Каждому по заслугам: внедряем систему мотивации в Битрикс24

Сотрудники компаний тратят свое время и ресурсы, чтобы держать в голове тонны информации и своевременно вносить её в отчеты. Иногда такие обязанности — стандартный процесс, но они забирают время от текущих дел. Однако есть и хорошая новость: рутинные бизнес-процессы можно автоматизировать. Так поступил и наш заказчик, который получил разработанный под свои нужды Битрикс24.

О клиенте: специфика работы

К нам обратилась юридическая компания из ТОП-50 по России, которая оказывает комплексные юридические и налоговые услуги. В компании разветвленная многоуровневая структура: юридический и коммерческий департаменты делятся на отделы и практики.

В юридическом департаменте все отделы специализируются на различных отраслях права: международное, налоговое, семейное и многие другие. В коммерческий департамент входят коллеры, менеджеры, сервис-менеджеры и маркетинг.

Компания разработала систему мотивации для своих сотрудников. Они основаны на формулах, которые включают в себя множество переменных. Для каждого отдела используют свои переменные.

Хрупкая система

Особенность системы мотивации в том, что она основывается на громоздких формулах. Ранее компания использовала для расчета таблицы Excel. Однако они полностью не покрывали все задачи заказчика. Приходилось держать в голове или постоянно контролировать актуальность всех данных и переменных. Для расчета зарплаты и премии специалистам, заказчик запрашивал информацию по оплатам из банков, сводил их в таблицы, распределял по отделам (практикам), раскидывал по колонкам и так далее. Это занимало несколько рабочих дней, не говоря уже о высоком риске допустить ошибку.

Он решил сделать единый программный продукт, где автоматически отражаются данные и рассчитывается итоговый бонус для сотрудников.

Наше решение

Когда клиент перешел в Битрикс24, мы поняли, что штатная функциональность не поддерживает те опции, которые нужны заказчику. Поэтому многие из них разработали с нуля. Это был классный опыт, потому что в итоге сделали только нужные опции: связали отчеты, данные из карточек, таблицы с коэффициентами в единую систему. Она с самого начала «тянет» всю информацию, которая участвует в распределении бонусов.

Чтобы оценить разработку портала по достоинству, надо знать как мы это сделали и в чем была сложность. Удобнее всего рассмотреть это на примере мотивации для разных отделов компании.

Мотивация коммерческого департамента

В департамент входят коллеры и менеджеры по продажам. Коллеры — это люди, которые обзванивают лиды и назначает им встречи с сотрудниками. Их зарплата и % мотивации напрямую зависят от количества и формата встреч, а также подтвердит ли менеджер целесообразность этой встречи. При этом от источника привлечения клиентов зависит %, который они получают в конце работы.

Для менеджеров формула подсчета мотивации более сложная. Она учитывает количество планируемых и фактически проданных услуг, KPI, бонусы. Мы создали для менеджеров вкладку «План продаж», в котором фиксируется планируемые и фактические оплаты, а также % выполнения и уже начисленные бонусы. Это удобно, потому что все данные находятся в одном месте и сразу доступны для просмотра. Менеджеры заходят во вкладку и видят развернутую информацию по своей работе, где каждое из значений кликабельное. Другими словами, можно нажать на любое значение и получить детализацию, какие данные взяты за основу: какой проект, клиент, сколько оплатил, источник привлечения, ставка привлечения, этап проекта и другое.

Расчет бонусов — дело секретное. Он построен не только на KPI и источниках привлечения. Есть и другие факторы, которые влияют на мотивацию: первая или последующая сделка/продажа, количество проведенных встреч и другие условия. Все переменные знают только руководители. Расчет мотивации коллеров и менеджеров объемный, но несложный. Главное, что сотрудникам стало удобно работать с ним в Б24.

Мотивация юридического департамента

Сложнее всего рассчитать мотивацию юристов. Основная идея — оценить долю участия специалиста в каждом проекте. При этом специалист принимает участие в нескольких проектах, а в каждом из них делает разные задачи. В задачах юристы фиксируют время, которое они затратили на ее выполнение. Однако это не все: там же руководитель практики ставит % участия юриста в задаче. Вот от этого значения и считается мотивация. Кроме него в формулу включают и другие переменные:

• вид проекта: обычный, абонентский или депозит;
• грейд специалиста. Другими словами, уровень компетенции юриста;
• стоимость проекта. Складывается из фактических часов и себестоимости часа каждого участника;
• себестоимость часа. Возможны 3 варианта: по умолчанию (стоимость часа, которая для всех одинаковая), ручной ввод (руководитель сам определяет величину) и в зависимости от грейдов;
• зафиксированное время: планируемое и фактическое;
• другие значения.

Формула сложная: при подсчете данные подтягиваются из разных отчетов, участвуют разные коэффициенты и % мотивации. Все это надо было внедрить на портал.

Здесь важно сфокусироваться не на том, что у заказчика сложная система мотивации сотрудников, а на том, что несмотря на запутанность, она полностью реализовалась в системе Битрикс24. Теперь заказчику не нужно ломать голову, как все учесть в таблицах. Основные параметры достаточно забить один раз или поменять в одном месте. Значения автоматически подтянутся в формулу.

Бонусные фонды: руководитель, юрист, исполнительский

Кроме подсчета мотивации отдельно по специалистам, в компании для каждой практики по каждому проекты формируются бонусные фонды (БФ). Выделяют отдельно БФ для руководителей (РБ) и для юристов. Руководитель указывает, сколько из БФ пойдет на мотивацию сотрудникам. Формула расчета мотивации включает в себя количество зафиксированных часов, себестоимости и ставки в проекте. Чтобы сформировать БФ надо «подтянуть» все переменные из других сущностей и рассчитать по интегрированной формуле.

Помимо «подтягивания» переменных, есть еще одна особенность БФ. Например, в РБ (Руководительском бонусе) есть два отчета: годовой и за отчетный период. По сути эти отчеты о том, как распределены бонусы в фондах. При этом, если возникают вопросы, откуда взялись цифры, то в каждое значение можно «провалиться» и посмотреть детали.

Действия+мотивация = результат

Клиент пришел к нам с четким пониманием того, что ему надо. У него уже был опыт и база по расчетам. Однако не хватало программы, которая снимет часть нагрузки и освободит время для текущих дел.

Раньше заказчик использовал таблицы Excel, где вводил все данные по каждой практике компании. При этом, чтобы узнать откуда взялась та или иная цифра, надо было поднимать кипу бумаг или искать среди множества файлов нужную информацию. Теперь процесс автоматизирован.

В компании >120 сотрудников. Представьте, какое количество данных надо актуализировать постоянно, если не будет автоматического подсчета.

Сейчас портал в любое время показывает, какой бонус у любого из сотрудников или отделов. Дополнительно можно детализировать отчеты: какой проект, кто клиент, какой этап и задача, сколько оплатили и т.д. Заказчик счастлив — он получил, что хотел. Мы довольны — узнали как еще можно кастомизировать портал для заказчиков.

Подводим черту

Это статья не о том какая классная и продуманная система мотивации у заказчика (хотя об этом тоже). Она о том, что в Битрикс24 при желании можно сделать любые опции, которые закроют задачи и потребности (нужды) компании. А еще, что любое готовое решение можно подстроить под себя и улучшить так, как нужно для бизнес-процессов.

Если у вас похожие задачи или появились предложения, как улучшить свои бизнес-процессы на Битрикс24, обратитесь к нашим специалистам.