Бывает, что для ведения бизнеса стандартных инструментов становится недостаточно. Представьте, если в компании работает один менеджер и пару сотрудников производства, а в неделю формируется 1-2 заказа — тогда вполне может хватить таблицы в Excel. Однако, если у организации большой ассортимент товаров, штат сотрудников, несколько разных цепочек бизнес-процессов (б-п), то обычной таблицы будет мало.
.jpg "Аналитика.jpg")
В таких случаях нужен единый программный продукт, который совместит в себе необходимую функциональность для сотрудников и учтет б-п компании. При этом будет здорово, если он «не влетит в копеечку». В такие условия хорошо вписывается готовое решение на базе Битрикса24. Конечно задачи у организаций стоят разные и не всегда Б24 идеально подходит для их реализацию, но в таком случае можно доработать под себя отдельную функциональность (т.е. кастомизировать).
Мир Шиншилл: задачи, процессы, цели
Так получилось у нашего клиента — Мир Шиншилл. Это компания по производству и продаже витрин и вольеров для домашних животных: шиншилл, грызунов, кроликов, ежей, свинок, собак, птиц. Их особенность в том, что они сами создают товары, в том числе по индивидуальным размерам. В компании вся деятельность основана на продажах, производстве и бухгалтерии.
В работе они использовали таблицы Excel и мессенджер Whatsapp. Сотрудникам приходилось в ручном режиме вбивать все данные, перепроверять характеристики материалов для заявки поставщикам и согласования изделий с покупателями и отделом производства. В итоге компания столкнулась с рядом проблем:
- сбивались данные в таблицах из-за человеческого фактора (сотрудник мог случайно ошибиться);
- тратили много времени для заполнения таблиц, оформления заявки поставщику и согласования заказа;
- не могли посмотреть финансовые отчеты за прошедшие периоды.
Клиент понял, что для слаженной работы всех отделов нужна единая платформа. При этом для сотрудников производства клиент хотел сделать отдельный сайт (с минимальными стандартными функциями) без их доступа в Б24. Он заметил, что в реализованном кейсе мебельной компании Уралопора, решаются похожие задачи, поэтому обратился к нам.
У Вас похожий проект или аналогичные задачи?
Давайте обсудим
Кастомизация портала
Чтобы понять как закрыть все потребности клиента, мы погрузились в рабочий процесс компании: провели аудит бизнес-процессов, подготовили техническое задание, проектную документацию и приступили к разработке. Мир шиншилл решил внедрить коробочную версию Битрикс24 и доработать ее под свои бизнес-процессы. Забегая вперед скажем, что у нас по сути получилось разработать мини ERP-систему на базе Б24 с индивидуальной функциональностью для отдела продаж, производства и бухгалтерии.
Бухгалтерия в Б24 vs таблица Excel
Как мы уже указали, раньше компания проводила расчеты расходов и доходов в таблицах Excel. При этом сотрудник тратил много времени на ручной ввод исходных данных: зарплаты, расходы на материалы, оплаты товаров, налоги. Вводить их требовалось часто, ведь данные быстро менялись, а руководитель держал руку на пульсе и просматривал текущие финансовые отчеты. При этом за предыдущие периоды вывести финансовый отчет было уже невозможно.
После внедрения Битрикс24, все данные вводятся в автоматическом режиме. К тому же мы разобрались в формулах клиента и внедрили их на портал. Теперь сотруднику не нужно вручную вставлять информацию об оплатах, дублировать данные о текущих расходах или рассчитывать налоги. Все данные поступают напрямую в систему, сохраняются и производится расчет. В любое время можно вывести финансовый отчет за разные периоды. Это помогло компании экономить время сотрудников и всегда быть в курсе своего финансового положения. Впрочем, следующая доработка также существенно снизила затрату времени на рутинные бизнес-процессы.
Заявка поставщику в один клик
Представьте ситуацию: поступило 100 заказов на одну модель витрины. У её стёкол определенная ширина, высота и толщина. Однако больше половины заказов надо корректировать под индивидуальные размеры от заказчиков. Ведь не всем подойдут стандартные характеристики. Тем не менее, некоторые из стекол все же полностью или частично совпадают по своим размерам. Теперь их все надо заказать у поставщика, которому раз в неделю направляется заявка.
До внедрения Битрикс24, сотрудник вручную собирал информацию по всем заказам, проверял и перепроверял размеры, компоновал их по единообразности и отправлял поставщику. При этом важно понимать, что риск некорректной заявки увеличивался, потому что сотрудник мог ошибиться в подсчетах и сверке характеристик.
Мы реализовали функциональность, при которой сотрудник одним кликом формирует релевантную заявку поставщику на материалы. Все данные по моделям (параметры, размеры, материал, цвет) уже вбиты в базу Битрикс24. Когда поступает заявка на определённую модель, в CRM формируется сделка и все данные по модели подтягиваются из базы. В итоге, сотрудник создает поставщику единую заявку на стекла. Ему достаточно кликнуть один раз, чтобы система автоматически сформировала список из материалов с нужными размерами и количеством. Как результат уменьшается риск ошибок и сохраняется драгоценное время, которое сотрудник тратит на полезную деятельность. Например, на заполнение номенклатуры товаров в базу Битрикс. Кстати, здесь мы тоже допилили функциональность.
