Предыстория
В Luckru обратился один из крупнейших российских производителей цинка и его сплавов. Его продукция пользуется большим спросом как в России, так и за рубежом.
Что хотел клиент
Заказчик хотел, чтобы в рамках данного проекта - на базе коробочного Битрикс24 было внедрено решение, которое позволило бы минимизировать работу в нескольких программах одновременно для получения необходимой информации.
Этапы решения
Личный кабинет клиента завода
Был доработан сайт заказчика в рамках создания личного кабинета для клиентов, который им позволил оставлять заявки на заключения договоров, а после его согласования, заявки на отгрузку по подписанному договору (договорам).
Личный кабинет был разработан с учетом регламентов по заключению договоров и регламенту по отгрузкам комбината с защитой от возможности отправить заявку некорректно или не в рамках текущего оговора.
Личный кабинет клиента интегрирован с CRM-системой в части получения заявок и работы с ними. Также реализована функциональность получения клиентом информации об уже отгруженной продукции.
Внедрение, настройка и кастомизация «коробки»
а) Был внедрен, настроен и кастомизирован коробочный Битрикс24. Система отслеживает время нахождения заявок на стадиях и вовремя уведомляет соответствующих сотрудников о завершении сроков работы с ней на каждом этапе.
б) После согласования и подписания договора на отгрузку, заявка на договор становится сделкой, в рамках которой происходит дальнейшая работа на протяжении всего срока действия договора. Каждая заявка на отгрузку попадает из личного кабинета клиента в сделку специалиста коммерческого отдела завода, что минимизирует время на работу с клиентов в части получения заявки.
В процесс внедрения Битрикс24 CRM-систему интегрировали с SAP ERP клиента в части получения информации по отгрузкам и оплатам. Это решило несколько задач:
Отгрузка по клиенту - сразу в сделку в CRM
1. Фактические отгрузки по клиенту попадают в нужную сделку в CRM, что исключило необходимость заходить в SAP ERP или изучать выгрузку exel файла для понимания была отгрузка по данному клиенту или нет
Информация об оплатах для менеджеров - теперь в CRM
2. После разнесения экономическим отделом оплат в SAP ERP, данная информация также попадает в соответствующую сделку. Менеджерам больше нет необходимости изучать рассылки от экономического отдела для поиска информации об оплате. Все оплаты находятся в CRM.
Реализация создания отчетов о планах-фактах отгрузки
3. Помимо информации о плане отгрузки из личного кабинета и факте отгрузки из SAP ERP появилась и была реализована возможность построения отчетов о планах-фактах отгрузки, как в разрезе общей ситуации по всем договорам за выбранный период времени, так и детальная статистика по каждому договору, контрагенту и группе материалов.
Данные отчеты можно выгрузить в Exel по форме завода и отправить вышестоящему руководству головной компании.
Итог
Таким образом, большинство заявок, которые раньше приходили на почту и по телефону, были переведены на сайт и автоматизированы. Коммерческий отдел имеет возможность видеть все заявки в одной системе и обеспечивать их реализацию здесь же.
Все необходимые отчеты, которые раньше нужно было искать в различных системах, разработаны и собраны в одном месте, что дает возможность анализировать ситуация в целом и по каждому отдельному клиенту/договору. Информация по отгрузкам и оплатам также централизованно хранится в CRM.
