Корпоративный портал Битрикс24 — удобная система, но не все компании считают её подходящей для себя. Функции, которые входят в систему,— универсальны: они охватывают все направления работы. Однако не учитывают специфику компаний. Мы знаем, как сделать корпортал Битрикс24 уникальным и подходящим под задачи заказчиков.
Битрикс24: цели, функции и возможности
Давайте для начала напомним, что такое Битрикс24: из чего он состоит и для чего нужен. Битрикс24 — это удобная система-конструктор, в которую входят модули с различными функциями. Если коротко, её можно разделить на корпоративный портал и CRM. Корпортал — это система для организации работы сотрудников. А CRM нужна для управления отношениями с клиентами.
Классический корпоративный портал Битрикс24
В корпортале есть разные блоки: Совместная работа, Задачи и Проекты, Сайты и Магазины, Автоматизации. Иногда Совместную работу и Автоматизации объединяют и получается онлайн-офис.
В каждом блоке свои функции, которые помогают организовать бизнес ↓
| Раздел | Функции и Возможности | Как помогает | Пример использования |
|---|---|---|---|
| Совместная работа | Чаты и видеозвонки Календари Документы онлайн/ онлайн-редактор документов Диск Почта Рабочие группы HR Новости компании Виртуальное присутствие в офисе База знаний Профиль сотрудника Отчёты руководителю | Все сотрудники находятся в едином пространстве, где могут хранить и обрабатывать документы. Также переписываться в общем и специальном чате, а коллеги могут присоединиться к чату (с учётом прав доступа). Кроме того, сотрудники ставят в календаре встречи, занимают переговорки и приглашают не только своих коллег, но и внешние контакты (см.слоты). Это только часть возможной функциональности. | Сотрудник хочет назначить рабочую встречу с коллегой и потенциальным клиентом. Он открывает Календарь и смотрит занятость коллеги, а также свободное время на переговорки. Затем сотрудник отправляет ссылку внешнему контакту —потенциальному клиенту. Тот переходит по ссылке и видит не Календарь, а свободные слоты — время на встречу. Отмечает подходящий вариант и в календаре отмечается, что в это время переговорка занята. А у сотрудников информация, что они в это время встреча. |
| Задачи и Проекты | Задачи Проекты Диаграммы Ганта Канбан Учёт времени Обсуждения в задачах Фокусировка внимания Интегрировано с CRM | Организовать работу команды над проектом (сделкой). Каждый видит этап, задачи и сроки проекта. А также общую эффективность работы, от которой можно оттолкнуться и скорректировать процесс организации. | Менеджер переводит Лид в Сделку, которая попадает в воронку продаж и производства. Теперь менеджер согласует детали с клиентом, ставит задачи отделу производства, которое видит свои обязанности и сроки по ним. Когда производство окончит свою часть работы, Сделка снова переходит под контроль менеджера. И так каждый сотрудник видит, на каком этапе Сделка и какие действия по ней делают. |
| Сайты и Магазины | Бесплатно и просто Конструктор сайтов Интернет-магазин Формы Виджеты CRM в подарок Интеграция с 1С 1500+ шаблонов | Можно самостоятельно, с помощью встроенных шаблонов, создать сайт и лендинг без программирования. | В Битрикс24 есть вкладка Сайты, в которой есть функциональность, чтобы создать сайт по шаблонам. Собираете сайт как конструктор из блоков, наполняете контентом (текст, изображения, видео). Кстати, для создания изображений и текста можно использовать встроенную нейросеть. |
| Автоматизации | Бизнес-процессы Смарт-процессы Роботизация бизнеса RPA Роботы и триггеры Автоматизация продаж и CRM Автоматизация задач Умные сценарии Простые процессы | Создать автоматические процессы по сделкам: согласование, оплаты, отчёты и другие повседневные операции. | Допустим, сделка состоит из определённых шагов. Тогда с помощью бизнес-процессов можно сформировать многосоставную автоматизацию по конкретным действиям. Другими словами, создать алгоритм действия при разных результатах. Тогда менеджеру не придётся решать, что делать дальше, и терять время на каждой операции. Программа сама будет понимать, на какой этап перевести сделку и какие задачи (уведомления) поставить сотрудникам. |
Когда компания решает внедрить Битрикс24, она анализирует бизнес-процессы и ставит цель, ради которой покупает систему. Здесь нужно решить, какие функции нужны. Базовая версия Корпортала подходит компаниям, где нет специфических бизнес-процессов и обработки большого объёма информации. Считается, что базовая версия корпортала подходит малому и среднему бизнесу, но не всегда.
