Часть ведущих вендоров программного обеспечения (ПО) ушла с рынка РФ. Пользователи их продуктов теперь ищут аналоги платформ для рабочих процессов. При выборе на первый план выходят следующие критерии:
- система должна закрыть задачи компании;
- было «подъёмной» по стоимости и обслуживанию;
- надёжной (не собираться уходить с рынка).
Таким критериям отвечает Битрикс24. Мы расскажем, как наш клиент переехал с платформы Creatio от Terrasoft на Битрикс24 и какие сложности при этом возникли.
Успеть за 2,5 месяца
В Luckru обратился федеральный производитель и поставщик строительных материалов, техники и инструментов для работы с бетоном. У Заказчика офисы и склады в 11 подразделениях РФ. Ежедневно системой пользуются до 100 сотрудников. В компании несколько основных направлений: производство, продажи, а также внутренняя организация работы. Сотрудники помимо платформы Creatio (бывший bpm’online) от Террасофт, использовали 1С:Бухгалтерия для учёта товаров на складе.
Заказчик изначально выбрал Creatio, потому что платформа специализировалась на автоматизации каждого шага бизнес-процесса. Благодаря такой системе, компания:
- отслеживала всю работу;
- понимала, как улучшить процесс;
- перенастраивала рабочие алгоритмы.
Платформа помогала повысить эффективность компании и успешно управлять бизнесом, поэтому Заказчику было важно найти аналог, куда перенести все рабочие процессы. Компания изучили варианты на российском рынке и выяснила, что единственным достойным вариантом является Битрикс24.
CRM Битрикс24 — это инструмент для управления продажами, маркетингом и взаимоотношениями с клиентами. BPMS — нацелена на одновременное управление бизнес-процессами и дальнейшее их совершенствование.
Платформы похожи — каждая имеет функции для корпоративного портала и CRM:
- Маркетинговая автоматизация.
- Сервисное обслуживание.
- Управление проектами.
- Аналитика и отчётность.
- Управление продажами.
Несмотря на сходство, одномоментно заменить одну другой не получится, так как каждая из систем специализируется на своём направлении: Creatio — автоматизация БП компании, а Битрикс24 — управление бизнесом и отношениями с клиентами. Зато последнюю можно использовать как базу для ряда доработок, которые есть в Creatio.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Разработка в Битрикс24
Процесс перехода на новую систему заключался в переносе стандартных процессов на новую платформу, настройке воронок продаж, полей и другого. Но помимо прочего, компании требовались функции, которые штатно не заложены в Битрикс24.
Сделки в Битрикс24 = Счёт в 1С
Воронка продаж стандартная: Лид → Сделка. Однако Заказчик хотел внести изменения в процесс. Обычно в Битрикс24 следующая стандартная механика: поступает заявка, которая превращается в Лид. После обработки лида (в случае положительного исхода), менеджер создаёт Сделку, в которой уже происходит документооборот: составляют договоры, формируют счета и так далее.
В проекте — Сделка = счёту. То есть как только менеджер выставлял счёт, Лид автоматически конвертировался в Сделку, что инициировало создание документа Счёт в 1С (т.е. начиналась связка-интеграция платформ).
Сложностью была соединить нужные поля в платформах, ведь они используют разные сущности: в Битрикс24 — Сделки, а в 1С — Счет. Да и особенностью проекта стали (нехарактерные для Битрикс24) динамические поля, которые мы создали согласно ТЗ: разработали, вручную соединили нужные элементы, а потом отладили работу в программах (например, поле «Организация», о котором мы расскажем позднее). Это упростило работу сотрудникам и помогло им быстрее обрабатывать Сделки.
С такой же целью мы добавили новую функцию для выставленных счетов. Как показать в системе, что контрагент договорился о частичном переводе средств или запаздывает с платежами? В таких условиях, для удобства сотрудников, сделали функцию окрашивания Сделки в разные цвета в зависимости от степени оплаты счёта. И так сотрудники понимают по цвету сделки, как статус оплаты и знают, что дальше с ней делать.
Итак, Лид превратился в Сделку, появился счёт, его оплатили, а значит, менеджер запускает следующий этап — формирует Заявку на отгрузку в смарт-процессах Битрикс24.
