Бизнес вкладывается в разные каналы для привлечения клиентов. К сожалению, далеко не всегда понятно, какие из них окупились, а где деньги «вылетели в трубу». Чтобы понять стоит ли дальше финансировать тот или иной источник привлечения клиентов, надо учесть много факторов и значений.
Именно такую возможность мы создали для нашего заказчика в Битрикс24. Теперь он может в любое время увидеть насколько эффективны его каналы, и отталкиваясь от этого строить стратегию развития отношений с клиентами.
О клиенте
Давайте для начала познакомимся с заказчиком и его задачами. К нам обратилась юридическая компания из ТОП-50 России, которая специализируется на корпоративном и налоговом консалтинге. Мы не можем раскрывать детали кейса, так как это конфиденциальный договор (Non-disclosure agreement, NDA). Поэтому расскажем в общих чертах, какие задачи поставил клиент и как мы их решили.
Компания привлекает клиентов с помощью разных источников:
- Digital-маркетинг (контекстная реклама в Яндексе);
- мероприятия;
- сотрудники;
- внешние партнеры;
- агенты;
- рекомендации.
Из всех каналов, только с «Мероприятиями» сложнее всего реально оценить вложенные усилия. В расчете рентабельности должны участвовать ряд факторов: формат события, количество участников, бюджет, и самое главное — последующие сделки (и их стоимость).
В данной статье подробно объясняем то, как создали на портале заказчика сущность «Мероприятия». Также как это помогло учесть участников событий, создавать впоследствии лиды и отслеживать окупаемость вложенных средств.
Что такое «Мероприятия»
Мероприятия — это события на интересные для клиентов темы, с целью дальнейшего с ними сотрудничества. Мероприятия могут быть в онлайн и офлайн формате. Это влияет на вид события: встречи, вебинары, семинары, бизнес-завтраки, конференции и другие. Каждое из них требует определенного бюджета для организации. Например, чтобы организовать конференцию на 200 человек, выделяют средства для аренды помещения, обустройства места и перерывов, оплаты услуг спикеров.
style="object-fit: contain; width: 100%; height: 100%">
Подсчитать затраты на организацию мероприятия несложно, а вот проследить какой из участников принес компании деньги — сложнее. Ведь сначала (после той же конференции) это просто лиды, которые нужно превратить в клиентов. Лишь потом, после заключения договора и/или работы над делом, уже действующий клиент компании, переводит на счет фирмы деньги. Это цепочка может занять несколько месяцев, а то и лет. Ведь оплаты могут быть регулярными или за определенные этапы сделки (проекта). За это время клиент может посетить несколько мероприятий. Их также нужно учитывать при расчете эффективности канала.
Эта опция важна сотрудникам маркетинга. Поскольку они планируют такие события заранее: запрашивают финансирование, ведут учет приглашенных и посетивших участников. А в дальнейшем еще и анализируют рентабельность мероприятий.
Раньше компания вела учет в разных программах, например в Excel. Однако, руководство быстро поняло, что она не подходит под их задачи. В громоздкие таблицы и формулы нужно постоянно добавлять «свежие» данные для наглядности. Так как мероприятия проводятся каждую неделю несколько раз, то уследить за всеми показателями сложно. Клиент понял, что нуждается в едином программном продукте, который будет автоматически собирать данные, формировать отчет и наглядно показывать, какое мероприятие «выстрелило», а где есть «просадка». Это важно еще и потому, что работа с «Мероприятиями» влияет на распределение бонусов среди сотрудников и мотивирует их улучшать показатели.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Наше решение
Клиент перешел на Битрикс24, но штатная функциональность не поддерживала те опции, которые были нужны. Поэтому мы с нуля разработали многие функции.
Мы создали отдельную сущность «Мероприятия» в CRM-системе в виде стандартной карточкой с разработанными и стандартными полями, как в «Лидах». В ней есть все нужные данные: название, количество потенциальных и посетивших участников, дата и время события, бюджет. Кроме того, внутри карточки был разработан отдельный интерфейс, который позволяет:
- добавлять, просматривать участников мероприятий;
- устанавливать статусы каждого из них;
- загружать большое количество участников из файла, с проверкой на дубликаты, как в самом мероприятии, так и в базе Б24 в целом.