Нюанс в том, что штатные функции корпортала, несмотря на их универсальность, не всегда совпадают с тем, что хочет заказчик. Поэтому он начинает искать другие системы для организации работы. На самом деле Битрикс24 можно взять за основу, чтобы разработать такой корпортал, который идеально подойдёт компании.
Новый корпоративный портал
К нам пришёл заказчик — крупная компания, по предоставлению услуг B2B. По условиям NDA мы не разглашаем наименование компании, но общее направление разработки показать можем. Тем более что кейс получился удачным и заказчик планирует расширять функциональность системы. Итак, Компания хотела переделать корпортал таким образом, чтобы сотрудники легко ориентировались в нём и находили нужную информацию.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Из новшеств, которые разработчики сделали в корпортале Битрикс24:
- Удобную навигацию по корпорталу, за счёт нового формата рабочего стола и меню.
- Привычную для сотрудников ленту новостей (как в блогах компаний на сайте).
- Интеграцию с 1С:ЗУП, для быстрого доступа и заказа нужных справок, отчётов.
- Группы для сотрудников одного направления. Удобно для холдингов и компаний с множеством филиалов/отделов.
- Отдельную страницу для заявки в техподдержку.
Теперь давайте подробно рассмотрим каждую функцию.
Разделы корпоративного портала: общее меню, рабочий стол, единое окно
Штатная структура меню Битрикс24 не подошла заказчику: он хотел удобный для поиска информации корпортал. Поэтому мы разработали с нуля единый рабочий стол для всех сотрудников и отдельное окно с детальной информацией по рабочему столу.
Вкладка Рабочий стол состоит из блоков (кирпичиков) с определёнными направлениями: База знаний; Новости; Мероприятия для сотрудников; Рабочие инструменты; Обучение и так далее. Такого нет в базовой версии Битрикс24. По сути, это и есть рабочий стол, с разложенными на нём папками, блокнотами, органайзером, а ещё и тумбочкой с ящиками.
Мы неспроста указали на схожесть вкладки с рабочим местом сотрудника. Заказчик внимательно изучил привычки команды и понял, что для удобного доступа к информации, нужно показать содержимое блоков. Поэтому следующее, что мы сделали — это ещё один экран, но уже с детальной информацией, что входит в блоки Рабочего стола. То есть, по сути, открыли ящики тумбочки, раскрыли папки, коробки и показали, что лежит внутри.
Например, в блоке Обучение, идёт разбивка на «Запись на курсы обучения», «Ответственные сотрудники», «Литература» и так далее. В итоге сотрудник нажимает на «Запись…» и ему открывается форма заявки на обучение. Теперь сотрудник может выбрать не сам блок, а сразу конкретную операцию.
В случае со штатной версией корпортала пользователь сначала бы зашёл во вкладку Компания, потом в Базу знаний, затем полистал бы страницы и, наконец, отыскал ссылку на форму заявки на обучение. Как видите, вариант с отдельной страницей блоков удобнее для поиска информации.
Цель обеих разработок — сделать навигацию в корпортале более удобной. С той же целью, Заказчик решил сделать ещё одно общее меню. Зачем? В штатной версии придётся листать экраны вниз в поисках нужного кирпичика с операциями. Это удобно не всем. Отдельное меню — динамическое и выдвигается сбоку. При этом все разделы и подразделы указаны в виде списка и сотрудник (не листая экран) сразу находит нужную операцию и «проваливается» в неё.
В итоге, навигация стала более продуманной: сотрудникам проще находить информацию и использовать рабочее время в интересах компании. Чтобы сделать корпортал ещё более удобным для работы, заказчик решил сделать для каждой категории сотрудников отдельные страницы с основными рабочими инструментами.
Отдельные страницы: для сотрудников, руководителей и для обучения
Наш клиент — крупная компания с постоянной ротацией кадров. Это значит, что требуется не просто удобный корпортал, но и понятный. Поэтому мы создали отдельную страницу для всех сотрудников, в которой тезисно указали, что из себя представляет корпортал и дали ссылки на все инструменты в нём. Так сотрудники быстрее адаптируются к работе и понимают, с чего начать работу в системе. Такая страница фактически заменяет коллегу, которого теперь можно не отрывать от работы, чтобы узнать «где можно найти книги для повышения квалификации».
