Предыстория
Компания ООО «Диагностика» входит в группу компаний «Диагностика», которая была основана в 1994 году. Основными видами деятельности компании являются работы по обязательной и добровольной оценке (подтверждению) соответствия требованиям, установленным в технических регламентах, национальных стандартах, документах в области стандартизации, оценка безопасности рабочих мест, проведение испытаний, измерений, исследований оборудования и материалов.
Штат компании насчитывает 98 сотрудников в различных областях деятельности: орган по сертификации оборудования и материалов, лаборатория неразрушающего контроля, лаборатория испытания продукции, аналитическая химическая лаборатория.
Что хотел клиент
- Внедрить систему управления продажами на базе Bitrix24;
- Настроить отправку заявки на обратный звонок с сайта напрямую в CRM-систему;
- Организовать автоматический сбор заявок из почты;
- Максимально упростить внедрение системы в бизнес клиента путём автоматизации процессов работы со сделками;
- Настроить автоматическое формирование шаблонов документов напрямую из модуля CRM Сделка.
Этапы решения
Часть 1. Автоматизация процесса заполнения документов:
Целью компании является предложение широкого спектра услуг в области обязательной оценки соответствия установленным требованиям.
В связи с этим подразумевается работа с большим количеством различной документации:
- Акты;
- Договоры;
- Счета;
- Заявки на проведение сертификации ворот;
- Решения по заявке на проведение сертификации ворот;
- Распоряжения по заявке на проведение сертификации ворот;
- Заявки на проведение испытаний продукции;
- Распоряжения на проведение испытаний;
- Решения о выдаче сертификата;
- Заключения к заявке.
Поскольку их заполнение вручную отнимает огромное количество времени, было принято решение о автоматизации процесса заполнения документов с помощью шаблонов документов Bitrix24.
Часть 2. Реализация последовательного назначения задач:
Также необходимо реализовать последовательное назначение задач по факту завершения предыдущей:
- работа с документами;
- взаимодействие всех отделов компании (секретариат, коммерческий отдел, бухгалтерия, сметный отдел, технический отдел, и др.);
- схема сертификации (повторное прохождение всех этапов продаж по прошествии срока сертификации).
Для этого организовали бизнес-процесс, который помимо вышеупомянутого функционала включает базовые автоматизации: уведомления и задачи менеджерам – для упрощения адаптации к новой системе.
Часть 3. Обучение и подготовка команды:
Также одной и задач являлось обучение и подготовка команды к использованию Bitrix24 без остановки работы компании. Для этого было проведено несколько сессий, в ходе которых организовали знакомство с основами работы в CRM-системе, обсудили процессы взаимодействия отделов в процессе продажи и познакомили с итогами проектирования автоматизации.
Кроме того, создали чат в мессенджере, куда руководитель мог задать вопрос и получать оперативный ответ.
В результате:
- Организована воронка продаж, которая была спроектирована в ходе подробного аудита бизнес-процессов компании;
- Оптимизированы карточки лида, сделки, контакта и компании под конкретные потребности бизнеса;
- В систему добавлены сотрудники, сформирована структура компании;
- Настроены роботы и бизнес-процессы для упрощения и частичной автоматизации работы с сертификацией потенциального клиента;
- Настроено автоматическое формирование шаблонов документов.
Пример использования системы
1. Поступление заявки на обратный звонок
При поступлении заявки на обратный звонок с сайта в Битрикс24 создается новый лид. Руководитель отдела продаж назначает ответственного менеджера, если заявка поступила от нового клиента. Менеджер связывается с клиентом, заполняет карточку лида, указывает вид услуг необходимых клиенту, определяет, является ли лид целевым.
В случае, если с клиентом будет продолжаться работа, лид конвертируется в сделку. На первом этапе сделки заполняются данные для документов и сертификации предмета договора, а по факту его согласования клиенту выставляется счет на выполнение работ.
2. Переход сделки на этап выполнения работ
При переходе сделки на этап выполнения работ, технический специалист получает задачу на назначение даты обследования и его проведение.
По факту выставления отметки о выполнении задания техническим специалистом менеджер получает свою задачу на оформление и передачу документов – протокола, сертификата, счета, акта и других – клиенту.
А как только документы отправлены – ставится задача получить их подписанными от клиента.
3. После сертификации в Инспекционный контроль №1 и №2
По факту реализации сертификации клиента через 10 месяцев сделка копируется в направление Инспекционный контроль №1, а по прошествии 2 лет на основании этой сделки создается новый лид.
Как только сделка попадает в Инспекционный контроль №1 – менеджер связывается с клиентом, и если последний соглашается, то менеджер получает задачу на оформление и передачу ему ряда документов: протокола, акта и др. А как только документы отправлены, ставится задача получить подписанные документы от клиента.
На этапе завершения Инспекционного контроля №1 через 10 месяцев сделка копируется в направление Инспекционный контроль №2, где проходит через те же этапы, что и в Инспекционном контроле №2.
