Те, кто рассматривает Битрикс24 как CRM-систему для своей компании, могут не знать нюансы настройки системы. Для этого нужен интегратор, который учтёт особенности Битрикс24, чтобы сделать её максимально удобной для компании. Например, сделает удобным процесс согласования договора. Так было у нашего клиента, который хотел доработать систему под свои процессы.
CRM для транспортной компании
В Luckru обратилось ООО «Авис» – это международный грузоперевозчик. Основной деятельностью является логистика груза и полный комплекс услуг по подбору и организации транспортировки: «упаковка» груза, подбор транспортного средства, маршрута и сроков доставки заказа до места назначения. Кроме того, компания оказывает сопутствующие услуги: страхование заказа, оформление разрешительных документов, декларирование и другое.
Заказчик внедрял CRM Битрикс24, чтобы контролировать процесс документооборота. Поэтому важным моментом сделать прозрачным контроль за этапами работ. Такой процесс снизил бы операционную нагрузку на сотрудников.
У Вас похожая задача по разработке бизнес-процесса?
Давайте обсудим
Внедрение Битрикс24 и доработка портала
Мы провели аудит процессов компании и предложили сделать следующее:
- перенесли портал из облака в коробку;
- сделали процесс согласования документов более гибким;
- упростили процесс отслеживания согласования договора.
Кроме того, мы сделали быстрый доступ к информации о работе с документами (логирование), чем упростили отслеживание тех действий, которые происходили с документом.
Бизнес-процесс на смарт-процессе в Битрикс24
Обычно согласование документа — это бизнес-процесс, который запускают через ленту Новостей, воронки Сделок или на базе смарт-процессов.
На момент начала нашей совместной работы сотрудники инициировали и полностью согласовывали документ от начала до конца через задачи в комментариях. Но при таком подходе сложно отследить этапы работ над несколькими документами или даже над одним. Сотрудник должен копаться в системе, чтобы понять, на каком этапе находится договор.
Мы предложили настроить бизнес-процесс «Согласование договора» в связке со смарт-процессом. В этом случае такие процессы попадают на доску Канбан, где можно отследить на каком этапе согласования, у какого сотрудника тот или иной документ. Это решение было связано со следующей дополнительной функцией для клиента ↓
Доработка Битрикс24: добавляем третью кнопку в бизнес-процессе
Для процессов в системе штатно заложено два сценария: согласовать и отказать. Но зачастую у компаний процесс согласования более сложный и включает в себя разные действия: возможность доработки документа, отправку на дополнительный просмотр в другой отдел и другие варианты. Наш заказчик не стал исключением.
Мы разработали третью кнопку, которая позволяет отправить документ на доработку. Ею можно воспользоваться, если появились комментарии, правки, протокол разногласий или соглашения.
Кроме того, в дальнейшем его можно было отслеживать на доске Канбан, контролировать этап сделки и знать к кому надо обратиться по нему.
Такая кнопка позволяет гибко управлять процессом. Сотрудник вместо того, чтобы завершить процесс и начать новый (с доработкой документы из прошлого процесса), продолжает работу в текущем. Это позволяет отследить весь процесс согласования.
История действий с процессами в Битрикс24
В Битрикс24 штатно можно посмотреть, какие действия совершали с документами: кто вносил правки, когда и почему отказали в согласовании. Такая фиксация изменений и структурирование сведений о работе над документом называется логирование. Эта информация фиксируется в журнале бизнес-процессов. Однако в штатных БП, которые запускаются из Ленты новостей, сотрудник при согласовании не может вернуться и перепроверить уже согласованный или отклонённый документ.
Мы упростили логирования для заказчика. Так как в основе процесса согласования лежит смарт-процесс Битрикс24, то автоматически создаётся карточка сущности. В данном случае карточка документа, где пошагово указано, кто, когда и что вносил в документ. Сотруднику не надо искать и мониторить журнал БП, чтобы понять, кто оставил комментарий к договору. Достаточно зайти в карточку, где это будет указано.
Согласование договора в Битрикс24
Мы помогли заказчику сделать документооборот прозрачным. Сотрудники теперь быстро находят нужный документ, могут изменить документ, добавить новые данные, посмотреть историю изменений в нём и комментария коллег. Такие возможности получаются, если грамотно использовать особенности системы. Если у вас похожие задачи, оставьте заявку, и менеджер перезвонит.