Помимо тезисов и ссылок, отдельная страница включает в себя вкладки с самыми популярными сервисами у сотрудников: ДМС, скидки, зарплатный проект и другие.
То же самое касается руководителей. Их обязанности отличаются от рядовых сотрудников, и это надо учитывать. Так, отдельная страница для руководителей включает в себя именно те сервисы и операции, которыми могут воспользоваться только руководители: Инициация проверок работы, Совещания и Планёрки, Проведение обучения, Отчёты по рабочему времени сотрудников и другое.
Отдельным пунктом в техническом задании, было сделать вкладку с Обучением. Заказчик ценит кадры и старается дать базу для развития потенциала, да и сотрудники постоянно повышают квалификацию. Поэтому вкладка Обучение заслужила особое отношение. В ней предусмотрели все операции, которые интересуют команду клиента.
Отдельные страницы похожи на детальный анализ конкретной папки на рабочем столе. То есть мы просто взяли самые популярные запросы и вынесли их в отдельное окно.
Новости как на сайте
В стандартном варианте корпоративного портала Битрикс24, лента с новостями выглядит как перечень постов без ранжирования. Однако с учётом множества разных направлений работы и >3000 сотрудников по всей России, такой формат ленты был неудобен. Сотрудники пропускали важные новости о жизни компании и внешних событиях. Поэтому мы добавили ранжирование (теги, темы) и объединили новости по определённым тематикам.
Теперь сотрудник может выбрать интересный для него тег, отсортировать по нему новости и прочитать их, а также подписаться на рассылку по тематике.
Кроме того, лента новостей стала похожа на классическую ленту с сайтов компаний. Команде заказчика привычнее воспринимать новости именно в таком формате. В стандартной версии корпоративного портала Битрикс24 такого нет.
Техподдержка
Техническая поддержка для клиентов есть на сайте, а вот для сотрудников — в корпоративном портале Битрикс24. По сути, обращение в техподдержку — это стандартная постановка Задачи коллеге. В случае холдингов или множества филиалов/отделов, такая система не очень удобна: приходится определять, на кого именно поставить задачу, ставить сроки выполнения и так далее.
Мы разработали отдельное (выпадающее) окно, в котором сотрудник заполняет заявку в техотдел. В заявке описывает проблему и прикрепляет файлы.
У сотрудников техподдержки есть отдельное ПО для обработки заявок, которую интегрировали с Битрикс24. Он включает в себя функции по распределению задач, обработкой заявок, сроками и так далее. Специалисты техподдержки в своей программе обрабатывают заявку, а сотрудник в итоге получает решение проблемы. И при этом ему не надо думать, какого специалиста назначить на решение проблемы.
Группы по специализации
Корпортал важен для заказчика ещё и потому, что он помогает развивать бизнес. Как? Например, сотрудникам всегда нужна свежая информация по своему направлению: нормативно-правовые акты, статистика, мнение экспертов. Сотрудники вместо обработки информации, тратят часть времени на её поиск. Заказчик хотел, чтобы сотрудники могли зайти в систему и взять всю нужную информацию сразу, а не искать её в интернете.
Так мы разработали группы. За основу взяли идею каналов в Telegram. В группах сотрудники объединяются по направлениям работы. Администраторы выкладывают туда всё, что можно: видео, литературу, актуальные НПА, последние новости из сферы и так далее. Это позволяет сотрудникам быть в курсе событий и не тратить ресурсы компании на поиски информации.
Общее по разработке корпоративного портала Битрикс24
Клиент не разрабатывал корпоративный портал с нуля, а взял за основу штатную версию Битрикс24 и обратился с идеями к нам. Помимо новшеств, заказчик использовал стандартные функции системы. Мы же разработали концепцию навигации в корпортале и внедрили её.
В итоге, мы провели обучения для команды заказчика, которая быстро приспособилась к работе в системе. Однако так бывает не всегда. Любая, даже удобная, система требует обучения и постоянной практики в ней. Для быстрой адаптации Luckru проводит онлайн- и офлайн-встречи с командой заказчика, а также создаёт методические материалы.
