабельность самого проекта и т.д.
Система работы клиента сильно приближена к проектной деятельности и выглядит в определенном ключе классической: реализацией услуг компании, естественно, занимается отдел продаж.
Однако, каждый сотрудник, который принял участие в работе с клиентом или в его привлечении, получает вознаграждение.
Также мотивация, в первую очередь, зависит от источников привлечения, ну и, естественно, от того, кто привел этот лид, кто эту сделку ведет. Немаловажно и какая эта сделка – первая, повторная и т.д.
Всего в компании существует около 10 отделов, именуемых практиками, которые отвечают за различные юридические направления: налоговые споры, международное право, налоговый консалтинг и т.д.
У Вас похожий проект или аналогичные задачи?
Давайте обсудим
Оцифровка каналов привлечения клиентов и продажи
Компания заказчика является одной из крупнейших в Москве и России по оказанию консалтинговых услуг: юридических и налоговых. Большой штат сотрудников и возможность работать с большим количеством клиентов обязывает использовать максимальные возможности для привлечения клиентов.
Заказчик использует большое количество каналов привлечения новых клиентов: как стандартных - для оцифровки в Битрикс24 (например, контекстная реклама в Яндекс. Директ), так и не совсем обычных (например, проведение Мероприятий для которых необходимо было разработать логику и функционал).
Все каналы привлечения необходимо оцифровать чтобы понимать их рентабельность.
Можно выделить основные каналы привлечения клиентов для юридической компании:
- мероприятия;
- digital-маркетинг;
- сотрудники компании;
- рекомендации;
- внешние партнеры;
- агенты.
Мероприятия
Одним из источников привлечения клиентов компании, которые разрабатывались в Битрикс24 для данного заказчика, являются мероприятия. Они могут быть как в онлайн, так и в офлайн формате.
Этот канал представляет собой отдельную сущность с определенной логикой, на основе сделок с канбанным отображением, что позволяет планировать, проводить и завершать мероприятия.
![Мероприятия 1.jpg Мероприятия 1.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/ad2/ad2c5ca10246b87bf4f2f32ea02142bc.webp)
Благодаря этой разработке в интерфейсе отображается планируемое и фактическое количество участников. Клиентам, привлеченным таким образом, после данного мероприятия в Битрикс24 присваивается соответствующий статус, а сотрудники премируются по факту каждой покупки клиентом.
Digital-маркетинг
Задействуем ряд основных каналов охвата и привлечения клиента, исходя из воронки продаж. Такими источниками лидогенерации являются:
- SEO-продвижение;
- Контекстная реклама;
- Таргетированная реклама;
- SMM (социальные сети);
- Email-маркетинг;
Все эти каналы подключены к Битрикс24 и согласно разработке специального алгоритма регулярно отслеживается их эффективность.
Сотрудники компании
Поскольку важно понимать рентабельность абсолютно всех процессов и сотрудников в компании, в силу специальной системы мотивации, завязанной на множестве факторов, включающих источник привлечения, ряд KPI показателей и полученную от клиента выручку, помимо менеджеров по продажам зарабатывать деньги есть возможность у всей вертикали работников – от сервис-менеджеров до юристов, от отдела маркетинга, заканчивая управляющими партнерами компании.
Поэтому каждый, кто принял участие в работе с клиентом или в его привлечении, получает вознаграждение.
Также привлечение клиентов для компании происходит, благодаря рекомендациям, работе с внешними партнерами и агентами.
План продаж в свернутом виде
![План продаж в свернутом виде 2.jpg План продаж в свернутом виде 2.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/275/2756b5da6b7f3538a734020f670d3c02.webp)
В развернутом виде по менеджерам
![В развернутом виде по менеджерам 3.jpg В развернутом виде по менеджерам 3.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/46c/46c50a5becebffe72f8bdb28baf9eb10.webp)
В развернутом виде по практикам
![В развернутом виде по практикам 4.jpg В развернутом виде по практикам 4.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/bc6/bc6a311b4c2953a434b05859a573d524.webp)
Проектная юридическая деятельность в Битрикс24.
Поскольку возможности Битрикс24 не позволяли реализовать требования заказчика, мы разработали требуемые проекты полностью с нуля. Они созданы на основании сделок, с которыми работают менеджеры по продажам, и привязаны к оплатам, зафиксированным в этих сделках.
Стандартный проект
Есть 3 основных видов проекта. Первый – это стандартный проект, который предполагает постановку задачи клиентом, расчет, получение оценки его стоимости и запуск в работу.
