ЭДО в Битрикс24: как мы сделали удобную интеграцию с Контур.Диадок

По данным Минцифры в 2023 г. объём передаваемых документов по ЭДО вырос на 35%. Операторы электронного документооборота также отмечают рост количества пользователей их продуктами: Контур.Диадок, СБИС и другими. Компании-пользователи программ, передают через них договоры, счёта-фактуры, акты выполненных работ и другие документы.

Однако компании для внутренней работы с документами используют другие программы, например, CRM и корпоративный портал продукта компании 1С-Битрикс. В таких случаях становится ясно, что синхронизация обеих программ оптимизирует работу сотрудников, а значит, нужна бесшовная интеграция сервиса ЭДО и Битрикс24.

Электронный документооборот в Битрикс24 и Диадок

К нам обратилась компания с задачей сделать миграцию из облачного Битрикс24 в «коробку», а также разработать интеграцию Битрикс24 с Контур.Диадок. Предполагалось, что в результате, менеджеры будут видеть документы, которые пришли по ЭДО напрямую в Битрикс24, не заходя в Диадок. Но мы пошли дальше: предложили сделать так, чтобы сотрудники не только отслеживали статус документов, но и смогли инициировать дальнейшее согласование и подписание документа.

Разбираемся в сути ЭДО

Компании выбирают электронный документооборот именно из-за следующих преимуществ — экономии средств на бумаге, почтовых расходов и времени сторон. С издержками на отправку физических документов всё понятно — электронная пересылка не требует распечатки документа на бумажном носителе и услуг курьера или почты. Однако над экономией времени надо работать.

Для начала подчеркнём некоторые моменты: в ЭДО используют неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП). С помощью НЭП будет иметь юридическую силу, только в обусловленных законом случаях и при официальном признании сторонами такого способа. Например, такая подпись используется для внутреннего корпоративного документооборота.

С помощью КЭП подписывать налоговые декларация, договоры с компаниями, совершать сделки на Госуслугах, участвовать в торгах и совершать другие юридически значимые действия.

Делать КЭП для всех сотрудников нерационально. Менеджер по продажам не будет заключать договор с контрагентом от лица компании или подписывать счёт-фактуру.

Именно здесь и кроется «узкое» место в процессах многих компаний. Доступ в Диадок и права подписи у сотрудников нет и все ждут одного человека, чтобы узнать статус документов. Что же делать, чтобы ускорить процесс?

Работа над документами в Контур.Диадок и Битрикс24

Сотрудники заказчика привыкли вести документооборот в Битрикс24: любые договоры, соглашения и их проекты проходят процесс согласования, логика которого может отличаться в зависимости от типа документа. Но при этом компания пользуется Контур.Диадок для обмена документами с контрагентами.

Как это происходит без интеграции с Битрикс24:

1. документ приходил в Диадок;
2. файл выгружают из программы ЭДО и загружают в CRM;
3. менеджер инициирует бизнес-процесс «Согласование документа»;
4. лицо с КЭП по результатам БП меняет статус документа в Диадок.

Между первым и вторым шагом есть заминка во времени: надо ждать, когда тот, у кого есть права, зайдет в Диадок и узнает статус документа. Сотрудники работают с закрывающими документами, но доступ в Диадок не имеют и поэтому не знают, какой у них статус: подписаны/согласованы или нет. Это тормозит работу и не даёт двигаться дальше.

Мы сделали интеграцию между программами, чтобы сотрудникам не пришлось ждать информации и они могли сразу запускать работу по документам. Для этого разработали в Битрикс24 заказчика интерфейс Диадок, который работает как зеркало: там отражаются все, что пришло по ЭДО. При этом сотрудники без специальных прав в самом Диадоке делать ничего не могут. Зато в Битрикс24 они могут:

• Посматривать контрагента. Наименование контрагента кликабельное, это значит, что нажимая на него можно попасть в карточку компании в CRM и узнать нужную информацию: ответственного менеджера, сделки, этапы работы, проекты, реквизиты.
• Просматривать файл документа, который прислали.
• Запускать согласования документа по бизнес-процессу в Битрикс24.

Дальше всё идёт по стандартной для заказчика схеме: к работе над документом подключаются все нужные специалисты. Например, юрист сверяет присланный по ЭДО документ с проектом такого договора из специального реестра в Битрикс24.

Впоследствии в специальном интерфейсе задания на согласование будут выскакивать все согласованные документы по контрагенту, и юристу не придётся переходить в другую вкладку с реестром согласованный проектов документов, чтобы все это увидеть.

После сверки и подтверждения идентичности, БП продолжается. Если документ соответствует согласованному проекту, он отмечается как готовый к подписанию, если не соответствует — направляется на аннулирование. Это видит лицо с КЭП и понимает, как действовать дальше: согласовать или аннулировать документ в самом сервисе ЭДО.

Итоги интеграции Контур.Диадок и Битрикс24

Интеграция Битрикс24 и Контур.Диадок позволила компании «развязать» руки сотрудникам и сократить время на работу с документами. Тем самым ускорить текущий рабочий процесс. Кроме того, мы сделали ежедневное обновление в полночь и обновление по кнопке, а также фиксацию даты поступления документа в ЭДО, поэтому пропустить его почти нереально. Интеграция и сопутствующие функции удобны тем, что сотрудники не зависят от одного человека, и даже в случае отсутствия ответственного сотрудника по болезни, сделка не остановится.