В Luckru обращаются компании с разными задачами. Некоторым нужно внедрить корпоративный портал, а кто-то нуждается только в CRM-системе для отдела продаж. Однако, когда клиенты понимают, что Битрикс24 реально помогает им управлять бизнесом, то хотят разработать дополнительные опции, чтобы упростить процесс еще больше.
Так получилось с нашим клиентом — поставщиком сельхозтехники. Изначально ему требовалось база, где можно хранить информацию по товарам, сделкам, а также клиентам. Однако впоследствии, он понял, что нужна единая система, которая охватит и учтет еще и особенности всех бизнес-процессов (далее БП) компании.
Так мы разработали опции, которые упростили проверку контрагентов, показывали в одном окне все взаиморасчеты с покупателем и заводом-изготовителем, а также позволили логисту за несколько минут оформлять доставку и отгрузку техники.
О клиенте
В Luckru обратилась компания «Стартек-Плюс» (далее по тексту Стартек)— крупный дилер сельскохозяйственной техники в России. Стратек поставляет тракторы и другую сельхозтехнику, а также занимается их гарантийным и постгарантийным ремонтом и обслуживанием. География дилера динамично развивается: все больше агрокомпаний в России обращаются в Стартек за тракторами и не только. Вместе с тем растет объем техники, которые поставляет и обслуживает компания, и также увеличивается список контрагентов.
Система «захлебывается»: о проблеме и ее решении
Стартек использовал Excel, 1С и любые подручные инструменты, где фиксировал данные по контактам, поставкам и ремонту техники. В компании специфический алгоритм согласования сделки, а также сложность с контролем взаиморасчетов между контрагентами. В организации до Битрикс24 не было единой системы, с помощью которой вели БП.
Поэтому существовал риск не внести данные, случайно удалить важную информацию или ошибиться в конкретных сведениях из-за человеческого фактора. В итоге сотрудники не всегда могли понять, прошел ли гарантийный срок на обслуживание и ремонт техники, был ли у них уже этот клиент и насколько он надежен.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Мы провели аудит БП компании и сформировали техническое задание. Было решено не только настроить базовые опции и доработать функциональность системы, но и разработать новые решения под задачи клиента. Наша команда поставила цель сделать процесс обработки и согласования заявки, а также дальнейшую работу по ней максимально понятными. Разработка коснулась как этапа продаж, так и послепродажного обслуживания:
- Автоматизировать БП, чтобы сократить риск ошибок в результате человеческого фактора.
- Сделать процесс обработки заявок разными специалистами через «одно окно» для наглядности и экономии времени.
- Интегрировать 1С с Битрикс24, чтобы оплаты за товары автоматически отображались в CRM.
- Упростить алгоритм действия сотрудников по обработке сделки, особенно доставке техники клиенту.
- Создать базу с объектами поставки и клиентами, а также сохранять историю по ним в системе.
- Организовать работу сервиса по гарантийному и постгарантийному обслуживанию техники.
Краеугольным камнем здесь выступала возможность хранить всю информацию по объектам: технические данные, покупателя, сведения по ремонту, остаток часов для гарантийного обслуживания и другую. Однако здесь имеет значение каждый этап обработки заявки, который начинается с момента обращения нового (или текущего) клиента в компанию.
Проверка контрагента
Заказчик не раз «обжигался» на недобросовестных контрагентах, поэтому компания в первую очередь проверяет их на благонадежность. Раньше процесс проверки и согласования контрагента проходил «вручную»: сотрудник проверял клиента по базе и узнавал его статус —текущий или новый. Только потом передавал папку с документами клиента юристу и ждал окончательного вердикта. Юрист «по старинке» рылся в бумагах, сверял реквизиты и данные, а также искал сведения через различные сервисы.
После внедрения Битрикс24, алгоритм не изменился, но процесс автоматизировался. Процесс проверки начинает менеджер, когда создает Сделку. В ней мы разработали поле с датой последней проверки: руководитель хотел быть уверенным, что все сроки точно соблюдаются. Поэтому мы сделали так, что передвигать сделку по таблице канбан и менять вручную дату проверки контрагента невозможно. Такие действия привязаны к статусу Сделки: она передвигается на следующий этап и дата автоматически «подтягивается» в соответствующее поле после проверки контрагента юристом.
Процесс отличается для новых и текущих клиентов. Система автоматически определяет, нужно ли согласовывать текущего клиента с юристом или можно «двигать» сделку дальше. Для этого система «смотрит» на дату последнего согласования сведений: если проверка была не более года назад, то заново сверять данные не нужно. Новые клиенты проходят проверку в любом случае. Таким образом влиять на процесс согласования сотрудники не могут: им не надо думать, проверять ли контрагента или нет. За них это делает система. Такое решение экономит время сотрудников и предотвращаются возможные ошибки с их стороны.