Привязываем смарт-процессы к сущностям Битрикс24
Компания использует специальные рабочие сценарии, которые мы сделали с помощью смарт-процессов:
- Заявка на отгрузку.
- Заявка на производство.
- Заявка на внутреннюю отгрузку.
Особенность платформы в том, что Битрикс24 не привязывает смарт-процессы к другим сущностям в системе. Значит, все важные детали сделки, проекта, задачи, останутся вне карточки CRM.
В Битрикс24 есть смарт-процессы, которые позволяют автоматизировать и роботизировать целый процесс. А именно сделать сценарии действий в зависимости от решений по промежуточной задаче. Это одна из причин, почему Битрикс24 стал заменой Creatio. Смарт-процессы помогают настроить все рабочие алгоритмы компании, при этом не надо создавать отдельные сущности в системе, что удешевляет процесс разработки. комментарий от команды Luckru
А ещё мы добавили кастомные поля в смарт-процессы и даже сделали часть из них множественными. Например, в Заявке на отгрузку логист отмечает дату фактической отгрузки, планируемую дату и способ доставки — такие данные полезно отражать в Сделке.
Мы сделали так, чтобы все эти процессы привязывались к сделкам и сотрудники могли увидеть детали сделки, просто открыв карточку в CRM Битрикс24. Кроме того, эти данные «оседали» и в связанных со Сделкой сущностях ↓
Новая сущность в Битрикс24
В Битрикс24 есть разные сущности: Сделка, Компания, Контакт, Лид. Но что делать, если проект настолько крупный, что в его рамках проходят несколько разных сделок? Для Заказчика характерна именно такая ситуация. Сотрудникам и руководителям (в частности) требовалось видеть в одном месте все данные по сделкам, которые касаются конкретного проекта.
Для этого мы создали новую сущность — Объекты. Она концентрирует в себе все сделки, контакты, проекты и задачи. По сути, это стандартная воронка продаж, только она может включить в себя несколько других воронок продаж.
Дополнительно сделали специальные многоуровневые списки в виде таблицы, куда Заказчик вносит контрагентов и контактных лиц по нему. Каждый элемент в таблице кликабелен, то есть можно перейти в карточку контрагента и посмотреть детали. Такие динамические поля в том числе «тянули» информацию из учётной системы Заказчика.
Интеграция 1С и Битрикс24
Заказчик хотел полностью перенести работу в Битрикс24, чтобы менеджерам не приходилось переключаться между разными программами. Ведь в таком случае сокращается риск ошибиться в рабочих операциях.
Динамические поля в Битрикс24
Заказчик подтягивал из 1С много информации: несколько видов счетов, организаций, количество товаров на складе. При этом раньше сотрудники вручную составляли документы, где указывали реквизиты определённого филиала. Компания хотела ускорить документооборот и сократить риск ошибок.
Мы сделали динамические поля с возможностью выбора юрлица и автоматической подстановкой соответствующих данных. Теперь система формирует документы (договоры, доп.соглашения, счёта) и ставит реквизиты конкретной компании, которую выбирают в динамическом поле «Организация». Теперь сотрудники сократили время на корректное составление документов и ведение сделки.
Интерфейс по товарам из 1С (передача данных со склада)
Цель заказчика — сконцентрировать работу менеджеров по всем операциям в Битрикс24. По идее, сотрудники вообще не должны были заходить и делать операции в 1С. Однако для ведения учёта по складам, на котором специализируется 1С, Битрикс24 не предназначен.
Мы разработали специальный интерфейс в Битрикс24, в котором менеджеры видят остатки, конкретный склад и товары. При этом информация «подгружались» в таблицу в реальном времени. Это было нелегко, так как 1С долго обрабатывает данные об объёмах.
Горящие сроки: успеть за 30 дней
Изначально предполагалось, что проект займёт 70 рабочих дней, но переезд занял всего 30 дней. При этом, клиент получил полностью рабочую коробку Битрикс24 и интеграцию с 1С. Проект ещё раз доказал, что Битрикс24 подходит для миграции с Creatio, так как можно доработать функции, которые будут закрывать индивидуальные задачи организации.
Если у вас есть похожий проект или вы хотите проконсультироваться относительно других задач, отправьте нам заявку. Наши менеджеры свяжутся с вами в течение 30 минут.
