Одна система для всех задач: решение на базе Битрикс24 для крупного логистического оператора

Суть логистики — грамотно выстроить маршрут и состыковать по времени участников движения. Важно учесть множество нюансов: как рассчитать время между пунктами назначения и учесть промежуточные? Что делать, если сотрудники говорят на разных языках? Как успеть обработать заявку из другого полушария и найти контейнеры для субаренды в нужной точке? Иногда дополнительную сложность вызывает, когда сотрудники и рабочий процесс рассредоточены по миру. В статье мы расскажем, как мы решили эти проблемы с помощью доработки в 1С-Битрикс24.

О клиенте

С такой проблемой к нам пришел Qube (далее Куб) — международный логистический оператор, который сдает в аренду контейнеры для перевозки грузов. Также он осуществляет и другие услуги: эвакуацию, передислокацию, хранение, а также продажу контейнеров клиентам.

В Кубе работают >100 сотрудников: менеджеры по работе с клиентами, сотрудники, которые контролируют бизнес процессы компании и другие специалисты. Бизнес заказчика требует актуальных знаний о том, где и какие контейнеры сейчас доступны, возможность оперативно связаться с поставщиками и узнать цены на аренду ящиков.

Так в чем же проблема?

Руководители компании долгое время пользовались таблицами Excel и стандартными мессенджерами, чтобы организовать процесс. Однако это было неудобно: формулы в таблицах зависимы друг от друга и от одного неверного движения могут «слететь» все данные. Причем, доступ к таблицам имело большинство сотрудников, что увеличивало риск ошибок.

Таблицы были неэффективны еще и потому, что данные требовалось постоянно обновлять. Представьте несколько разных таблиц в которых фиксируют:

• количество контейнеров разного типа в определенных портах;
• стоимость аренды на каждый тип;
• сроки, когда прибудет контейнер в локацию и на сколько его можно будет арендовать;
• другую информацию, важную для работы.

Данные тянутся из портов по всему миру и держать их «свежими» крайне проблематично. Коллегам тяжело передавать информацию друг другу, так как они находятся в разных уголках планеты, а для связи каждый использует удобный для себя инструмент.

Решение задач

На момент обращения к нам, клиент еще не был уверен, что Битрикс24 подойдет: в процессе аудита выяснилось, что функциональные возможности платформы не покрывают бизнес-задачи клиента:

• Отслеживать перемещения контейнеров: текущая локация, история передвижений, состояние ящика.
• Бронировать ящики из разных партнеров.
• Наладить взаимодействие между сотрудниками: обмен информацией, укрепление коллективного духа.
• Контролировать процесс и результат обработки заявок: отчеты по основным направлениям деятельности организации.

Такие бизнес-процессы можно решить с помощью индивидуальной (кастомной) разработки. Мы предложили несколько вариантов решений заказчику. Забегая вперед, скажем, что результат превзошел ожидания клиента и теперь он использует единую удобную систему на базе Б24. Читайте, как нам удалось это сделать.

Настройка корпоративного портала

В первую очередь, заказчику было сложно организовать взаимодействие между сотрудниками. Специфика работа позволяет нанимать сотрудников по всему миру, без необходимости быть привязанными к определенному офису. Однако это создает трудности в общении и обмене ценной информацией между коллегами. Поэтому базовой задачей стала настройка корпоративного портала в компании и обучении персонала работать с системой.

В стандартных функциях Битрикс есть блок Совместная работа и Компания. Они включают в себя:

• Новости. Представляет собой стену с анонсами событий, как в соцсетях.
• Задачи и Проекты. Представляет собой таблицу в формате канбан и календарь, где можно фиксировать свои задачи. Таким образом оставить план на каждый день и следить за выполнением задач.
• Чат и звонки. Коллеги переписываются, проводят видеоконференции и создают общие чаты.
• Календарь, где каждый сотрудник может отметить встречи, события и дела.
• Документооборот: возможность сохранять, обмениваться и редактировать документы.
• Диск, где можно хранить важные файлы.
• Почта — можно подключить внешнюю почту и работать напрямую из корпортала.
• Структуру компании: список сотрудников, отделов, иерархия подчиненности.