Когда менеджер создает Сделку и вводит наименование клиента, то все сведения по нему автоматически подтягиваются из базы. По новому клиенту сотрудник самостоятельно заполняет карточку, а потом отправляет юристу. Мы разработали специальную форму для БП Согласование с юристом. В ней менеджер указывает основные сведения по компании и прикреплять документы, которые потребуются юристу при проверке клиента. При этом стикер со Сделкой перемещается на этап Проверки контрагента и закрашивается желтым цветом. Каждому этапу согласования соответствует определенный цвет, который обозначает разный статус сделки и помогает обратить внимание сотрудников на приоритетные задачи.
Для юриста мы создали опцию, которая открывает документы в двух разных окнах одновременно: реквизиты компании (которые надо обновить) и документы контрагента (откуда берут информацию). Особенность решения в том, что юристу не надо прыгать по вкладками, сравнивать информацию и выискивать соответствующие данные. Все что нужно — перед глазами. Такое решение сокращает время на проверку данных. После этапа согласования с юристом, сделка переходит на следующий этап — подготовка данных для КП. При этом все документы по согласованию сохраняются в карточке клиента.
Коммерческое предложение: закупщик, логист и управленец
Процесс формирования и согласования КП состоит из нескольких этапов. Поэтому мы разработали несколько вкладок в сущности Сделка (по сути для учета каждого этапа): Подготовка данных для КП; Заявки на подготовку КП; Реестр тракторов; Товары; Реестр сельхозтехники; Предложения и другое.
Управленец
Этап «Подготовка данных для КП» — полностью на менеджере. Согласовывать КП надо внимательно, ведь объект продажи — сложная и дорогая техника. Нюанс в том, что клиентам иногда нужны сборные варианты: корпус трактора одной модели, а ковш от другой. Бывает, что в рамках одной сделки требуется несколько тракторов с разной комплектацией. Такие нюансы надо сразу учитывать.
Задача менеджера — сделать заявку на расчет стоимости техники. В Битрикс мы разработали форму заявки на КП, которую заполняет специалист (обычно с помощью специально созданных справочников): завод-изготовитель, наименование товара, условия продажи, комплектация, количество.
В форме, менеджер может внести несколько товаров, а потом сохранить все вместе. Затем сотрудник направляет заявку на согласование закупщику и логисту. В это время Сделка «перемещается» на следующую стадию.
Закупщик и логист
Согласование переходит на стадию «Заявка на подготовку КП». Здесь мы разработали форму, которую должны заполнить закупщик и логист. Закупщик — это специалист, который работает непосредственно с заводом-изготовителем. Он узнает все: стоимость, комплектацию, сроки производства, поставки товара и другое. Когда закупщик берет в работу заяву и начинает по ней заполнять поля, то она «окрашивается» в желтый цвет. Это сигнал для других сотрудников, что закупщик сейчас работает с данной сделкой. При этом логист может согласовывать заявку одновременно с закупщиком.
Закупщик заполняет форму по комплектации, срокам и стоимости товара. Он указывает скидку, этапы и сроки оплаты, а также способ доставки. Эта информация требуется логисту для согласования КП со своей стороны. Особенность формы в том, что специалисты могут заполнять только свои поля. Логист делает расчет стоимости доставки уже на основе информации от закупщика. После того, как специалисты обработали заявку, он окрашивается в совем другой цвет (оранжево-зеленый), который «говорит», что заявка расчета КП со стороны закупщика и логиста завершена.
Создаем КП
В форме по расчету КП есть кнопка, чтобы создать непосредственно коммерческое предложение. По ней открывается специальная форма с динамическими полями. Их можно заполнить вручную или выбрать вариант из выпадающего списка. Фактически, это конструктор коммерческого предложения, для быстрого создания документа по шаблону. Сотрудник (менеджер) может редактировать его и запускать на согласование. Особенность разработки: в шаблоне есть История согласования в которой фиксируются все действия, которые совершили в конструкторе.
В цепочке сотрудников, последним КП согласует коммерческий директор. Он получает автоматическое уведомление, что помогает привлечь внимание к сделке и не упустить время, пока предложение актуально. Если срок согласования превышен и КП «устарело», то можно запустить процесс заново, предварительно подкорректировав устаревшие данные. Последним согласовывает КП клиент, а затем специалисты создают Договор.
Договор поставки
В конструкторе коммерческого предложения, которое уже согласовано, есть переход на стадию Договора. Они бывают разные и есть возможность выбрать шаблон, который подходит в конкретном случае. Его особенность (как и конструктора КП), в том что данные автоматически подтягивается из коммерческого предложения. Для полей, которые автоматически не заполняются, есть справочник с динамическими полями. В нем сотрудник выбирает нужные данные и сохраняет готовый документ.
Запускается процесс согласования договора, который делает юрист. У юриста есть три варианта: согласовать, согласовать с замечаниями или отказать. Для каждого из вариантов свой БП.
