Интеграция Битрикс24 и комплексная автоматизация рабочих процессов - регулярный запрос клиентов. Зачастую обратившиеся к нам компании не знают, всех возможностей автоматизации в системе. Поэтому мы решили написать обзорную статью для компаний, которые только знакомятся с платформой и хотят узнать, как оптимизировать рабочий процесс с помощью встроенных функций.
Что такое автоматизации в Битрикс24
Система состоит из блоков: Совместная работа, CRM, Задачи и Проекты и другие. В рамках блоков пользователь настраивает процессы и делает так, чтобы они работали с его минимальным участием. Такая настройка называется автоматизацией.
Битрикс24 предоставляет инструменты для создания и настройки автоматических действий, которые позволяют снять рутинные задачи с сотрудников, упростить рабочий процесс и повысить эффективность работы.
Конечно, внутренние процессы у компаний разные, но общий вывод по автоматизации процессов касается всех:
- Сокращается выгорание сотрудников. Программа снимает рутинные задачи с персонала. Команда сохраняет интерес, концентрацию и внимание на сложных и/или важных этапах работы.
- Экономится время и ресурсы компании. Команда не расходует свои силы и время на шаблонные задачи, а сосредотачивается на тех этапах, где критично участие сотрудника.
- Налаживается взаимопонимание в коллективе. Четкое распределение обязанностей и закрепление конкретных действий за специалистами, уменьшает количество недопонимания между коллегами. Каждый знает, что ему надо делать.
Система помогает сосредоточиться на важных задачах и сократить рутинные действия. Это способствует повышению производительности и эффективности работы организации.
Автоматизация направлений в Битрикс24
Оптимизировать процессы можно в любом блоке: от документооборота до производства.
| Направление | Цель | Варианты действий |
|---|---|---|
| Административное управление и менеджмент. | Контролировать, управлять задачами и работой сотрудников. |
|
| Финансовый контроль и бухгалтерия | Отслеживать поступившие платежи и взаиморасчеты с клиентами и партнерами |
|
| Маркетинг и продажи | Управлять и выстраивать взаимоотношения с клиентами. |
|
| Производство | Отслеживать наличие материалов и детали заказа. |
|
| Логистика | Организовать работу. |
|
| HR и работа с кадрами | Помогает специалистам следить за успехами и неудачами сотрудников, а также искать кандидатов на вакантные места. |
|
| Делопроизводство | Ускорить подготовку документов по сделкам. |
|
Представьте, что сотрудник забыл позвонить клиенту, или отметить платеж в сделке, или составить типовой договор. На это уходит время, силы и внимание сотрудника. А здесь программу уже сделала это вместо специалиста. Битрикс24 снимает с сотрудника рутинные обязанности и позволяет сосредоточиться на важных делах.
Виды автоматизаций в Битрикс24
Настроить процессы можно по-разному, мы разделим автоматизации в зависимости от следующих факторов:
- версия программы. Речь идет о коробочном и облачном варианте платформы;
- функциональность. В Битрикс24 различают несколько инструментов: триггеры, роботы, смарт- и бизнес-процессы. Их цель — поддержка работы при минимальном участии специалистов.
- количество задействованных систем. Автоматизировать операции можно не только внутри системы, но и в интеграции со сторонними программами: 1С, МойСклад, ERP, различные сервисы.
Давайте подробно разберем каждый вариант ↓
Автоматизации процессов в облаке и коробке Битрикс24
В системе есть встроенные функции (о которых поговорим далее), которые можно одинаково применять в любой версии продукта. Но есть и существенные отличия. В коробочном варианте можно сделать дополнительную функциональность, которой не нет в базовой версии продукта. С облаком так не сделать. Кроме того, на коробочной версии появляется возможность разрабатывать собственные интерфейсы и логику, которая отсутствует в облаке. Это позволит сделать систему более удобной и адаптированной под потребности компании.
Инструменты автоматизации в CRM Битрикс24
В зависимости от функциональности, в Битрикс24 есть триггеры, роботы, смарт- и бизнес-процессы.
Роботы, смарт-процессы, бизнес-процессы и триггеры - это инструменты автоматизации бизнес-процессов, но имеют различные функции и особенности.