Заказчику для эффективной работы понадобились блоки Новости, Диск, Почта, Календарь, Задачи и Проекты. Теперь сотрудникам не надо использовать различные мессенджеры и другие инструменты связи, чтобы общаться и передавать сведения коллегам. Это экономит время и позволяет быстрее обрабатывать заявки. Кроме того, настроенный корпортал влияет на скорость адаптации новых сотрудников: они быстрее вникают в рабочий процесс.

Депо

Одна из головных болей заказчика — оперативно получать информацию о том, где находится контейнеры, какие ящики свободны и можно ли их забронировать. Да и сам процесс бронирования тоже важен: пока сотрудник договаривается об аренде и субаренде ящиков, конкурент может оформить контейнер быстрее. Тогда сотруднику придется начинать процесс заново.

Раньше заказчик использовал Excel, чтобы собрать все данные по контейнерам (стоимость, сроки, статус, тип, локация и другое). Сотрудники вели несколько разных таблиц, данные из которых в итоге «стекались» в единую большую таблицу. Информация должна быть «свежей», однако она быстро менялась и устаревала. Кроме того, поиск нужные сведений занимал много времени. Не говоря уже о том, что сами таблицы грузились долго: процесс загрузки файла занимал 20-30 минут. Это заставило заказчика задуматься о другой системе. Чтобы упростить сотрудникам процесс и повысить их производительность, мы разработали сущность Депо.

Депо — это таблица с информацией по контейнерам в разных локациях. В таблице сразу видно сколько ящиков есть в наличии, какие из них забронированы и какие уже арендованы. Каждое значение кликабельно: можно нажать на показатель и откроется форма с детальной информацией по нему. Например, если нажать на число контейнеров в определенной локации, то откроется форма с их перечнем, которые в наличии в данном порту. Далее можно забронировать нужное количество ящиков.

Заказчик упростил процесс поиска контейнеров. Теперь вместо постоянного поиска вариантов, можно открыть таблицу и увидеть все доступные ящики. Депо экономит время сотрудников и в перспективе сохраняет для компании лояльного клиента. Если подходящих вариантов нет, то можно перейти в Котировки. Здесь сотрудники добавляют информацию по контейнерам, которые по разным причинам не попали в список Депо.

Котировки

Представьте, что сотрудник открывает Депо и не находит в нужной локации того типа или количества контейнеров, которые нужны клиенту. В таком случае он начинает узнавать по каналам связи, есть ли в данной локации еще партнеры, которые могут сдать в аренду ящики. Если он находит, то вбивает информацию о них в Котировки: тип, стоимость, сроки аренды по контейнерам и другое. Потом сотрудник выбирает наиболее выгодный вариант для клиента.

Преимущество Котировок в накопительном свойстве: данные сохраняются в системе. В дальнейшем другие сотрудники могут воспользоваться дополненной информацией и не придется тратить время на прозвон тех же партнеров.

Бронирование

Когда сотруднику поступает заявка, он начинает искать ящики под ее условия. Есть несколько путей, как забронировать ящик. Ведущий способ— начать обработку заявки через Быстрый лид. Преимущество Быстрого лида в том, что его можно заполнить во время общения с клиентом. В окне отмечают основные пункты: контрагент, вид деятельности, количество дней аренды, тип и количество контейнеров. Особенность решения в том, что здесь можно заполнить сразу несколько заявок. Это экономит время, потому что не надо каждый раз начинать процесс бронирования обработки заявки заново.

Команда Luckru разработала процесс обработки заявки так, что система шаг за шагом позволяет не только забронировать контейнеры, но и составить документ на релиз (пропуск на выдачу ящика). Сценарий Бронирования устроен так, что система дает идти дальше, только если сотрудник укажет всю нужную информацию.

Результаты разработки

Мы успели рассказать только о части разработок, которые сделали в проекте. Заказчик успешно пользуется результатом, а мы продолжаем совершенствовать систему. Особенность процесса разработки в итерационном подходе: этапы разработки сменяют друг друга и на каждый из них заложены конкретные цели. Заказчик тестирует систему в рабочем режиме, говорит, что надо поправить, добавить или убрать. Наша команда выполняет задачи и снова запускается процесс тестирования.

Кастомные разработки в проекте увеличили скорость обработки лидов и заявок. Сотрудники быстрее обмениваются информацией и оставляют актуальные сведения о котировках на контейнеры. Если вашему бизнесу нужна система, которая решит похожие задачи, свяжитесь с нами. Мы вместе найдем подходящее решение.