Компании изначально выбирают удобные и выгодные инструменты, которые помогают вести бизнес. Потом бизнес масштабируется и выясняется, что текущих инструментов не хватает: растёт количество информации, база клиентов, появляется множество сделок.
Такие процессы можно перенести в более удобную систему и продолжать развивать бизнес, что и произошло у нашего клиента. Статья будет полезна тем, кто хочет видеть оплаты в Сделках, легко контролировать множество проектов и не запутаться в различных документах.
Слишком много Google docs
К нам обратилась компания ООО «Magic Production» (далее по тексту Мэджик, компания, клиент). Она занимается производством контента для медийной сферы: видеоролики, фильмы, инфографика и так далее под запросы клиентов. Все задачи компания вела в таблицах и документах Google docs: списки клиентов, процесс производства, ответственных, задачи и другое. Кроме этого, Мэджик использует 1С:Бит.Финанс для финансового управления бизнеса. Однако сотрудникам всё равно приходилось вручную фиксировать оплаты по проектам в документах Google.
Наша команда рассказала о преимуществах Битрикс24 и Мэджик решили внедрить систему. Клиент выбрал продукт 1С-Битрикс корпоративный портал 50 и рассказал, какие задачи хотел решить с помощью системы:
- Иметь быстрый и лёгкий доступ к любой информации, чтобы не пришлось переключаться между вкладками и кликать на множество ссылок.
- Видеть все проекты, этапы, стадии в одном окне, чтобы контролировать и руководить процессом.
- Отражать оплаты по проектам внутри одной системы.
Компания решила перенести все процессы в единое пространство, где сможет без проблем переходить между сделками клиента, видеть, на какой стадии проходит проект и оперативно реагировать на движение финансовых средств по сделке.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Битрикс24 вместо Google docs и 1С:Бит.Финанс
Изначально Битрикс24 рассматривался в минимальной функциональности: исключительно для сохранения информации. Однако в процессе работы над проектом стало ясно, что новая система удобнее предыдущего рабочего инструмента и решили перенести все процессы в Битрикс24.
Нашей задачей стала интеграция Битрикс и Гугл. Битрикс должен был стать вспомогательной системой: база со сделками, клиентами, проектами. Эту информацию система должна «тянуть» из документов сервиса Google. Однако потом решили создать в Битрикс воронки продаж, сделать доступ к материалам по проектам, график оплат. Как это произошло ↓
Базовые настройки Битрикс24 и кастомные сущности
Мы внедряли клиенту Битрикс24 с нуля. Это значит, что в первую очередь сделали базовые настройки системы: структуру компании, права пользователя, интеграцию почты, мессенджеров, телефонии и другое.
При этом выяснилось, что сотрудники открывали гугл-документ и переходили по ссылке внутри на тот материал, который создают в рамках проекта: различные видео, макеты, фото, коллажи, афиши. Либо открывали облачное хранилище и искали нужную работу. Чтобы сотрудникам было комфортно выполнять текущие обязанности, мы решили добавить материалы в отдельную вкладку карточки Сделки.
Раньше это происходило так: в Гугл документе надо найти конкретный проект, посмотреть точное название, зайти в облачное хранилище и открыть соответствующие материалы. Однако, сотрудникам компании неудобно постоянно переходить между документами, нажимать на ссылки, переходить дальше, заходить в другие программы и открывать документы. Комментарий аналитика проекта
Мы хотели упростить алгоритм: просто зайти в сделку, открыть вкладку с материалами и выбрать то, что нужно. Причём желательно, чтобы сотрудник по внешнему виду сразу понял, что это за контент, поэтому выбрали формат фрейма или ссылок.
Чтобы упростить задачу сотрудникам и сэкономить ресурсы компании, решили сохранять все на Диске Битрикс24. Однако мы предупредили, что для комфортной работы там не будет хватать объёма, да и хранить всё в одном месте — всегда опасно. Поэтому для сохранения рабочих материалов клиент выбрал другое облачное хранилище.
Теперь сотрудникам компании не придётся переходить по ссылкам и документам, выискивая нужные результаты проекта. Ссылки на все данные будут в Битрикс24, что сокращает время на текущие задачи.