Роботы могут автоматически выполнять рутинные задачи, обрабатывать данные, отправлять уведомления и многое другое. Они могут быть настроены для выполнения определенных действий в конкретное время или в ответ на конкретное событие.
Например, менеджер перенёс сделку на стадию «Создать договор». Там предварительно установили робот, который срабатывает, когда сделка попадает на данный этап. То есть специалисту не требуется отдельно переходить в другую вкладку, нажимать на кнопку «Создать документ», копировать туда шаблон и заполнять его. Программа создает шаблон документа самостоятельно. Так менеджер получает готовый документ за минуту и экономит свое время, а сделка обрабатывается быстрее.
Доступны с тарифа «Бесплатный»
Триггеры — это события или условия, которые запускают определенные действия или процессы. В отличие от роботов, триггер не выполняет операцию, он лишь реагирует на событие.
Например, менеджер отправил клиенту письмо со счетом на оплату. Как только клиент откроет письмо, триггер «увидит» это и система перенесёт сделку на следующую стадию. Так менеджеру не придется постоянно заходить в почту, чтобы отслеживать, прочитал ли клиент письмо или нет.
Доступны с тарифа «Бесплатный»
Смарт-процессы — это новые сущности, которые создают в Битрикс24. Их настраивают в блоке CRM в виде списка или канбан. С помощью СП можно создать новую сущность, которая будет отражать специфику процессов в компании и удобно организовывать процесс.
Давайте приведем пример. Предположим, что мы настроили воронку продаж В CRM Битрикс24, в которой есть определенные этапы: Первичный интерес → Взято в работу → Подготовить КП → Одобрено КП → Составить договор → Согласован договор → Деньги получены → Проект в работе → Проект сдан. Мы можем на этапе «Подготовить КП» создать отдельный смарт-процесс «Коммерческое предложение», где будут прописаны этапы подготовки, расчета и согласования документа между отделами.
Доступны с тарифа «Профессиональный»
Бизнес-процесс — это запрограммированный алгоритм действий или процессов в Битрикс24, который инициируется в ответ на определенные условия.
Например, если взять пример из смарт-процессов приведенного ранее, то БП в этом случае будет переводить документ последовательно от сотрудник к сотруднику. А у них, в свою очередь, будут варианты действий: согласовать/отказать (базово из Битрикс24), делегировать/сделать перерасчет/добавить документы (варианты можно доработать в Битрикс24). Путь процесса с вариантами действий, которые запускаются автоматически, и есть бизнес-процесс.
БП и СП при этом не обязательно должны работать в связке. Их можно применять отдельно друг от друга. Главное, чтобы компания максимально учла свою специфику.
Доступны с тарифа «Профессиональный»
Интеграция систем и автоматизация бизнес-процессов
Автоматизации могут быть как внутри одного Битрикс24, так и между программами. Такие автоматизации настраиваются в процессе интеграции систем.
Например, компания интегрирует Битрикс24 и 1С, чтобы наладить обмен данными: контрагентами, договорами, оплатами. В итоге программы автоматически обмениваются информацией, а сотрудники не дублируют свои действия в обеих системах.
Как грамотно настроить и автоматизировать процессы в Битрикс24
Автоматизации в системе — это способ оптимизировать рабочий процесс. Для грамотной настройки нужны следующие этапы:
- Проанализировать структуру и процессы в компании, а также работу каждого сотрудника. Составить схему.
- Выделить задачи, которые должна решать система (и автоматизации в частности).
- Переговорить с сотрудниками и обсудить схему этапов, которые выделили.
- Поговорить с персоналом о преимуществах новой системы и последующих изменениях в рабочих процессах. Это нужно для безболезненного принятия новшеств.
- Вместе с компанией-разработчиком провести аудит процессов. Участвовать в создании и/или внимательно проверять техническое задание на внедрение Битрикс24.
- После завершения проекта, проверить настройки, протестировать функции, пройти все этапы рабочего процесса. При необходимости отладить систему.
Настроить простые автоматизации можно самостоятельно. Мы советуем обращаться к профильным специалистам в том случае, если внутренние процессы в компании специфичны.. В этом случае интегратор, который имеет за плечами опыт, подскажет скрытые нюансы при индивидуальной настройке.
