Меньше слов, больше цифр: как мы разработали нестандартные отчеты для юридической компании из ТОП-50 России

Одна из ответственных и долгих частей работы это сбор данных и формирование отчетов. Для этого изучают кипу документов, собирают тонну данных, подсчитывают затраченные ресурсы. Однако такие процессы можно автоматизировать.

Согласитесь, ведь намного проще иметь под рукой отчеты, где можно кликнуть по любому значению и узнать детали: куратор проекта, клиент, планируемая и фактическая выручка и другое. Мы в Luckru точно знаем, что автоматизация облегчает рабочий процесс, потому что уже создавали подобное решение заказчику.

О клиенте

К нам обратилась юридическая компания из ТОП-50 по России. Она >15 лет предоставляет клиентам услуги в сфере налогового консалтинга, сопровождения сделок, процедур банкротства, разрешения налоговых, коммерческих, корпоративных, трудовых споров и структурирования бизнеса в РФ и за рубежом.

В компании >120 сотрудников, каждый из которых участвует в проектах, выполняет задачи и тратит время для развития бизнеса организации. Вся деятельность компании и каждого отдельного сотрудника фиксируется, чтобы потом рассчитать зарплаты, бонусы сотрудникам и прибыль компании.

Ранее они использовали программы (Excel, чат Telegram, разные программы) и другие CRM системы для работы. Однако возможности были не такими гибкими как хотелось: не было отчетов в нужными переменными и детализации по данным, не хватало актуальных вкладок и таблиц. Компания поняла, что для нормального рабочего процесса нужна единая среда, в которой можно вести все бизнес-процессы.

Выбор пал на Битрикс24, ну а мы кастомизировали портал под их нужды. Задач было много. Одна из них — упорядочить отчеты для компании: сделать наглядными таблицы, списки, с возможностью детализацией данных. Звучит просто, но на деле мы столкнулись со сложной системой зависимых друг от друга переменных и громоздкими формулами расчета зарплат. Все это заставило нас творчески подойти к решению задач. Давайте расскажем как это было.

Задачи и особенности проекта

Для начала, надо понять как организована работа у заказчика. В компании разветвленная многоуровневая структура: коммерческий департамент, юридические практики, руководители, управляющие партнеры. Каждый отдел занимается своим кругом вопросов. В коммерческий департамент входят коллеры, менеджеры по продажам. Юристы разделяются по практикам: международное, семейное, трудовое, цифровое право и так далее.

Успех компании сосредоточен на четкой организации, контроле деятельности и результатах сотрудников. Поэтому важно не только фиксировать работу в отчетах, но и сделать ее максимально прозрачной для всей компании. Чтобы сотрудники видели из чего складывается их зарплата, а руководители знали, где надо подтянуть показатели и направить компанию в нужное русло.

Из особенностей, с которыми столкнулись, хотим отметить объемную формулу по расчету мотивации сотрудников (зарплата, бонусы) и множество данных по проектам: плановые, фактические оплаты и время на проект, этапы, задачи, источники привлечения и так далее. Вся информация из разряда «срочно посмотреть» — её нужно держать под рукой.

Как решили задачу

В любой компании руководители нуждаются в точном анализе данных, которые отражают их внутренние процессы. Поэтому мы разработали нестандартные отчеты и дашборды под нужды компании. Другими словами кастомизировали портал.

Нестандартные отчеты

В штатной функциональности Б24 есть возможность делать типовые отчеты: занятость по проектам, задачи на месяц, отчет по эффективности и другие. Однако они не подходили под задачи заказчика. Например, в типовых отчетах по занятости нет столбца с зафиксированным % доли участия сотрудника над проектом. Данное значение нужно для расчета бонусов сотрудникам. Штатные отчеты для менеджеров также не учитывали нужные опции: выбрать тип проекта или создать его в Сделке. Для подобных случаев, мы создали нестандартные отчеты.

Компания в работе использует множество различных отчетов, каждый из которых нетипичен для Битрикс24 или других программ. Так мы сделали отчеты:

• по рентабельности источника привлечения клиентов «Мероприятия»;
• отчет по чистой прибыли компании/департамента/отдельного сотрудника;
• плановым и фактически оплатам в целом и по практикам;
• количеством клиентов по категориям на момент формирования отчета;
• план/факт продаж в разрезе сотрудников, по группам с посчитанными бонусами;
• отчет по новым клиентам;
• отчет по новым и повторным (кросс) продажам; отчет по встречам;
• отчет потенциальные сделки;
• распределение выручки по категориям клиентов;
• топ продаж;
• воронка продаж (по логике заказчика).

Чтобы создать все отчеты, надо собрать и проанализировать множество данных. Причем важно, чтобы информация была своевременной и актуальной. Система это делает за несколько секунд, человек — за несколько дней (в лучшем случае часов).

