Битрикс24 для юристов по корпоративному праву из ТОП-20 РФ: маркетинг, продажи, проекты

Плюсы IT для юридической практики

Современная юриспруденция сегодня не может обойтись без информационных технологий – они помогают получать на одной платформе более ускоренный поиск различной профильной информации, перерабатывать ее и анализировать, а также форматировать в виде необходимых документов, при этом осуществляя обмен различными сообщениями и пересылку данных.

А также немаловажным фактором является автоматическая возможность фиксации результатов работы как отдельно взятых сотрудников юридической компании, так и ее отделов, что и хотел получить вышеуказанный заказчик.

Рассмотрим ряд основных доработок к Битрикс24, которые внедрили программисты LUCKRU специально для данной юридической компании.

О клиенте

У заказчика был большой объем требований к продукту. Основная задача клиента – видеть результаты сотрудника и каждого отдела как в финансовом плане, так и в потраченном времени для отображения прибыльности компании, которая зависит от рентабельности каждого проекта.

В процессе работы внутри проекта создаются задачи, и благодаря отчетам фиксируется время, потраченное на проект, рентабельность самого проекта и т.д.

Система работы клиента сильно приближена к проектной деятельности и выглядит в определенном ключе классической: реализацией услуг компании, естественно, занимается отдел продаж.

Однако, каждый сотрудник, который принял участие в работе с клиентом или в его привлечении, получает вознаграждение.

Также мотивация, в первую очередь, зависит от источников привлечения, ну и, естественно, от того, кто привел этот лид, кто эту сделку ведет. Немаловажно и какая эта сделка – первая, повторная и т.д.

Всего в компании существует около 10 отделов, именуемых практиками, которые отвечают за различные юридические направления: налоговые споры, международное право, налоговый консалтинг и т.д.

Оцифровка каналов привлечения клиентов и продажи

Компания заказчика является одной из крупнейших в Москве и России по оказанию консалтинговых услуг: юридических и налоговых. Большой штат сотрудников и возможность работать с большим количеством клиентов обязывает использовать максимальные возможности для привлечения клиентов. 

Заказчик использует большое количество каналов привлечения новых клиентов: как стандартных - для оцифровки в Битрикс24 (например, контекстная реклама в Яндекс. Директ), так и не совсем обычных (например, проведение Мероприятий для которых необходимо было разработать логику и функционал).

Все каналы привлечения необходимо оцифровать чтобы понимать их рентабельность.

Можно выделить основные каналы привлечения клиентов для юридической компании:

• мероприятия;
• digital-маркетинг;
• сотрудники компании;
• рекомендации;
• внешние партнеры;
• агенты.

Мероприятия

Одним из источников привлечения клиентов компании, которые разрабатывались в Битрикс24 для данного заказчика, являются мероприятия. Они могут быть как в онлайн, так и в офлайн формате.

Этот канал представляет собой отдельную сущность с определенной логикой, на основе сделок с канбанным отображением, что позволяет планировать, проводить и завершать мероприятия.

Благодаря этой разработке в интерфейсе отображается планируемое и фактическое количество участников. Клиентам, привлеченным таким образом, после данного мероприятия в Битрикс24 присваивается соответствующий статус, а сотрудники премируются по факту каждой покупки клиентом.

Digital-маркетинг

Задействуем ряд основных каналов охвата и привлечения клиента, исходя из воронки продаж. Такими источниками лидогенерации являются:

• SEO-продвижение;
• Контекстная реклама;
• Таргетированная реклама;
• SMM (социальные сети);
• Email-маркетинг;

Все эти каналы подключены к Битрикс24 и согласно разработке специального алгоритма регулярно отслеживается их эффективность.

Сотрудники компании

Поскольку важно понимать рентабельность абсолютно всех процессов и сотрудников в компании, в силу специальной системы мотивации, завязанной на множестве факторов, включающих источник привлечения, ряд KPI показателей и полученную от клиента выручку, помимо менеджеров по продажам зарабатывать деньги есть возможность у всей вертикали работников – от сервис-менеджеров до юристов, от отдела маркетинга, заканчивая управляющими партнерами компании.

Поэтому каждый, кто принял участие в работе с клиентом или в его привлечении, получает вознаграждение.

Также привлечение клиентов для компании происходит, благодаря рекомендациям, работе с внешними партнерами и агентами.

План продаж в свернутом виде

В развернутом виде по менеджерам

В развернутом виде по практикам

Проектная юридическая деятельность в Битрикс24.

Поскольку возможности Битрикс24 не позволяли реализовать требования заказчика, мы разработали требуемые проекты полностью с нуля.  Они созданы на основании сделок, с которыми работают менеджеры по продажам, и привязаны к оплатам, зафиксированным в этих сделках.

Стандартный проект

Есть 3 основных видов проекта. Первый – это стандартный проект, который предполагает постановку задачи клиентом, расчет, получение оценки его стоимости и запуск в работу.

Работа с ним происходит по классическому сценарию. Каждый участник проекта билит затраченное на проект время, а система, благодаря встроенной логике и возможности фиксирования ставки каждого сотрудника, рассчитывает фактическую рентабельность проекта.

Проекта содержит в себе этапы работ с проектом, а этапы содержат задачи, в рамках которых происходит работа. Таким образом, этапы консолидируют обобщенные данные из задач, а проекты – из этапов.

