1. Электронный документооборот в Битрикс24 и Диадок ▸ Разбираемся в сути ЭДО ▸ Работа над документами в Контур.Диадок и Битрикс24 2. Итоги интеграции Контур.Диадок и Битрикс24 |
По данным Минцифры в 2023 г. объём передаваемых документов по ЭДО вырос на 35%. Операторы электронного документооборота также отмечают рост количества пользователей их продуктами: Контур.Диадок, СБИС и другими. Компании-пользователи программ, передают через них договоры, счёта-фактуры, акты выполненных работ и другие документы.
Однако компании для внутренней работы с документами используют другие программы, например, CRM и корпоративный портал продукта компании 1С-Битрикс. В таких случаях становится ясно, что синхронизация обеих программ оптимизирует работу сотрудников, а значит, нужна бесшовная интеграция сервиса ЭДО и Битрикс24.
Электронный документооборот в Битрикс24 и Диадок
К нам обратилась компания с задачей сделать миграцию из облачного Битрикс24 в «коробку», а также разработать интеграцию Битрикс24 с Контур.Диадок. Предполагалось, что в результате, менеджеры будут видеть документы, которые пришли по ЭДО напрямую в Битрикс24, не заходя в Диадок. Но мы пошли дальше: предложили сделать так, чтобы сотрудники не только отслеживали статус документов, но и смогли инициировать дальнейшее согласование и подписание документа.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Разбираемся в сути ЭДО
Компании выбирают электронный документооборот именно из-за следующих преимуществ — экономии средств на бумаге, почтовых расходов и времени сторон. С издержками на отправку физических документов всё понятно — электронная пересылка не требует распечатки документа на бумажном носителе и услуг курьера или почты. Однако над экономией времени надо работать.
Для начала подчеркнём некоторые моменты: в ЭДО используют неквалифицированную электронную подпись (НЭП) и квалифицированную электронную подпись (КЭП). С помощью НЭП будет иметь юридическую силу, только в обусловленных законом случаях и при официальном признании сторонами такого способа. Например, такая подпись используется для внутреннего корпоративного документооборота.
С помощью КЭП подписывать налоговые декларация, договоры с компаниями, совершать сделки на Госуслугах, участвовать в торгах и совершать другие юридически значимые действия.
КЭП = собственная подпись документов. В компаниях такой подписью обладает ограниченное количество сотрудников. Например, генеральный директор или главный бухгалтер. Они подписывают все ключевые документы: договоры с сотрудниками, контрагентами, закрывающие финансовые акты, счёта и т.д. От статуса этих документов зависит дальнейшая работа. Например, без подписи договора о подряде, услуги не будут оказаны и оплачены.
Делать КЭП для всех сотрудников нерационально. Менеджер по продажам не будет заключать договор с контрагентом от лица компании или подписывать счёт-фактуру.
Именно здесь и кроется «узкое» место в процессах многих компаний. Доступ в Диадок и права подписи у сотрудников нет и все ждут одного человека, чтобы узнать статус документов. Что же делать, чтобы ускорить процесс?
Работа над документами в Контур.Диадок и Битрикс24
Сотрудники заказчика привыкли вести документооборот в Битрикс24: любые договоры, соглашения и их проекты проходят процесс согласования, логика которого может отличаться в зависимости от типа документа. Но при этом компания пользуется Контур.Диадок для обмена документами с контрагентами.
Как это происходит без интеграции с Битрикс24:
- документ приходил в Диадок;
- файл выгружают из программы ЭДО и загружают в CRM;
- менеджер инициирует бизнес-процесс «Согласование документа»;
- лицо с КЭП по результатам БП меняет статус документа в Диадок.
Между первым и вторым шагом есть заминка во времени: надо ждать, когда тот, у кого есть права, зайдет в Диадок и узнает статус документа. Сотрудники работают с закрывающими документами, но доступ в Диадок не имеют и поэтому не знают, какой у них статус: подписаны/согласованы или нет. Это тормозит работу и не даёт двигаться дальше.

Мы сделали интеграцию между программами, чтобы сотрудникам не пришлось ждать информации и они могли сразу запускать работу по документам. Для этого разработали в Битрикс24 заказчика интерфейс Диадок, который работает как зеркало: там отражаются все, что пришло по ЭДО. При этом сотрудники без специальных прав в самом Диадоке делать ничего не могут. Зато в Битрикс24 они могут:
- Посматривать контрагента. Наименование контрагента кликабельное, это значит, что нажимая на него можно попасть в карточку компании в CRM и узнать нужную информацию: ответственного менеджера, сделки, этапы работы, проекты, реквизиты.
- Просматривать файл документа, который прислали.
- Запускать согласования документа по бизнес-процессу в Битрикс24.

Дальше всё идёт по стандартной для заказчика схеме: к работе над документом подключаются все нужные специалисты. Например, юрист сверяет присланный по ЭДО документ с проектом такого договора из специального реестра в Битрикс24.

Впоследствии в специальном интерфейсе задания на согласование будут выскакивать все согласованные документы по контрагенту, и юристу не придётся переходить в другую вкладку с реестром согласованный проектов документов, чтобы все это увидеть.
После сверки и подтверждения идентичности, БП продолжается. Если документ соответствует согласованному проекту, он отмечается как готовый к подписанию, если не соответствует — направляется на аннулирование. Это видит лицо с КЭП и понимает, как действовать дальше: согласовать или аннулировать документ в самом сервисе ЭДО.
Любой сотрудник может запускать бизнес-процесс согласования документов из Диадока. Он заходит в реестр, видит, что от контрагента пришёл документ и нажимает «Согласовать». Здесь же может написать дополнительный комментарий к задаче. А дальше запускается процесс согласования, который проходит через администратора ЭДО. Тот устанавливает инициатор и тип документа, который переходит дальше к следующему специалисту. Например, юрист проверяет соответствие договора в ЭДО проекту, а закрывающий документ проверяет сам инициатор. После этого администратор ЭДО подписывает или аннулирует документ. Такая функция удобна, чтобы процесс не останавливается, если ответственный за сделку сотрудник заболел или уволился. Комментарий аналитика проекта Павла Аксенова
Итоги интеграции Контур.Диадок и Битрикс24
Интеграция Битрикс24 и Контур.Диадок позволила компании «развязать» руки сотрудникам и сократить время на работу с документами. Тем самым ускорить текущий рабочий процесс. Кроме того, мы сделали ежедневное обновление в полночь и обновление по кнопке, а также фиксацию даты поступления документа в ЭДО, поэтому пропустить его почти нереально. Интеграция и сопутствующие функции удобны тем, что сотрудники не зависят от одного человека, и даже в случае отсутствия ответственного сотрудника по болезни, сделка не остановится.