Как начинается общение с заказчиком? В большинстве случаев, мы выясняем цель и задачи внедрения и настройки Битрикс24, а также текущую ситуацию в компании: сфера и особенности работы, программы, которые используются, количество сотрудников и другое.
Почти всегда требуется аудит настроек Битрикс24 и производственных и бизнес-процессов компании. Однако не всегда потенциальные заказчики знают, зачем проводить предпроектные исследования (или аудит). В статье мы разберём те вопросы, которые чаще всего вызывают беспокойство.
Аудит процессов: суть, этапы, сроки, стоимость
Аудит или предпроектное исследование — это анализ рабочих, производственных и бизнес-процессов компании, а также сбор требований заказчика к будущей системе.
Аудит проводят для уже внедрённой CRM или перед внедрением системы. Для каждого процесса характерны свои особенности.
Что включает в себя предпроектное исследование?
- Сбор требований по автоматизации бизнес-процессов, адаптации интерфейса, созданию интеграций и отчётов.
- Обсуждение «болей» и неудобств в текущей работе. Выявление «узких мест» в процессах Заказчика, варианты решения проблем.
- Создание Концепта проекта (далее по тексту КцП) — это документ с функциональными и техническими требованиями, задачами проекта, который подписывается с заказчиком по результатам аудита.
В КцП есть не только правила взаимодействия, но также итоги по будущему проекту, логика проведения процесса производства, сроки и решения для форс-мажорных ситуаций. По сути, КцП — это техническое задание, в котором подробно описывается схемы, задачи, процессы и работа над проектом.
Время продолжительности аудита зависит от количества и сложности задач проекта. Так, мы можем разбить аудит на несколько встреч, чтобы собрать больше данных. Хотя в большинстве случаев, достаточно одной встречи.
Аудит проводит аналитик проекта, при необходимости подключает технических специалистов. Аналитик создаёт концепт проекта и собирает требования от заказчика. КцП согласуется с заказчиком и только после этого происходит оценка проекта по стоимости.
Как проходит аудит ИТ-проектов
Процесс состоит из нескольких этапов:
- Подготовка к аудиту. На этом этапе менеджер передаёт аналитику всю информацию, которую получил от заказчика. Поэтому крайне важно максимально точно донести менеджеру, какие задачи должна решать CRM-система, и для чего нужен Битрикс24. А также как можно больше рассказать о специфике работы компании: обязанности сотрудников, внутренние сроки на этапах, количество специалистов, задачи и цели процессов. Менеджер назначает конкретное время аудита.
- Непосредственно исследование. Во время встречи аналитик и заказчик обсуждают процессы в компании, собирают и описывают функциональные требования к CRM-системе. Заказчик говорит, как себе представляет работу в системе. Специалисты задают уточняющие вопросы и в итоге формируют первоначальную версию КцП.
- Завершение процесса. Заказчик изучает и согласует КцП. При необходимости в документ вносят изменения.
Аудит выявляет «узкие места», даёт чёткое представление, какие процессы надо оцифровать. В результате процедуры специалисты составляют план автоматизации бизнес-процессов в Битрикс24.
Последствия неправильного аудита или его отсутствие
Зачем нужно делать предпроектное исследование? Многие заказчики считают, что процессы, которые выстроены у них, характерны для всех компаний в этой же сфере. Поэтому искренне не понимают, зачем проводит аудит. Тем более если у IT-подрядчика уже есть опыт внедрения Битрикс24 для таких процессов.
Однако как показывает практика, во всех компаниях есть свои особенности в процессах. Поэтому одна и та же схема внедрения Битрикс24 может не подойти для компаний со схожим направлением, сферой.
Что произойдёт, если аудит не проводить или он будет некачественным:
- Ресурсы заказчика уйдут впустую, так как точно настроить систему, которая поможет процессам компании, будет практически невозможно.
- Время будет упущено. Скорость имеет значение, если поджимают сроки при импортозамещении и в других ситуациях, когда требуется быстро заменить системы.
- Битрикс24 настроят неправильно. Например, не учтут процессы и особенности компании, неправильно проработают логику работы системы, или не учтут удобство и комфорт работы в системе. Тогда руководство компании рискует получить негативное отношение к системе от сотрудников. Это обычно приводит к таким последствиям, как отказ от системы и потеря денег, снижение производительности и лояльности коллектива.
Во всех случаях потребуются дополнительные ресурсы для правильной настройки Битрикс24. Качественный аудит — залог успеха всего проекта. Как же понять, что аудит проведён как нужно?
В каких проектах нужен аудит, а в каких нет
Предпроектное исследование нужно проводить в 90-95% ситуаций. Ведь компании внедряют Битрикс24 не только для хранения базы клиентов и информации по сделкам.
Система нужна для ведения проектов, решения внутренних рабочих вопросов, документооборота и другого. Поэтому в программе автоматизируют бизнес-процессы, создают смарт-процессы, настраивают сущности системы, разрабатывают дополнительные функции, интегрируют сторонние программы.
Если компания хочет внедрить Битрикс24 для автоматизации процессов и не рассматривает систему только как базу с информацией, то аудит точно потребуется. Другой вопрос, сколько встреч нужно для сбора всей информации.
Бывает, что компания хочет использовать систему как внутренний мессенджер, где сотрудники общаются, создают опросы, делятся новостями и подобное. В этом случае аудит не нужен или потребуется 1-2 встречи.
Однако, если компания средняя или крупная, имеет разветвлённую структуру и хочет разграничить роли и права сотрудников, скорее всего, всё равно потребуется аудит.
Как подготовиться к предпроектному исследованию?
В первую очередь важна та информация, которую заказчик передал менеджеру проекта при первом созвоне. Обычно заказчики до начала аудита (лучше за несколько дней) присылают дополнительную информацию на нашу электронную почту или другим удобным способом.
Обращаем внимание, что аудит — это платная услуга. Специалисты погружаются в процессы, составляют концепт проекта и делают техническое задание.
Как оценить аудит проекта?
Можно выделить обязательные пункты, по которым легко понять, прошёл аудит хорошо или нет:
- Если описанный результат (КцП) соответствует представлению заказчика и отражает способы решения задач, с которыми клиент пришёл к нам изначально.
- Специалисты могут легко ответить на все вопросы и подробно объяснить, как будет происходить процессы в Битрикс24.
- Есть чёткие представления о сроках и этапах работах над проектом.
Стоимость аудита зависит от количества встреч (определяется перед аудитом). В среднем процедура занимает 3-10 рабочих дней. За подробной информацией обращайтесь к нашим менеджерам.