Инструмент планирования времени

Исходя из оплаты создается проект. А проекты, в свою очередь, имеют множество полей с отдельной информацией, определяемых как этапы. Каждый проект может содержать много этапов, а на каждом этапе есть ряд задач. А в каждой задаче есть инструмент планирования времени, в котором определенный проект оценивается в рамках предполагаемого и фактически потраченного на него времени. У такого проекта может быть несколько участников.

Информация о всех задачах, которую должен вводить менеджер, собирается в этапе. А юристы, работая с данным проектом видят, сколько за конкретный этап оплачено денег. У этапа есть дата начала, дата завершения, и стоимость, как и в проекте – плановая и фактическая.

Карточка этапа

Карточка задач

Инструмент фиксации расчетов по подрядчикам

Также есть инструмент фиксации расчетов по подрядчикам. Помимо собственных рабочих ресурсов компания может привлекать сторонних подрядчиков, следовательно в этом инструменте можно зафиксировать данные подрядчика, сколько на него потратили денег и когда это было, включая какие-то дополнительные расходы (оплату командировочных, нотариусам и т.д.)

Список проектов

Карточка проекта

Карточка этапа

Список задач

Карточка задач

Абонентское консультирование

В данном проекте клиент оплачивает юридические услуги определенную сумму денег (согласно своему тарифу) каждый период времени – месяц, квартал, в зависимости от договора, где указано конкретное количество часов и стоимость часа по временной ставке. Поскольку такой тип договора является приоритетным, то специалисты компании в случае заявки сразу начинают над ним работать.

Также в договоре обговаривается ставка сверхлимита, в случае превышения которого стоимость предоставляемых для него услуг идет уже по увеличенной ставке. Если же заранее установленное количество часов в месяц не вырабатывается, то они условно сгорают, а этот остаток уходит в прибыль компании. А новый период времени необходимо оплачивать в прежнем режиме.

Все эти процессы, естественно, фиксируются в системе и сопровождаются созданием отчетов, которые выгружаются из проектов и отправляются клиентам, подробно информируя их о потраченном на задачи времени и финансовом балансе.

Депозит

Этот проект подразумевает сервис почасовой оплаты клиентом юридических услуг компании: счет клиента пополняется на определенную сумму, и, например, исходя из ставки юриста, деньги тратятся согласно поставленным задачам, пока не закончатся. В данном случае проект «Депозит» по сравнению с «Абонентским консультированием» не имеет каких-либо приоритетов.

Фиксация и планирование оплат

Этот инструмент встраивается в карточку сделки. Фиксация и планирование оплат происходят благодаря действиям менеджеров, информирующих о приходе денег. И уже на основании этой информации для клиентов готовятся различные дашборды и отчеты: запланированный приход, реальный, от кого, сколько еще ожидать и т.д.

Поэтому для сотрудников был разработан большой отчет, чтобы понимать какие юристы, и какие отделы сколько заработали согласно плану по встречам.

В него уходит информация – сколько денег пришло каждому менеджеру за отчетный период. Показывается источник привлечения, процент, сколько он с этого процента зарабатывает, ну и итог – сколько он заработал.

В специально созданной детальной разбивке в виде таблицы можно посмотреть: из чего состоит весь приход по каждой практике и детали по каждой оплате. И здесь не нужны больше ни Google-таблицы, ни чат Telegram – главное зафиксировать данные в Битрикс24, и система сама все посчитает.

Кроме того, разработаны ряд дашбордов по отображению различной информации в различных разрезах для визуализации итогов работы как отдельных сотрудников и отделов, так и всей компании в целом.

План продаж компании по группам

Дашборд продаж общий

Стоит заметить, что это далеко не полный набор виджетов и дашбордов системы – их гораздо больше:

Дашборд Продажи

Дашборд Продажи включает в себя:

1. Общий план продаж;
   
2. План продаж в разрезе сотрудников;
   
3. Отчет по новым и старым клиентам;
   
4. Топ продаж;
   
5. Мой план продаж;
   
6. План и факт поступлений;
   
7. Распределение выручки по сегментам.

Дашборд Юриста

Дашборд Юриста включает в себя:

1. % заполнения биллинга;
   
2. Поступление денег про проектам;
   
3. Воронка проектов; 
4. Реестр проектов.

Дашборд руководителя практики (отдела)

А также, в рамках отчетов в Битрикс24 разработаны:

KPI юристов (доля участия в проекте);

Исполнительский бонус юристов (на основании доли участия);

Руководительский бонус (на основании показателей практики).

Итог

В результате все задачи, поставленные заказчиком, были выполнены. Теперь эта компания, являющаяся одной из крупнейших в Москве и России по оказанию консалтинговых услуг (юридических и налоговых), использует возможности наших доработок в Битрикс24 для максимального привлечения клиентов.

Кроме того, система работы компании стала прозрачной: результаты как сотрудника, так и каждого отдела четко фиксируются, определяя рентабельность отдельно взятого проекта и как следствие - прибыльность компании в целом.

Немалую роль играет и грамотно выстроенная мотивация для сотрудников, в результате которой при привлечении клиентов каждый работник получает вознаграждение в зависимости от степени участия в данном бизнес-процессе.