При этом, каждое из значений кликабельное: на него можно нажать и посмотреть детальную информацию по участнику, сделкам с ним, доходам от сделок, доходам по мероприятию. Иными словами, в любой момент можно получить автоматически сформированный отчет.
Что под капотом
Изначально готовых решений в Б24 не было, и основная сложность была в том, чтобы создать сущность с нуля. На тот момент не было информации как это сделать, поэтому мы самостоятельно получили экспертизу. В итоге взяли карточку «Лиды» и полностью «перепрошили» под нужды заказчика.
Сейчас в Битрикс24 есть смарт-процессы, благодаря которым можно настроить или адаптировать любой тип элемента в CRM. Если не хватает нужного типа сущности, то создайте новый, в соответствии с внутренними процессами компании.
Мы переработали компоненты Б24 так, чтобы новая сущность работала как задумано и была удобной клиенту. Давайте подробнее рассмотрим, какие дополнительные возможности появились у заказчика.
Видим ошибки сразу
На момент разработки, в Б24 не сразу можно было увидеть, что карточка заполнена не полностью. Конечно, в уведомления приходило сообщение или сотрудник мог заметить при проверке, что не все данные вбиты в карточку. При этом её спокойно передвигали по доске канбан и рабочий процесс продолжался. Риск того, что человек не зайдет в уведомления или забудет проконтролировать данные, большой. Своевременное предупреждение, что не все ключевые данные заполнены, играет важную роль для бизнес-процессов (особенно при большом объеме работы).
Теперь при переносе карточки по цепочке в следующий столбец канбан, появляется уведомление, что она не заполнена до конца. Сотрудник сразу знает, что надо доделать, прежде чем продолжать работу.
Упрощаем работу: шаблоны и календари
В неделю у заказчика проходит несколько мероприятий. По каждому из них в карточке заполняют поля: название, формат, дату, время, участников, бюджет и остальное. Однако сотрудники тратят много времени, чтобы полностью заполнить карточки, хотя многие мероприятия типовые. Поэтому мы разработали шаблоны мероприятий. Теперь сотрудники могут выбирать максимально подходящий вариант шаблона события, и заполнять (или изменять) информацию по необходимости.
Кроме того, мы разработали отдельный календарь мероприятий, в котором отмечены события компании. У каждого из них свой цвет, чтобы сотрудникам легче ориентироваться, какой тип мероприятия будет.
Фиксируем участников: план и факт
Здорово было бы знать заранее, какое количество участников будет на мероприятии. Со своей стороны заказчик может лишь пригласить участников. Однако необязательно, что приглашенные придут. При этом, планируемое и фактическое количество участников отражается в итоговом отчете.
Мы добавили в карточку два поля: плановое и фактическое количество участников. Их можно выбрать из контактов на портале или загрузить с помощью файла Excel. Это удобно, поскольку не приходится переписывать или вбивать их вручную (представьте, что их 100 или даже 200 единиц). Если сотрудник пригласил на мероприятие потенциального клиента и тот согласился, то это отмечается в карточке. Тогда в системе мотивации зачтут бонус сотруднику
Кстати добавлять участников можно по их категориям: по обороту, численности сотрудников, рейтингу, сфере деятельности. Это удобно, так как на событие можно приглашать только тех, кому это действительно будет интересно.
Отчет «Рентабельность мероприятий»
Разработка сущности «Мероприятие» нужна, чтобы определить рентабельность канала. В отчете показаны реальные затраты и прибыль от событий, сколько участников стали клиентами фирмы. В глобальном плане, это помогает оценить эффективность работы сотрудников, понять для каких компаний подобные мероприятия интересны и в каких форматах стоит проводить мероприятия.
По итогам мероприятия, менеджеры видят результаты: кто пришел, на какую тему было событие. Эта информация «подшивается» к карточке каждого клиента. Впоследствии сотрудники используют её в работе.
Результат разработки для заказчика
Заказчик ушел от неточных расчетов и смутного представления о рентабельности вложенных средств. Взамен он получил полное представление о происходящих тратах, поощряет активных сотрудников и продумывает стратегию развития компании. Это помогает грамотно управлять компанией.
Если вы сталкивались с похожими задачами или хотите получить консультацию, оставьте заявку и наши менеджеры вам перезвонят.