Интеграция с Google docs
Основная часть проекта связана с синхронизацией систем. Давайте сначала расскажем, как до внедрения платформы клиент вёл дела. Сотрудники создавали в Google файлы и таблицы, куда заносили информацию по проектам. Для каждого проекта был отдельный документ, в котором прикрепляли ссылки на макеты, другие проекты в рамках одной сделки, таблицы с характеристиками по проекту. А ещё в рамках одного, могло быть несколько дополнительных проектов. В общем, документов было много.
Если продюсер или руководитель хотели посмотреть детали сделки, то приходилось сначала искать проект в общем списке, затем переходить по ссылкам. Как итог, на компьютере открыто 50+ вкладок, приходилось долго искать среди них нужный документ, переходить по ссылкам и открывать новые документы.
Мы сделали интеграцию с сервисом Google и создали кнопку «Обновить данные» в карточке Сделки, чтобы можно было актуализировать сведения. Клиенту понравилась эту функция, однако со временем он решил автоматизировать процесс. Поэтому мы настроили синхронизация систем так, чтобы данные автоматически обновлялись в CRM раз в сутки.
Таким образом, сотрудникам не пришлось дублировать данные в обеих системах и тратить на это время, а на экране компьютера всегда открыто минимальное количество вкладок.
Смарт-процессы (все производства в единой сделке)
Для удобной работы и переноса процессов в систему мало синхронизировать Битрикс24 с документами Гугл. Мы настроили смарт-процессы в соответствии с 4 воронками продаж клиента: разовый и постоянный продакшн, роялти и аренда помещений. В смарт-процессах Битрикс24 фиксируется каждый этап производства и все они отражаются в Сделке.
Например, возьмём съёмку рекламы для магазина, в рамках которой сделали несколько рекламных кампаний. Все они относятся к одному основному проекту. Теперь сотрудники без труда видят стадию производства в рамках внутренней рекламной кампании и проект в целом.
График оплат и (будущая) интеграция с Бит.Финанс
Компания для фиксации и учёта оплат использует систему 1С:Бит.Финанс — учётную программу, которая позволяет пользователю:
- распределить поступившие платежи;
- создавать сущности Контрагентов, Договоров и другие;
- видеть, контролировать и управлять потоком финансов по каждому Договору.
Но в системе не хватает важных функций: она не уведомляет по платежам, не показывает общую картину по проекту и статус оплаты в сделке.
Мы уже ранее говорили, что в одной сделке может быть несколько других, по каждой из которых тоже должны прийти оплаты. Поэтому одной из задач стало получение, отражение и контроль оплат в CRM Битрикс24.
Чтобы видеть и контролировать оплаты по всем проектам, мы создали в Битрикс сущность «График оплат». В рамках сущности разработали специальные поля, где сотрудники фиксируют статус — полностью, частично погашено или не получена оплата. Кроме того, там указаны платежи, которые ожидаются по проекту.
Теперь куратор проекта или руководитель компании знает не только статус оплаты, но и может посмотреть, какие платежи запланированы. В карточке сделки для этого есть отдельная вкладка. Сейчас сотрудники вручную указывают оплаты по проектам в CRM, но в ближайшее время мы планируем интегрировать обе системы.
Однако, в данном случае стандартная интеграция не подойдёт, потому что в CRM есть кастомная сущность «График оплат» и поля, которых нет в Бит.Финанс. Кроме того, учётная система также была доработана с учётом специфики компании. Всё это приводит нас к разработке индивидуального модуля для интеграции Битрикс24 и 1С:Бит.Финанс.
В этом случае, оплаты, которые будут приходить в Бит.Финанс, автоматически попадут в Битрикс24 и прикрепятся в конкретной Сделке. А также отразятся в Графике оплат. Это значит, сотрудники не будут тратить время на перенос сведений из одной системы в другую, а кураторы проекта будут отслеживать финансовый статус сделки.
Отзыв клиента и планы на будущее
Платформа объединила и сгруппировала все документы по проектам в едином окне. Функции Битрикс24 помогают сотрудникам компании быстро обрабатывать задачи, не тратить время и нервы на поиск нужной информации и сосредоточиться на текущих задачах.
Коробочный битрикс24 подразумевает широкие возможности по доработке системы. Наш проект продолжает развиваться. В планах сделать кастомную интеграцию между Битрикс24 и 1С:Бит.Финанс, а также доработать функциональность системы.