Карточки техники
Дальше идет то, ради чего и затевался проект — закупщик создает карточку техники. В карточке товара указывают все, что было с техникой. Изначально компания столкнулась с трудностями: невозможно отследить, сколько точно осталось гарантийных часов для ремонта или обслуживания техники. Ведь до Битрикс24, у Стартек не было единой системы, в которой можно оперативно отслеживать историю каждой единицы товара. Например, указать завод-изготовитель, по какой сделке продали трактор, когда владелец обращался за ремонтом, проходил ли он ТО, сколько часов осталось до окончания гарантии и так далее.
После того, как Договор согласовали, сотрудник вносит данные по товарам в реестры тракторов и сельхозтехники. Так формируется база из тракторов и техники, которые когда-либо поставлял, ремонтировал и обслуживал Стартек. Они «привязываются» в системе к сделкам и клиентам. Сотрудники могут нажать на любое значение в карточках и посмотреть детальную информацию.
В дальнейшем, все обращения покупателей фиксируются в системе, а данные сельхозтехники соответственно обновляются. Теперь сотрудники видят историю по каждому трактору и другой технике. Значит не пропустят окончание гарантийного срока обслуживания и ремонта. В карточку техники мы добавили другую полезную опция — переход в реестр оплат по товару.
Реестр оплат по заводам
Компания нуждалась не только в карточке техники, но и в удобной таблице с динамическими данными по оплатам за товары. Так получилось, что раньше заказчик вел учет оплат только в 1С. Однако ему этого было недостаточно: приходилось собирать данные с оплатами по всей программе, рассчитывать общую оплаченную сумму, а также оставшуюся к оплате сумму.
Клиент хотел удобную таблицу, в которой все оплаты собирались и рассчитывались автоматически. Кроме того, дополнительной задачей стала разработка таблицы по взаиморасчетам с заводом-изготовителем.
Особенность сделок по покупки сельхозтехники в том, что в рамках одной могут купить несколько товаров (например, тракторов). При этом, оплата по сделке может поступать частями, в зависимости от договоренностей между сторонами и других факторов. Закупщик распределяет оплаты между техниками в сделке так, как выгодней всего расплатиться с заводом-изготовителем. Поэтому клиенту было удобно сразу видеть взаиморасчеты не только с покупателем, но и с заводом. Именно такую опцию мы и разработали.
Теперь сотрудники видят текущую оплату за товар, остаток долга, а также взаиморасчет с заводом по сделке. Теперь сотрудникам не надо переключаться между программами и вкладками, и выискивать информацию. Они работают в «одном окне» и видят движения денежных средств. После того, как клиент оплатил технику, а завод принял платежи, настает время доставки товара.
Отгрузка (доставка)
После полного взаиморасчета с контрагентами, к процессу снова подключается логист. Его задача рассчитать и оформить доставку груза покупателю. Раньше приходилось несколько часов планировать доставку каждого товара: собирать данные, согласовывать детали с другими специалистами и строить маршрут. Разработанные опции в Битрикс24 помогают логисту формировать отгрузки за несколько минут.
Специалист рассчитывает доставку груза покупателю по трем сценариям:
- от завода в Стартек;
- от Стартек к клиенту;
- от завода-изготовителя к клиенту.
В реестре оплат по заводам логист видит статус техники «Прибыл в пункт выгрузки» и открывает окно «Создать доставку». Специалист заполняет поля: пункт выгрузки, способ доставки, модель техники, габариты, вес, адрес прибытия, даты, адрес забора и остальное.
Все, что формирует логист попадает в Реестр Доставка с тремя вкладками: Забор груза с завода, Доставка клиенту и Распределение по ТС. Здесь специалист в удобном интерфейсе может сформировать совместную доставку нескольких машин (отгрузку), даже если они относятся к разным сделкам. Отгрузки отражаются в вкладке Распределение по ТС, где указаны основные сведения по доставке груза: контактные данные водителя, стить работ, сделку, технику, клиента, а главное статус процесса. В дальнейшем сотрудник контролирует отгрузку и видит статусы доставки по всем проданным товарам.
Итоги
Проект показал, что Битрикс24 можно использовать как базу для разработки опций, которые помогают эффективно управлять бизнесом. Каждое новшество сделано исключительно под уникальные бизнес-процессы компании:
- невозможно вручную менять даты согласования контрагентов и переносить сделку на следующий этап;
- обозначение тикетов (карточек) сделки определенным цветом, в зависимости от статуса и этапа;
- параллельные два окна с данными для проверки и редактуры сведений о контрагенте;
- множество специализированных реестров;
- карточка транспорта, где сохраняется его история — завод-изготовитель, покупатель, обращение по ремонту, ТО, изображение и другое;
- таблицы с отслеживанием и контролем по взаиморасчетам между компаниями;
- удобный интерфейс по формированию отгрузки для логиста.
Теперь компания сохраняет полную информацию о товаре, сотрудники экономят время на рутинных процессах, а также отслеживают выполнение условий сделки в единой системе. Хотите найти решение для ваших бизнес-задач? Оставьте заявку и наши менеджеры проконсультируют Вас.
