Оцифровка процессов — это не только создание воронок, оптимизация карточек сущностей и настройка бизнес-процессов компании. Это ещё и доработка функций, которые позволяют экономить время на рутинных действиях и не терять эффективность при этом. В статье расскажем про опыт клиента, который перешёл с западного ПО на Битрикс24 и оптимизировал процессы в системе с помощью новых возможностей ↓
Переходим с MS SharePoint в Битрикс24
К нам обратилась компания, которая занимается производством измерительного, аналитического, метрологического и регулирующего оборудования. Незадолго до этого, она отделилась от головной компании и теперь искала аналог платформе MS SharePoint, на которой работала ранее (будучи в составе холдинга).
Отношение к SP у клиента было положительное, потому что у платформы гибкая функциональность. Все процессы легко настроить в системе, что особенно удобно крупным организациям с сетью филиалов. Однако после отделения и ограничения вендором поддержки ПО, клиент решил найти аналог SP.
Читайте обзор SP и Битрикс24: разница платформ, требования к системе, рекомендации для компаний.
К новой системе предъявлялись определённые требования:
- Удобная CRM и корпоративный портал, где можно хранить базу клиентов, фиксировать лиды, вести сделки.
- Возможность интегрировать систему с 1С и другими системами.
- Техническая поддержка, регулярное обновление программы и надёжность вендора.
- Возможность доработки системы под индивидуальные особенности процессов компании.
Изучив предложения на информационном рынке РФ, компания выбрала Битрикс24.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Переезд и доработка Битрикс24 под задачи компании
Клиент хотел не только удобную CRM, но и оптимизированные процессы внутри системы. Мы сделали комплексную настройку и внедрение CRM Битрикс24, а также доработали функциональность платформы, потому что не хватило следующего:
- возможности создавать Лиды из электронной почты;
- быстрого запуска согласования и формирования документов;
- динамических полей с уникальными номерами договоров. Это влияло на поиск сведений в системе и ориентацию в сделках.
Мы разработали функции для этих задач и сейчас расскажем о них ↓
Создание лидов из почты Битрикс24
Создание лида в Битрикс24 обычно происходит в CRM. Но также можно настроить штатное создание Лида из электронной почты. В этом случае, Лиды создаются из всех входящих писем автоматически.
После этого открывается стандартная форма с полями, которые надо заполнить. При штатном создании Лида из почты, в карточку «подтягивается» email и наименование компании.
Однако заказчику приходит много писем, не все из которых должны инициировать создание Лида. Поэтому мы разработали функцию, которая помогает создавать Лиды только из конкретных писем (выборочно). Кроме того, компания хотела упростить процесс — сэкономить время сотрудников и ускорить обработку поступивших заявок.
Для этого мы сделали кнопку «Создать Лид» в электронных письмах. Наша разработка (в отличие от штатного функционала) позволяет добавить текст письма и вложенные документы в формате PDF в карточку Лида, а в отдельное окошко добавить имя, фамилию и email (при необходимости можно редактировать).
Такая функция подходит компаниям, которым надо выборочно создавать Лиды.
Динамические поля в смарт-процессе согласования договора в Битрикс24
В компании есть несколько видов договоров. Для каждого договора своя форма с определёнными полями. Согласование договора происходит через смарт-процесс Битрикс24.
Изначально сотрудникам приходилось вручную выбирать из списка обязательные поля, которые надо заполнять по определённому типу договора. При таком условии, сотрудник мог забыть требуемые или заполнить лишние поля. Тогда процесс приходилось начинать заново, так как для формирования корректного договора не хватало нужных данных.
Мы сделали динамические поля, которые выпадают в зависимости от выбранного типа договора. Теперь система сама показывает то, что надо заполнять. Сотруднику остаётся только внести информацию и контролировать корректность данных.
Сейчас для согласования договора, менеджер запускает смарт-процесс прямо из карточки Сделки. Ответственный за данную процедуру, получает уведомление от системы о заявке. Этот сотрудник переносит заявку на соответствующий этап, где остальные сотрудники по цепочке получают договор и должны согласовать его. В результате смарт-процесса ответственному приходит сообщение, что согласование завершилось. Теперь сотрудник видит все этапы в системе и не бегает между кабинетами. Комментарий от аналитика проекта Неустроевой Елизаветы
Эту процедуру можно усовершенствовать — добавить к текущему смарт-процессу бизнес-процесс, тогда согласование договора будет полностью автоматизировано. Ответственному сотруднику не придётся вручную вносить данные в карточку смарт-процесса и согласовывать договор «по старинке».
Шаблон номеров и документов в Битрикс24
В системе часто ищут сделки или договоры через встроенный фильтр. Но компания столкнулась с проблемой, что Битрикс24 не всегда находил все упоминания документа в других сущностях.
Это происходило потому, что раньше сотрудники вручную проставляли номера документов во всех полях, где требовалось их упоминание. При этом любая ошибка или опечатка в номере приводила к тому, что система «не видела» документ и не соотносила его с другими сущностями.
Мы внедрили шаблон единообразия номеров. Теперь в бизнес-процессах и сущностях Битрикс24 есть поля, которые тянут информацию из поля Лида «Номер ТКП». То есть номер сотрудник пишет один раз, а система сама протягивает его везде, куда надо.
Интеграция 1C и Битрикс24
Клиент ещё до покупки Битрикс24 использовал 1С:ЗУП, чтобы вести структуру компании и бухгалтерские расчёты с сотрудниками. Поэтому одной из задач стала интеграция программ. Клиент использовал для синхронизации программу Active directory (AD), потому что при работе в SharePoint уже применял этот сервис. Однако в процессе мы поняли, что такая связка не оптимизирует, а скорее тормозит работу компании.
Компания часто меняет внутреннюю структуру, где у всех сотрудников и отделов присвоены свои id. После каждого изменения (и обновления в AD) происходил сбой настроек в CRM. И каждый раз приходится их настраивать заново.
Мы не ожидали такой реакции, поэтому в первоначальное ТЗ не вошли работы по решению этой проблемы. Однако чтобы облегчить работу в компании, мы сделали следующее: задали значение сотрудников, работающих в CRM, константами. А потом показали клиенту, где и что нужно настраивать в СRM.
Обычно 1С и Битрикс24 напрямую интегрируются через стандартные модули (Синхронизация, Бэкофис 2.0, 3.0) или индивидуальные модули (если системы кастомизированные). Поэтому другой сервис как связующее звено для интеграции систем не требуется. Комментарий от аналитика проекта Неустроевой Елизаветы
Мы предложили клиенту «подтягивать» структуру компании прямо из 1С, минуя AD. Тогда при изменении структуры в компании (и последующем обновлении в AD) CRM Битрикс24 будет работать в штатном режиме.
Битрикс24 вместо SharePoint
Для нас важным было понять, насколько Битрикс24 заменил SP в работе, а также помогли ли новые функции оптимизировать процессы. В итоге, клиент не только активно использует доработки, но и «распробовал» базовую функциональность системы: Задачи и Проекты, CRM, Маркетинг и другие блоки. Сотрудники регулярно используют все возможности Битрикс24 для ведения сделок и проектов.