Новый тип полей для номенклатуры товаров
Вернемся к нашему примеру про заказ 100 штук одной модели. Представьте, что эта модель состоит из нескольких отдельных стекол и ящиков. У каждого из них своя характеристика: размеры, материал, цвет. Так вот раньше клиенту приходилось заводить каждое изделие отдельно: проверять и согласовывать размеры, следить, чтобы все они состыковывались. Потом ещё согласовывать заказ с покупателем и отправлять его сотрудникам производства. Это занимало много времени и было чревато возможными ошибками. Мы хотели упростить бизнес-процесс клиента. Однако, стандартной функциональности Битрикс24 не хватило для реализации наших идей.
Фишка Б24 в том, что несмотря на то, что система уже готова и её легко настроить, некоторые элементы спокойно можно поменять и подстроить под нужды клиента. Иногда проще и быстрее изменить кусочек готового решения под себя, чем писать с нуля. Это ускоряет процесс разработки и внедрения Б24.
В случае Мира Шиншилл, мы разработали новый тип полей для быстрого заполнения номенклатуры товаров в виде таблицы. Теперь клиент, вместо переходов между множеством вкладок (или полей), заполнял характеристики в таблицы в одном поле. Данные, которые сотрудник вбивал, автоматически сохранялись в CRM и «подтягивались» в сделку. Оттуда уже уходило сообщение покупателю и в отдел производства. При этом сотрудники отдела производства видели техническую характеристику модели на специально созданном для них сайте.
Специальный сайт для отдела производства
После формирования сделки, сотрудник отправлял заявку на следующий этап — в отдел производства. Раньше передача заказа и общение по рабочим вопросам проходило в Whatsapp. Однако это было неудобно, ведь в мессенджере нельзя поменять статусы сделок, да и к рабочему обсуждению «примешивается» личная переписка. Впоследствии найти информацию, которая относится к конкретному заказу или уточнить технические детали было почти нереально. В итоге, снижалась оперативность по принятию решений, нельзя было отследить этап сделки, данные терялись.
По запросу клиента мы разработали для сотрудников отдела производства специальный сайт (или личный кабинет) с минимальной стандартной функциональностью Б24, но без доступа к порталу. Как раз в этот период мы перешли от паттерна проектирования MVC к архитектурному паттерну DDD, поэтому выполнили заказ в короткий срок.
В итоге сотрудники через сайт могут менять статус сделки и посмотреть характеристики моделей, которые надо создать. При этом все данные сохраняются в системе и их легко найти в любой момент. Также мы оптимизировали и другой бизнес-процесс — подтверждение заказа у покупателя.
Автоматизация сообщений клиенту
Прежде, чем отправлять заказ в отдел производства, его надо согласовать с клиентом. Раньше у сотрудника на этом уходило около 30 минут: поиск информации по модели, проверка характеристик, формирования общей заявки. Теперь, когда поступает заказ, на портале создается сделка и все характеристики модели (вспоминаем новый тип полей) автоматически подтягиваются в нее. После этого, клиенту автоматически через ватсап отправляется сообщение с просьбой проверить и подтвердить заказ. То есть мы оптимизировали бизнес-процесс клиента: сотрудники больше не тратят время на сбор всех данных воедино для согласования заказа.
Внедрение Битрикс24 и кастомизация портала под нужды клиента повлияли на бизнес-процессы компании. Теперь рутинные операции автоматизированы, доступ к данным стал проще, сотрудники оптимально распределяют рабочее время.
Новая схема старого бизнес-процесса
Давайте сравним, как проходил процесс продажи и производства заказа в Мире Шиншилл. Раньше все процессы приходилось вручную вбивать в таблицу Excel, много разговаривать с клиентом, уточняя характеристики объекта, а потом и с отделом производства. Все процессы завязаны на сотруднике и человеческом факторе.
После интеграции Битрикс24 и последующей доработки функциональности под клиента, получилась другая картина. Заказ поступает с сайта (Шаг 1) и сразу генерируется сделка в Битрикс24 (Шаг 2). В заказе указана конкретная модель витрины, а в базе портала уже есть параметры этой модели и они сразу «подтягиваются» в карточку сделки. Сотрудник запрашивает подтверждение у клиента (Шаг 3) и если все хорошо, то меняет статус заказ (Шаг 4) и отправляет в работу отделу производства (Шаг 5). В заказе указаны все характеристики модели и производство приступит к работе. Когда товар сделан, специалисты отдела производства меняют статус сделки на специальном сайте и отправляют ее в отдел продаж (Шаг 6). Остается связаться с клиентов и уточнить данные по доставке (Шаг 7).
Как видите, теперь сотрудники делают меньше шагов, чем до внедрения портала. Кроме того, фокус сместился на автоматизацию. Сотруднику остается проверять и контролировать процесс.
Итог от внедрения Битрикс24
Решение заказчика использовать Битрикс24 оказалось верным: создали единую платформу с отдельной функциональностью для отделов производства, бухгалтерии и продаж. Работа по проекту продолжается. В планах реализовать возможность сотрудникам производства видеть свою зарплату на сайте. Если говорить про другие качественные показатели разработки, то теперь:
- Контроль работы сотрудников стал простым и наглядным.
- Скорость приема и обработки заявок сотрудниками производства увеличилось на 25-30%.
- Процесс адаптации новых сотрудников проходит быстрее.
- Время обработки рутинных задач сократилось в несколько раз: заказ стекол и утверждение заказа с клиентом в Whatsapp, отправка задач в отдел производства.
CRM стала единым полем для работы большей части отделов компании. Клиент получил недорогой аналог мини ERP-системы на базе коробочной версии Битрикс24. Если ваш бизнес сталкивается с подобными задачами и хочет реализовать функциональность под свои бизнес-процессы, напишите нам. Наши сотрудники свяжутся с вами и уточнят детали.