Работа с ним происходит по классическому сценарию. Каждый участник проекта билит затраченное на проект время, а система, благодаря встроенной логике и возможности фиксирования ставки каждого сотрудника, рассчитывает фактическую рентабельность проекта.
Проекта содержит в себе этапы работ с проектом, а этапы содержат задачи, в рамках которых происходит работа. Таким образом, этапы консолидируют обобщенные данные из задач, а проекты – из этапов.
![Стандартный проект 5.jpg Стандартный проект 5.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/f7c/f7c506c188eedac3e458314451ac397d.webp)
Инструмент планирования времени
Исходя из оплаты создается проект. А проекты, в свою очередь, имеют множество полей с отдельной информацией, определяемых как этапы. Каждый проект может содержать много этапов, а на каждом этапе есть ряд задач. А в каждой задаче есть инструмент планирования времени, в котором определенный проект оценивается в рамках предполагаемого и фактически потраченного на него времени. У такого проекта может быть несколько участников.
Информация о всех задачах, которую должен вводить менеджер, собирается в этапе. А юристы, работая с данным проектом видят, сколько за конкретный этап оплачено денег. У этапа есть дата начала, дата завершения, и стоимость, как и в проекте – плановая и фактическая.
Карточка этапа
![Карточка этапа 6.jpg Карточка этапа 6.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/644/644433a840b196d6a96d40fc8a0c4f1b.webp)
Карточка задач
![Карточка задач 7.jpg Карточка задач 7.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/e0a/e0a9197d0a16598b68952976a8c932a4.webp)
Инструмент фиксации расчетов по подрядчикам
Также есть инструмент фиксации расчетов по подрядчикам. Помимо собственных рабочих ресурсов компания может привлекать сторонних подрядчиков, следовательно в этом инструменте можно зафиксировать данные подрядчика, сколько на него потратили денег и когда это было, включая какие-то дополнительные расходы (оплату командировочных, нотариусам и т.д.)
Список проектов
![Список проектов 8.jpg Список проектов 8.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/ec7/ec7a979444f87b07373a690f134c49d6.webp)
Карточка проекта
![Карточка проекта 9.jpg Карточка проекта 9.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/777/7770a3943243f5cc1105fd32a65c68ca.webp)
Карточка этапа
![Карточка этапа 10.jpg Карточка этапа 10.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/455/4555dd7cb831e8ad7602f0d8080e5bf4.webp)
Список задач
![Список задач 11.jpg Список задач 11.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/838/838d72b4ffb072d442568c145f1f6e59.webp)
Карточка задач
![Карточка задач 12.jpg Карточка задач 12.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/3e9/3e91a90b45348fb5cb0398166715d113.webp)
Абонентское консультирование
В данном проекте клиент оплачивает юридические услуги определенную сумму денег (согласно своему тарифу) каждый период времени – месяц, квартал, в зависимости от договора, где указано конкретное количество часов и стоимость часа по временной ставке. Поскольку такой тип договора является приоритетным, то специалисты компании в случае заявки сразу начинают над ним работать.
Также в договоре обговаривается ставка сверхлимита, в случае превышения которого стоимость предоставляемых для него услуг идет уже по увеличенной ставке. Если же заранее установленное количество часов в месяц не вырабатывается, то они условно сгорают, а этот остаток уходит в прибыль компании. А новый период времени необходимо оплачивать в прежнем режиме.
Все эти процессы, естественно, фиксируются в системе и сопровождаются созданием отчетов, которые выгружаются из проектов и отправляются клиентам, подробно информируя их о потраченном на задачи времени и финансовом балансе.
Депозит
Этот проект подразумевает сервис почасовой оплаты клиентом юридических услуг компании: счет клиента пополняется на определенную сумму, и, например, исходя из ставки юриста, деньги тратятся согласно поставленным задачам, пока не закончатся. В данном случае проект «Депозит» по сравнению с «Абонентским консультированием» не имеет каких-либо приоритетов.
![Депозит 15.jpg Депозит 15.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/d58/d58e8569e7aac54599905fe1e11a8230.webp)
Фиксация и планирование оплат
Этот инструмент встраивается в карточку сделки. Фиксация и планирование оплат происходят благодаря действиям менеджеров, информирующих о приходе денег. И уже на основании этой информации для клиентов готовятся различные дашборды и отчеты: запланированный приход, реальный, от кого, сколько еще ожидать и т.д.