Еще один актуальный пример по учету всех оплат. В Битрикс24 есть сущность «Сделка», где мы создали вкладку «Проект» (это предмет сделки). Проект в свою очередь делится на этапы, а они на задачи. Оплаты в сделке могут быть множественными: можно создать в рамках одной сделки несколько плановых и фактических оплат. У нас несколько этапов в проекте и несколько оплат в сделке, но система не знает как их соотнести друг с другом. Поэтому у нас есть поле, в которым мы должны выбрать к какому из этапов сделки соответствует этап оплаты.

Такие значения (или переменные) участвуют не только в расчете доходов сотрудникам, но и в отчете эффективности компании. Так как отчетов много, заказчик предложил сделать дашборды. Они нужны, чтобы видеть перед глазами всю информацию и не «прыгать» по вкладкам. В дашбордах отражаются те же отчеты, но в ином виде.

Дашборды и виджеты

Дашборды — это несколько виджетов, собранных на одной вкладке или экране. Виджеты — это основательные отчеты с серьезной логикой. Дашборды удобны тем, что сотрудник видит отчеты и может детализировать именно те данные, которые для него интересны в данную минуту.

Дашборд можно сравнить с рабочим столом. На нем лежат папки, документы, отчеты, графики, записная книжка, календарь, стикеры и другое. Это все нужные рабочие инструменты. Однако на столе для них не всегда хватает места, да и оперативно разыскать нужную информацию бывает сложно. В дашборде вся рабочая информация помещена перед глазами, что экономит время и нервы при поиске нужных данных.

Мы разработали их для разных сотрудников: менеджеров по продаже, юристов, руководителей практики, управляющих партнеров. Для каждого из них дашборд включает в себя те виджеты, которые наиболее часто сотрудник использует в работе. Более того, такие дашборды персонализированы: в них отражается динамика именно этого человека.

Давайте подробно рассмотрим каждый из них. Например, юристу для работы надо знать какие проекты он ведет, сколько уже оплатил заказчик по тем задачам, которые специалист выполнил. От этого зависит зарплата сотрудников. Кроме этого юрист должен видеть сколько % затраченного времени он зафиксировал. Ведь это также влияет на зарплату. Кроме этого, важно знать, какие встречи планируются, чтобы не пропустить их. Значит дашборд юриста будет состоять из:

• % заполнения биллинга (фиксирование затраченного времени);
• поступление денег про проектам;
• воронка проектов;
• реестр проектов;
• мои задачи;
• задачи коллегам;
• мои встречи;
• биллинг по дням;
• полезные ссылки;
• загрузка исполнителей по проектам.

Руководителю практики надо знать сколько всего проектов ведут специалисты в его отделе, сколько уже сделали, план работы, сколько денег планируются и уже поступило по выполненным задачам. Это только часть виджетов, которые должны быть в зоне быстрого доступа. Значит его дашборд будет состоят из:

• задачи коллегам;
• задачи практики;
• полезные ссылки;
•  % заполнения биллинга практики встречи практики;
• поступление денег по проектам практики;
• воронка проектов;
• реестр проектов.

Кроме того, есть дашборд руководителя, отдела продаж, управляющего партнера. Есть отдельный отчет по распределению клиентской базы: кто и сколько принес денег, сколько клиентов находится в них на данный момент. Виджеты по чистой прибыли (для управляющих партнеров), по планируемому доходу. Виджет по выполнению своего плана для каждого сотрудника. Благодаря ему можно не заходить в общий план продаж, а сразу смотреть только свои задачи.

Кажется все просто, но на самом деле сложность — в подтягивании всех данных из сервера и других отчетов. С течением времени, данных на сервере становилось все больше. Поэтому когда виджеты «запрашивали» сведения, информация с сервера долго «подтягивалась», и дашборды долго загружались.

Дашборд — альтернатива удобным, но громоздким отчетам. При чем, данные в них также детализированы.

Итог

Фишка нашей разработки не только в красивом оформлении и удобстве для клиента. Под капотом предусмотрена сложная система или лабиринт между разными данными. Они работают в единой системе.

Преимущества нестандартных отчетов и дашбордов: 

• Всегда «свежие» данные.  Система своевременно актуализирует данные. 
• Экономия времени: за короткое время можно узнать почти все о финансовых и организационных делах компании.  
• Отчеты показывают только те данные, которые нужны. А также выглядят так, как хочет клиент. 
• Риск ошибки от ручного подсчета или ввода данных минимален.

Клиент доволен — он снял с себя часть нагрузки и может заниматься текущими делами компании. Ему остается только контролировать ситуацию.

Подобную систему можно предусмотреть для разных бизнес-процессов. Преимущество кастомной разработки на основе готового решения (в данном случае Битрикс24), в том, что за относительно короткое время можно сделать программу, которая спасет компанию от рутины. Если у вас появились мысли, как можно автоматизировать ваши бизнес-процессы, свяжитесь с нашим менеджером.