![Фиксация и планирование оплат 16.jpg Фиксация и планирование оплат 16.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/127/127dab06c8478ae7c5ed470cd8814f83.webp)
Поэтому для сотрудников был разработан большой отчет, чтобы понимать какие юристы, и какие отделы сколько заработали согласно плану по встречам.
В него уходит информация – сколько денег пришло каждому менеджеру за отчетный период. Показывается источник привлечения, процент, сколько он с этого процента зарабатывает, ну и итог – сколько он заработал.
![Фиксация и планирование оплат 17.jpg Фиксация и планирование оплат 17.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/36f/36feb8509fd82fdef87506a4dbd4a527.webp)
В специально созданной детальной разбивке в виде таблицы можно посмотреть: из чего состоит весь приход по каждой практике и детали по каждой оплате. И здесь не нужны больше ни Google-таблицы, ни чат Telegram – главное зафиксировать данные в Битрикс24, и система сама все посчитает.
![Фиксация и планирование оплат 18.jpg Фиксация и планирование оплат 18.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/c4f/c4f5a90235a637800c96ad8ab0acddce.webp)
Кроме того, разработаны ряд дашбордов по отображению различной информации в различных разрезах для визуализации итогов работы как отдельных сотрудников и отделов, так и всей компании в целом.
План продаж компании по группам
![План продаж компании по группам 19.jpg План продаж компании по группам 19.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/bac/bacdeb494865f58867c0b76ba1a0633b.webp)
Дашборд продаж общий
![Дашборд продаж общий 20.jpg Дашборд продаж общий 20.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/27c/27cec47d10224d121efdb5c5fa23ad10.webp)
Стоит заметить, что это далеко не полный набор виджетов и дашбордов системы – их гораздо больше:
Дашборд Продажи
Дашборд Продажи включает в себя:
- Общий план продаж;
- План продаж в разрезе сотрудников;
- Отчет по новым и старым клиентам;
- Топ продаж;
- Мой план продаж;
- План и факт поступлений;
- Распределение выручки по сегментам.
![Дашборд Продажи 21.jpg Дашборд Продажи 21.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/192/192ef8272501460c5197cb13454235cc.webp)
Дашборд Юриста
Дашборд Юриста включает в себя:
- % заполнения биллинга;
- Поступление денег про проектам;
- Воронка проектов;
- Реестр проектов.
![Дашборд Юриста 22.jpg Дашборд Юриста 22.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/fac/facda47138456855e8a89b5a5f91b7d1.webp)
Дашборд руководителя практики (отдела)
- Задачи практики;
- % заполнений биллинга практикой;
- Поступление денег по проектам практики;
- Воронка проектов практики;
- Реестр проектов практики.
![Дашборд руководителя практики (отдела) 23.jpg Дашборд руководителя практики (отдела) 23.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/c16/c16912a93d74d25d99c52082b907231b.webp)
А также, в рамках отчетов в Битрикс24 разработаны:
KPI юристов (доля участия в проекте);
![KPI юристов (доля участия в проекте); 24.jpg KPI юристов (доля участия в проекте); 24.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/860/8606dff78dc003f2f669fb61890de855.webp)
Исполнительский бонус юристов (на основании доли участия);
![Исполнительский бонус юристов (на основании доли участия); 25.jpg Исполнительский бонус юристов (на основании доли участия); 25.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/202/2021b8b9cdc4b25550769c41a27ac024.webp)
Руководительский бонус (на основании показателей практики).
![Руководительский бонус (на основании показателей практики). 26.jpg Руководительский бонус (на основании показателей практики). 26.jpg](/upload/resize_cache/webp/medialibrary/98c/98cbdb01ffcbb102479ca71f38b656f4.webp)
Итог
В результате все задачи, поставленные заказчиком, были выполнены. Теперь эта компания, являющаяся одной из крупнейших в Москве и России по оказанию консалтинговых услуг (юридических и налоговых), использует возможности наших доработок в Битрикс24 для максимального привлечения клиентов.
Кроме того, система работы компании стала прозрачной: результаты как сотрудника, так и каждого отдела четко фиксируются, определяя рентабельность отдельно взятого проекта и как следствие - прибыльность компании в целом.
Немалую роль играет и грамотно выстроенная мотивация для сотрудников, в результате которой при привлечении клиентов каждый работник получает вознаграждение в зависимости от степени участия в данном бизнес-процессе.